La team Digiposte | 14/05/2020

Coffre-fort électronique, outil essentiel pour votre transition numérique

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Transformation digitale, transition numérique… En 2020 plus que jamais, ces démarches sont au cœur des enjeux en entreprise.  

Les nouvelles technologies ont bouleversé l’ensemble de nos activités professionnelles. Pour rester compétitif(ve), productif(ve) ou encore agile, prendre le virage du digital devient une nécessité.  

Mais pour passer de la théorie à la pratique, encore faut-il adopter les bons outils. Dans cet article, Digiposte répond à vos questions sur la transition numérique et ses prospectives.  

A la clé ? Découvrez comment un outil comme le coffre-fort électronique peut contribuer à votre transformation digitale !  

 

  1. La transition numérique : de quoi parle-t-on ? 
     

    La transition numérique en entreprise correspond à la démarche de transformation des processus, pour intégrer le digital au sein des activités. Cette transition marque le passage d’un fonctionnement traditionnel à un fonctionnement conciliant modernité et nouvelles technologies. 

    Relation client, documents administratifs, gestion des ressources humaines… Tous les services et processus sont concernés par l’intégration des nouvelles technologies.  

    La transition numérique est source d’innovation et de productivité. Elle permet de répondre aux besoins et défis de demain à tous les niveaux. 
     

  2. Les enjeux de la transition numérique 
     

    Passer au numérique, c’est bien. Mais en saisir pleinement les enjeux, c’est mieux !  

    Prenons l’exemple d’un service de ressources humaines en entreprise. Une démarche de transition numérique englobe des actions comme la dématérialisation des bulletins de paie, le passage à la signature électronique ou la mise en place d’un coffre-fort numérique.  

    Les avantages sont nombreux pour l’ensemble des parties prenantes : gain de temps, économies en raison d’une démarche zéro papier, facilité de traitement, consultation et transfert des documents importants, etc. L’expérience collaborateur est optimisée, grâce à des échanges plus fluides et instantanés. 

    Sur le principe, la transition numérique est une opportunité à saisir impérativement. Mais en réalité, qu’en pensent les entreprises et leurs collaborateurs ? 
     

  3. Quelles sont les tendances de la transition numérique ? 
     

    Pour 88 % des entreprises françaises, la transformation numérique était même la première priorité en 2020, d’après l’étude de Newtrix. (2020 Newtrix IT Trends Report) 

    Mais sur le terrain, quels sont les tendances et les constats ?  

    D’après le baromètre croissance & digital 2019 d’IPSOS, 77 % des entreprises affirment que le numérique participe à leur croissance et 38 % enregistrent une hausse de leur chiffre d’affaires.  

    Pour les employés, le quotidien n’a pas forcément été bouleversé : 64 % d’entre eux estiment que la transformation numérique n’a pas eu d’impact sur l’organisation de leur travail, d’après le baromètre Digital Workplace du cabinet Julhiet Sterwen et de l'Ifop (2016)  

    Le traitement automatisé des données, les documents électroniques et le stockage sécurisé sont plébiscités !  

    Les impacts de la transition numérique sont largement positifs. Pourtant, les entreprises ont encore des démarches à mettre en place, notamment au niveau de la digitalisation des procédures administratives.  

    Pour les ressources humaines, les projectives sont favorables :  

    Selon l’étude OpinionWay pour Althéa (Les salariés et la dématérialisation des procédures administratives RH, Décembre 2018), 58 % des salariés sont favorables à la généralisation du bulletin de paie électronique. De plus, parmi les collaborateurs, ce sont 39 % des sondés qui pensent que la dématérialisation des procédures RH va se généraliser à l’ensemble des entreprises, quel que soit le secteur d’activité. 47 % pensent que cette dématérialisation va progressivement se développer, dans des types d’entreprises spécifiques.  

    Alors, transition numérique rapide ou progressive ? Quel que soit votre rythme de transition ou votre secteur, des outils sécurisés existent pour vous faciliter la tâche.   
     

  4. Cap vers la transformation digitale grâce au coffre-fort électronique ! 
     

    Le coffre-fort numérique (ou coffre-fort électronique) est un outil essentiel pour faciliter la transmission de documents dématérialisés en entreprise. Chaque employé bénéficie d’un espace personnel pour stocker ses documents RH.  

    En 2020, la progression des coffres-forts en entreprise est de +4 points (Rapport Annuel GI de Serda Conseil - Mars 2020). Cette progression marque un véritable virage digital pour les entreprises. Les enjeux sont multiples :  

    1. Permettre la conservation des documents à valeur probante,  

    2. Assurer la confidentialité, l’intégrité et la pérennité des informations dans le CFN, 

    3. Être en conformité avec les lois, notamment la loi El Khomri favorisant la dématérialisation des bulletins de salaire,  

    4. Compléter efficacement certaines démarches déjà instaurées, comme la GED (Gestion Electronique de Documents) ou le SAE (Système d’Archivage Electronique).

      Les avantages, quant à eux, sont « gagnant-gagnant » :  

    5. Pour l’entreprise, la traçabilité, la sécurité et le gain de productivité sont garantis. La collecte de pièces justificatives sous forme électronique est facilitée. Dites adieu aux fiches de paie égarées grâce à un coffre-fort virtuel fiable, qui suit des normes strictes. 

    6. Pour les salariés, les documents originaux numériques sont déposés et conservés dans un espace personnel, accessible à tout moment. D’après l’étude d’OpinionWay pour Althéa ((Les salariés et la dématérialisation des procédures administratives RH, Décembre 2018), 87 % des salariés sont satisfaits du service de coffre-fort numérique personnel mis en place par leur entreprise !  

 

Vous souhaitez initier ou compléter efficacement la transition numérique de votre entreprise ? Notre conseil est le suivant : équipez-vous des outils les plus pertinents !  

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