La mise en place de la signature électronique est désormais un lointain souvenir pour de nombreuses entreprises françaises, car la digitalisation du processus de signature a représenté un énorme gain de temps et d’efficacité.
Vous souhaitez vous aussi mettre en place la signature digitale dans votre entreprise ? Cet article vous détaille les étapes clés pour la déployer sereinement.
Quelles sont les étapes clés pour mettre en place la signature électronique ?
La signature électronique permet de signer numériquement un document digitalisé. Elle a la même valeur juridique que sa version manuscrite. Son avantage principal est de pouvoir être effectuée à distance, en quelques clics. Elle peut être utilisée pour tout type de document administratif, tels les documents RH d’une entreprise.
Étape n° 1 : Définir l’ampleur du projet de signature électronique
Mettre en place un service de signature digitale dans une entreprise, c’est essentiellement de la gestion de projet. Vous devez le considérer comme tel si vous voulez vous assurer de sa réussite. La première étape de tout projet est de définir son ampleur afin de connaître les éléments impactés, le budget et le planning.
Concrètement, posez-vous les questions suivantes à propos du projet de mise en place de la signature électronique dans l’entreprise :
- Qui a la responsabilité du projet (RRH, employeur, chef de projet dédié) ?
- La signature électronique va-t-elle être déployée dans un service précis ou dans la totalité de l’entreprise ?
- Quels sont les objectifs principaux à atteindre avec ce projet ?
- Quel est le processus de validation des étapes ?
- Quelles sont les deadlines pour la mise en place de ce type de signature ?
- Quel est le budget dédié ?
Étape n° 2 : Identifier précisément vos besoins
Pour préciser encore les éléments qui composeront votre cahier des charges, il va vous falloir faire un tour d’horizon des besoins identifiés auxquels devra répondre la signature électronique. C’est aussi là que vous passez en revue les questions attenantes.
Demandez-vous :
- Quels sont les documents impactés (RH, commerciaux, juridiques, etc.) ?
- Quel volume représentent ces documents administratifs ?
- Quel est le processus de signature actuellement déployé dans l’entreprise (création des documents, validation, impression, envoi, suivi, archivage) ?
- Qui sont les signataires (internes et externes à l’entreprise) ?
- Quels logiciels sont actuellement utilisés dans le processus de signature (CRM, ERP, Word, SIRH, etc.) ?
- Ces logiciels sont-ils compatibles avec la solution choisie pour la signature électronique (voir l’étape suivante).
Étape n° 3 : Choisir un prestataire de signature numérique
Mettre en place une signature électronique implique de choisir judicieusement le prestataire fournissant la solution permettant de signer électroniquement les documents. C’est un choix engageant. Heureusement, vous ne devriez pas changer de prestataire chaque année.
Assurez-vous de choisir une solution qui puisse garantir l’intégrité du document signé électroniquement et l’authentifier (sinon, l’engagement du signataire ne vaut rien). Pour les signatures électroniques de niveau « qualifié » (les plus sécurisées), il vous faut opter pour un prestataire reconnu par une autorité de certification (l’ANSSI en France).
La mise en place de la signature électronique nécessite donc de choisir un organisme agréé et fiable. Sinon, le risque est que vos documents signés numériquement ne répondent pas aux obligations légales en vigueur.
D’ailleurs, les évolutions réglementaires exigent de plus en plus d’avoir des processus d’authentification rigoureux et sécurisés. Il vaut mieux vous orienter sur les solutions mises à disposition par des prestataires qualifiés (c’est le cas pour le coffre-fort Digiposte, par exemple, qui offre aussi la signature via coffre-fort numérique).
Étape n° 4 : Informer les parties prenantes
Tout projet en bonne et due forme demande de déployer une communication efficace. Pour éviter les frilosités d’usage, il va vous falloir informer les parties prenantes (salariés, service RH, support client, services administratifs, etc.) de l’arrivée de la signature électronique.
Une formation et un accompagnement au changement ne seront pas de trop pour garantir le succès de ce projet. Le but est à la fois de rassurer et d’anticiper les difficultés lorsque les parties prenantes seront amenées à signer ou à faire signer électroniquement des documents.
Ce suivi doit être personnalisé autant que possible, notamment lors de la prise en main effective de la solution de signature électronique par les utilisateurs.
Facilitez la mise en place de la signature électronique dans votre entreprise grâce au coffre-fort numérique
Afin de simplifier considérablement le processus de signature, Digiposte vous propose de signer directement vos documents dans votre coffre-fort numérique.
En plus d’être très pratique au quotidien (tout se fait en un seul endroit), cela renforce le niveau de sécurité des documents. En effet, nous rappelons que la signature numérique ne suffit pas pour certifier et protéger totalement un fichier. D’où l’intérêt d’intégrer le processus de signature et l’archivage du document signé par le particulier au coffre-fort digital.
L’utilisateur dispose ainsi d’un document numérique signé qu’il est certain de ne pas perdre. La signature de documents confidentiels est dans ce cas totalement intégrée à l’environnement sécurisé du coffre-fort. De votre côté, le document est automatiquement intégré à votre espace d’archivage.
Vous souhaitez mettre en place un logiciel de signature électronique dans votre entreprise ? Vous voulez un déploiement associant rapidité et protection maximale ? Cliquez ici pour découvrir le coffre-fort Digiposte.
