Coffre-fort numérique, coffre-fort électronique, e-coffre-fort, coffre-fort en ligne, coffre-fort digital… Ces termes désignent tous un même type de solution issue de la digitalisation de notre société. Outil de dématérialisation RH par excellence, le coffre-fort numérique ne sert plus seulement à remettre le bulletin de paie dématérialisé aux salariés.
Ce service devient progressivement la norme en France, surtout depuis la crise sanitaire du covid-19 et l’entrée en vigueur de la loi El Khomri, si bien que les avantages du coffre-fort numérique RH se sont désormais étendus : facilité de stockage, protection des données, intégrité des documents et données associées, simplification des processus RH, partage de l’information, gestion de la vie administrative au quotidien, etc.
Pour autant, il peut être difficile de s’y retrouver compte tenu du foisonnement des offres de coffres-forts électroniques, de la multiplicité des usages et de la complexité technique de certaines solutions.
Cet article est un résumé complet de tout ce que vous devez savoir à propos du coffre-fort numérique RH.
Voici ce que nous allons voir :
- Comprendre le coffre-fort numérique et la dématérialisation RH
- Comment faciliter l’adhésion des salariés au coffre-fort électronique dans un projet de dématérialisation de la fiche de paie ?
- Comment mettre en place un coffre-fort électronique salarié ?
- Comment utiliser un e-coffre-fort à son plein potentiel ?
- Aller encore plus loin avec votre coffre-fort numérique
Comprendre le coffre-fort numérique et la dématérialisation RH
Le coffre-fort numérique RH est étroitement lié au processus de dématérialisation des Ressources humaines que nous traversons actuellement (amplifié depuis la crise sanitaire).
Qu’implique concrètement la dématérialisation RH et pourquoi est-elle devenue une priorité dans les entreprises ? En quoi mettre en place un coffre-fort numérique va-t-il vous aider dans cette digitalisation ?
Définition : qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique (CFN) ?
Le coffre-fort numérique, également appelé coffre-fort électronique ou coffre digital, est une solution de dématérialisation de documents à destination des entreprises. Concrètement, il s’agit d’un espace personnel et sécurisé mis à la disposition des salariés par l’employeur (ou le service RH).
Un coffre-fort numérique RH se définit essentiellement par 3 caractéristiques :
- son espace individuel et personnel : chaque coffre électronique est la propriété exclusive du collaborateur à qui il appartient (notez que ni l’employeur ni le fournisseur de la solution ne peuvent accéder au coffre et à son contenu) ;
- ses fonctionnalités : il y est possible de stocker, trier, recevoir ou envoyer par lien sécurisé des documents dématérialisés, ainsi que d’utiliser de nombreuses options bien pratiques (signature électronique, authentification double facteur, etc.) ;
- son niveau de protection : le contenu d’un coffre-fort électronique est crypté pour garantir la sécurité optimale de son contenu. Les dépôts de documents sont horodatés et les originaux numériques ne peuvent pas être modifiés au sein du coffre (ce qui garantit leur authenticité).
Les coffres-forts numériques sont plébiscités par les entreprises, car ils facilitent considérablement la remise de documents auprès des collaborateurs, tels que les contrats de travail, les avenants, les BSI (Bilan social individuel) ou encore les fiches de paie.
D’ailleurs, le CFN est parfois appelé « coffre-fort numérique pour bulletins de paie », car sa première fonction est souvent de remettre ce document sensible et confidentiel.
Tout comprendre sur la dématérialisation RH : chiffres, loi El Khomri, enjeux et gains
Le coffre-fort numérique s’inscrit dans un mouvement plus global de dématérialisation RH. Mais qu’entend-on exactement par dématérialisation RH ? Elle désigne la simplification des processus liés à la gestion des ressources humaines à l’aide des outils digitaux. Ces processus concernent, par exemple, la remise du bulletin de paie dématérialisé ou encore la gestion des notes de frais à distance.
Dans les faits, la dématérialisation RH consiste essentiellement à remplacer les documents au format papier par des documents numériques qui sont traités, diffusés et stockés par des moyens électroniques.
Les chiffres-clés de la dématérialisation RH avant la loi El Khomri
La dématérialisation RH est un phénomène qui gagne toujours plus de terrain en France. D’après une étude d’OpinionWay en décembre 2018, 58 % des salariés français avaient alors déjà entendu parler de dématérialisation RH.
Autre donnée intéressante (toujours d’après cette étude) : 86 % des salariés français pensaient que la dématérialisation RH serait amenée à se développer dans les prochaines années.
Même si les chiffres de la dématérialisation RH parlent d’eux-mêmes, il est néanmoins important de mentionner le retard de la France par rapport à ses homologues européens. En ce qui concerne l’exemple emblématique du bulletin de paie, seulement 26 % des salariés français le recevaient au format dématérialisé en 2019 (étude Althéa), alors qu’en 2015, déjà, 95 % des salariés allemands, 73 % des salariés anglais et 54 % des salariés belges recevaient leurs fiches de paie au électroniquement (d’après cette étude du gouvernement).
