En matière de dématérialisation des documents RH, le bulletin de paie est un bon début. Simple et rapide à instaurer en entreprise, l’envoi des bulletins de paie sous forme électronique est encouragé par la loi française ces dernières années. Il n’est pourtant pas le seul document RH susceptible d’être dématérialisé. Le contrat de travail, le dossier de compétences ou le règlement intérieur ne sont que quelques exemples de documentation RH pour lesquels la digitalisation est non seulement possible, mais également très conseillée.
Alors, outre les bulletins de salaire, pourquoi et comment dématérialiser les autres documents RH ?
Quels sont les documents RH susceptibles d’être dématérialisés ?
Lorsque nous évoquons la dématérialisation RH, nous pensons immédiatement au bulletin de paie. Et à raison, car depuis le décret n° 2016-1762 de la loi El Khomri de 2017, le bulletin de paie dématérialisé devient la norme en entreprise.
Il serait toutefois dommage d’oublier les autres documents RH. La dématérialisation concerne en effet l’ensemble des documents administratifs relatifs aux salariés.
Ainsi, c’est tout le « dossier salarié » qui est susceptible d’être digitalisé : contrat de travail, attestation employeur, dossier de compétences, fiche de poste, évaluation annuelle, bulletin social individuel, certificats de formation …
En plus du dossier du personnel, il est judicieux de mettre en place un système dématérialisé pour traiter les nombreux autres documents RH. Par exemple, le Service RH aura tout intérêt à dématérialiser le règlement intérieur, les lettres d’information et les éventuels mots du président. Ils seront ainsi plus facilement accessibles pour tous les salariés de l’entreprise.
D’ailleurs, en matière d’accessibilité, les documents RH sont stockés électroniquement dans des bases de données bien protégées. Bien souvent, ces dernières prennent la forme d’un coffre-fort numérique, dont l’accès est personnel à chaque salarié concerné.
Pourquoi dématérialiser les documents RH ?
Vous vous demandez s’il s’avère vraiment pertinent de dématérialiser les documents RH au sein de votre entreprise. Nous vous laissons vous faire votre propre opinion, mais sachez que ce n’est pas pour rien qu’aujourd’hui, la tendance est à la transformation digitale.
Comme dans le cas du bulletin de paie dématérialisé, vous avez aussi tout à gagner en dématérialisant vos autres documents RH. Ne plus avoir à passer par l’étape papier vous fait gagner du temps et de l’argent (notamment sur des impressions qui coûtent cher à la longue). Votre personnel RH se trouve déchargé des tâches chronophages et répétitives (impression et envoi de chaque document à chaque salarié).
De plus, cela facilite les échanges avec vos salariés : meilleure réactivité (lorsqu’une signature de document est nécessaire, par exemple), traçabilité garantie (fort pratique en cas de désaccord), archivage simple et sécurisé (fini les documents perdus). Bref, avec la dématérialisation, les interactions relatives aux documents administratifs se gèrent en quelques clics et de n’importe où.
Outre le gain de productivité et la baisse des coûts, la dématérialisation valorise votre marque employeur et votre RSE (responsabilité sociétale des entreprises) : c’est une démarche qui répond aux enjeux de la transition écologique.
Enfin, la dématérialisation des documents RH est globalement plébiscitée par les salariés français. Selon cette étude d’OpinionWay réalisée en décembre 2018, les trois principaux avantages de la dématérialisation RH cités par les salariés sont les suivants : le respect de l’environnement (zéro papier), la possibilité de gérer ses documents à distance en toute sécurité et la réduction des coûts pour les entreprises.
Dématérialisation des documents RH : comment faire ?
Vous souhaitez dématérialiser les documents RH dans votre entreprise, mais vous vous demandez par où commencer ? Le bulletin de paie est effectivement un bon début. Il est facile à mettre en place et ses avantages sont nombreux.
Avant tout, nous vous conseillons de faire un état des lieux du processus de gestion actuel des documents RH au sein de votre entreprise. Vous allez ainsi pouvoir dégager les besoins auxquels la dématérialisation devra répondre.
Vous allez également vous rendre compte que la dématérialisation fait sans doute déjà partie de votre entreprise. La digitalisation RH comporte de nombreux aspects (e-recrutement, SIRH, télétravail, etc.). Si des outils numériques sont déjà en place dans l’entreprise, pourquoi ne pas avoir continué sur la voie de la transformation numérique à ce jour ?
Parmi les différents documents RH, il est recommandé de dématérialiser en priorité les plus volumineux et coûteux (lorsqu’ils sont au format papier). Vous économiserez ainsi rapidement de l’espace et de l’argent (notamment sur les frais de matériel : impression, traitement, distribution, stockage, etc.).
Concrètement, le projet de dématérialisation des documents RH se réalise de façon progressive. Pour faciliter et accélérer cette démarche, vous pouvez opter pour un coffre-fort numérique. Il s’agit d’une solution clé en main à destination des chefs d’entreprise et des responsables RH souhaitant centraliser l’ensemble des documents de leurs collaborateurs en un seul endroit.
Depuis votre ordinateur, vous n’avez qu’à déposer les documents RH directement dans le coffre-fort virtuel de chacun de vos salariés. De leur côté, ils pourront y accéder à tout moment afin de consulter et récupérer ces documents.
La dématérialisation des documents RH est avant tout une question de bon sens. Lorsqu’elle est effectuée conjointement avec l’utilisation d’un coffre-fort électronique, elle devient simple et pratique pour tous.
Vous souhaitez dématérialiser la documentation RH de votre entreprise ? Découvrez dès à présent le coffre-fort proposé par Digiposte.
