La team Digiposte | 23/04/2020

Pourquoi devriez-vous passer au coffre-fort numérique ?

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4 bonnes raisons d’utiliser un coffre-fort numérique

La transformation digitale entraîne de nombreux bouleversements en entreprise : dématérialisation des documents comme les bulletins de paie, digitalisation des parcours clients... Le tout accentué par la montée en puissance de services en ligne pour stocker des contenus, comme le coffre-fort numérique (CFN).

Plus qu’une simple tendance, le coffre-fort numérique répond aux enjeux stratégiques des entreprises modernes. 

Alors, pourquoi devriez-vous passer au coffre-fort numérique ?

Découvrez 4 raisons d’avoir recours à ce service.

 

1 - Un service sécurisé pour vos données sensibles

Le coffre-fort numérique ou coffre-fort électronique est un service hautement sécurisé, pour archiver vos fichiers électroniques sensibles.

Le respect de normes strictes est une particularité des coffres-forts numériques : des lignes directrices encadrent la pérennité, l’intégrité et la sécurité des documents. Par exemple, Digiposte respecte les normes Afnor NF Z42-013 (pour l’archivage électronique) et NF Z42-025 (pour les bulletins de paie électronique).

Le CFN permet également de répertorier, indexer, consulter et partager des documents. Qu’ils soient administratifs ou contractuels, toutes vos factures, les bulletins de paie de vos salariés ou vos contrats y sont stockés en sécurité. 

Le coffre-fort numérique permet l’intégrité et la confidentialité des données et documents importants. Les risques de vol, de perte ou de destruction physique de documents sont évités. Grâce à leurs identifiants personnels, vos salariés ou vos clients peuvent se connecter à tout moment.

Depuis le décret n°2018-418 du 1er janvier 2019, tous les documents et données doivent être chiffrés, pour garantir une protection maximale. Ce chiffrement est rendu possible grâce à des techniques de cryptographie. Le principe est simple : rendre illisible tout document ou donnée aux personnes qui n’ont pas d’autorisation d’accès. Seulement le créateur et le destinataire peuvent « déchiffrer » les contenus, pour une sécurité garantie.

Avant de choisir un service de coffre-fort pour votre entreprise, assurez-vous de la fiabilité de l’outil sélectionné : 

  • La pérennité et l’intégrité des données est-elle conservée ?
  • Ce service est-il en conformité avec le RGPD ? 
  • La traçabilité des documents partagés est-elle garantie ? 
  • Répond-il à l’ensemble des normes françaises d’archivage numérique ?
     

Si les réponses sont oui, vos données sont en sécurité.

 

2- Plus de productivité en entreprise grâce au coffre-fort numérique 

Un des avantages majeurs du coffre-fort numérique est le gain de productivité qu’il génère.

Prenons le service RH d’une entreprise : entre l’édition, la gestion puis la distribution des bulletins de paie, ces tâches représentent plusieurs heures chaque mois. Sans compter la production de duplicatas, pour les employés qui égareraient malencontreusement leurs documents administratifs… 

Adopter un coffre-fort électronique, c’est simplifier le processus de distribution de la paie et autres documents RH !

L’entreprise dépose le bulletin de paie électronique directement dans l’outil. En quelques clics, chaque collaborateur se connecte à son coffre-fort numérique personnel et sécurisé, pour retrouver ses documents numériques. Et ce, même après son départ de l’entreprise !

Depuis la loi Travail du 1er janvier 2017, les fiches de paie dématérialisées sont autorisées sans accord préalable du salarié. Ces documents doivent rester disponibles pendant 50 ans.

Chaque collaborateur RH peut ainsi se concentrer sur des missions à vraie valeur ajoutée.

 

3- Réaliser des économies grâce à une démarche éco-responsable

Désormais, un document dématérialisé a la même valeur juridique qu’un document papier. 

Le coffre-fort numérique a une valeur probatoire, grâce à la sécurité, la traçabilité et la garantie de conservation qu’il propose. Plus besoin d’imprimer un contrat de travail de plusieurs pages, avant de l’envoyer par la poste ou le remettre en main propre, par exemple. 

Chaque entreprise qui implémente le dépôt et l’archivage électronique dans un coffre-fort numérique salarié réalise de grandes économies.

La suppression des coûts d’impression et d’affranchissement rentrent ainsi dans la balance.

L’utilisation des CFN permet ainsi de réaliser des économies d’argent…

Mais pas que !

 

4- Le CFN contribue à l’amélioration de l’image de marque 

L’utilisation d’un coffre-fort électronique facilite la gestion des documents administratifs de l’entreprise. Elle améliore aussi les parcours collaborateurs. La modernisation des outils contribue à la valorisation d’une image de marque digitale et innovante

En misant sur la dématérialisation, vous permettez aux collaborateurs d’accéder à leurs documents à tout moment. Chaque moment de vie en entreprise est donc facilité : de l’onboarding à l'offboarding, en passant par la gestion administrative ponctuelle ou mensuelle. 

La dimension innovante, agile et éco-responsable du CFN est un véritable plus dans le renforcement de votre stratégie de marque employeur. 

Les usages du coffre-fort numérique sont nombreux… Tout comme les raisons d’en ouvrir un !

Cette solution permet de sécuriser les données sensibles en un seul et même endroit. Le gain de productivité et les économies réalisées sont également réelles. Enfin, la modernisation des processus valorise votre image et votre marque employeur.

Alors, pourquoi se priver d’une solution qui rend service à toute l’entreprise ? Découvrez le coffre-fort Digiposte sans plus attendre !