Le constat de ce retard français déjà évident en 2015 a poussé le gouvernement à réagir, notamment avec la loi Travail de 2016.
La loi El Khomri : en quoi a-t-elle changé la donne ?
Depuis le 12 mai 2009, vous avez légalement la possibilité d’envoyer un bulletin de paie dématérialisé, à condition d’avoir l’accord de votre salarié. Mais depuis le 1er janvier 2017, la loi El Khomri a grandement facilité le passage au bulletin de paie numérique : vous n’avez plus à recueillir l’accord préalable du salarié. Vous pouvez déployer l’e-fiche de paie en masse, à condition de communiquer sur le projet 30 jours en amont du déploiement et de rappeler au collaborateur son droit de refus.
En effet, le décret 2016-1762 de la loi El Khomri précise que le salarié conserve, à tout moment, le droit de refuser de recevoir son bulletin de paie au format numérique. Si le collaborateur reçoit déjà son bulletin sous forme dématérialisée et souhaite désormais le recevoir sous format papier, vous devez accéder à sa demande dans un délai de 3 mois maximum.
Quoi qu’il en soit, la dématérialisation RH a été fortement encouragée avec la loi El Khomri, qui a inversé la tendance.
Bulletin de paie dématérialisé : avantages et inconvénients
Pour vous aider à faire votre choix, synthétisons les avantages et les inconvénients de passer à la dématérialisation du bulletin de paie :
Avantages :
- Accéder facilement aux bulletins de paie, à tout moment et de n’importe où (même en dehors des locaux de l’entreprise et si le prestataire le permet, via web et via application mobile).
- Sécuriser les originaux des fiches de paie, sans risque de perte, de détérioration ou de vol du côté du collaborateur.
- Assurer une parfaite traçabilité de la délivrabilité, du dépôt et de l’intégrité de chaque bulletin de salaire (grâce au journal des activités du coffre-fort numérique et à l’horodatage).
- Diminuer la tâche répétitive de remettre individuellement le bulletin de paie papier par le personnel RH (ce qui implique d’imprimer, de mettre sous pli et de livrer le document).
- Être certain de délivrer le bulletin de salaire en temps et en heure (grâce à l’automatisation).
- Réaliser des économies non négligeables sur les coûts d’impression, de stockage physique et d’affranchissement (dans le cas d’une remise de bulletin papier via voie postale).
- Réduire son empreinte écologique (conséquence du point précédent).
- Améliorer sa marque employeur (être perçu comme une entreprise innovante et moderne sur le marché).
Inconvénients :
- Convaincre les salariés de passer à la dématérialisation nécessite de mettre en place une communication adaptée et un accompagnement (le changement a toujours fait peur).
- Être attentif en matière de cybersécurité et de respect de la législation française en matière de sécurité des données, car le piratage informatique est malheureusement une réalité (c’est pourquoi il faut privilégier le coffre-fort électronique à la boîte mail pour remettre le bulletin de paie sous format numérique).
- Monter en compétence technique, voire déployer un projet nécessitant des développements informatiques, car dématérialiser le bulletin de paie peut sembler complexe de prime abord (là encore, faites-vous accompagner par des solutions simples et clé en main).
Enjeux et gains du coffre-fort électronique pour bulletins de paie
Coupler la remise du bulletin de paie dématérialisé avec l’utilisation d’un coffre-fort numérique est l’idéal pour répondre aux enjeux de la dématérialisation RH.
Voici ces enjeux :
- vous assurer de respecter la loi (qui est en faveur de la dématérialisation et qui, avec les recommandations de la CNIL, définit ce qu’est un bulletin de paie numérique) ;
- sécuriser les données personnelles de vos collaborateurs ;
- gagner en compétitivité grâce au digital ;
- convaincre facilement vos salariés de passer à la digitalisation ;
Les services RH et les salariés ont tout à gagner avec le coffre-fort numérique pour bulletin de paie :
- Simplification de la gestion quotidienne des tâches RH.
- Gains de productivité importants pour les équipes RH.
- Garantie d’une parfaite traçabilité des documents RH (très utile en cas de procédure juridique).
- Meilleure protection des données (chiffrement des données, authentification forte, etc.).
- Développement de la RSE du service RH et de l’entreprise.
Outre les risques en matière de cybersécurité et de montée en compétences techniques, qui sont aisément contournés avec un coffre-fort numérique efficace, le principal frein à la dématérialisation RH réside dans l’adhésion de vos salariés au projet digital, car mettre en place un e-coffre-fort ne sert à rien si vos collaborateurs refusent de l’utiliser.
Comment faciliter l’adhésion des salariés au coffre-fort électronique pour bulletin de paie ?
Si vous voulez réussir votre projet de dématérialisation RH dans votre entreprise, il va falloir faire adhérer vos collaborateurs. Pour maximiser le taux d’adhésion au bulletin de paie dématérialisé, voici les actions que nous vous conseillons d’effectuer :
- Évaluer le degré de maturité digitale de votre population salariée.
- Faire preuve de pédagogie.
- Rassurer vos salariés en anticipant leurs craintes.
- Communiquer autour du projet de dématérialisation.
- Mettre en place des actions d’accompagnement.
- Habiliter une équipe projet et identifier des ambassadeurs sur lesquels vous appuyer.
Chacune de ces 6 actions est détaillée dans cet article dédié à l’adhésion des salariés.
Que dit la loi sur l’enrôlement des salariés ? Est-ce que le DRH peut tout faire ?
Pour favoriser l’adhésion de vos salariés, soyez attentif au respect de la législation française concernant la dématérialisation RH, notamment à propos du bulletin de paie. S’il s’avère plus simple de faire adhérer vos salariés à la digitalisation du bulletin de paie depuis la loi El Khomri, ce processus d’adhésion ne doit en aucun cas être imposé.
Chaque collaborateur de l’entreprise conserve la possibilité de refuser. Notez que c’est à eux de manifester leur refus. Pour que celui-ci soit recevable, il faut qu’il soit horodaté et signé individuellement.
Notez aussi que le silence vaut consentement : les salariés sont considérés de base comme étant d’accord. C’est le principe de l’opt-out. Autrement dit, si le collaborateur n’a pas dit « non », c’est « oui ».
La loi sur l’adhésion des salariés précise aussi que les collaborateurs doivent être informés au moins 30 jours avant le déploiement de la solution de dématérialisation (décret 2016-1762, art. D. 3243-7). Selon ce décret, c’est bien à vous, en tant qu’employeur ou DRH, d’informer vos salariés de leur droit de s’opposer à la dématérialisation du bulletin de paie.
Enfin, vous devez mettre à la disposition de vos salariés le bulletin de paie dématérialisé pendant l’une de ces deux durées :
- soit pendant cinquante ans ;
- soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans.
Comment bien vendre la dématérialisation du bulletin de paie à ses salariés ? Arguments pour convaincre
Afin de vous aider à optimiser votre taux d’adhésion à la dématérialisation RH, voici des arguments à utiliser pour convaincre vos salariés :
- « Vous agirez en faveur de l’environnement »
- « Vous accéderez à distance et à tout moment à tous vos bulletins de paie »
- « Vous protégerez vos bulletins de paie de tout sinistre »
- « Vous ne perdrez plus vos précieux bulletins »
- « Votre bulletin de paie sera stocké en toute sécurité et toute confidentialité »
- « Vous aurez une solution simple et pratique qui permettra de simplifier votre vie administrative, professionnelle et personnelle (dans le cas du coffre-fort numérique Digiposte) »
Bulletin de paie et dématérialisation RH : comment organiser la gestion des refus salariés ?
La gestion des refus des salariés se fait en deux temps. Premièrement, il va vous falloir mettre en place un système de recueil des refus. Pour cela, nous vous conseillons d’envoyer un formulaire à compléter uniquement si le salarié souhaite manifester son refus de passer à la dématérialisation.
Il est également recommandé de créer une boîte mail entièrement dédiée au recueil des refus : toutes les demandes de refus seront ainsi centralisées en un seul et même endroit.
Deuxièmement, vous devrez gérer la remise des bulletins de paie papier (et des autres documents RH) aux collaborateurs ayant refusé la dématérialisation. C’est une gestion multicanale à mettre en place, au sujet de laquelle vous trouverez plus d’informations dans cet article.
La dématérialisation RH vue par les salariés français
Nous avons vu comment faire pour faciliter au maximum l’adhésion de vos collaborateurs à la dématérialisation RH. Pour autant, rassurez-vous : la majorité des salariés français sont favorables au bulletin de paie électronique (surtout lorsqu’il est remis via un coffre-fort numérique).
C’est là tout l’objet de notre livre blanc sur la dématérialisation du bulletin de paie vue par les salariés en France (basé sur un sondage en ligne réalisé en 2020). Nous vous invitons à le télécharger pour tout savoir sur le sujet.
Maintenant que vous avez pris conscience de l’intérêt de la dématérialisation RH aussi bien pour les entreprises que pour les salariés (et comment rassurer ces derniers !), il est temps de passer à la pratique. Vous allez voir en quoi la mise en œuvre de la dématérialisation est grandement facilitée par le coffre-fort numérique.
Comment mettre en place un coffre-fort électronique ?
Pour que le coffre-fort numérique puisse apporter un maximum de valeur ajoutée à votre entreprise, veillez à faire les choses dans l’ordre lors du déploiement de la solution. Voici les 3 étapes clés à respecter :
- Analyser les besoins de l’entreprise en matière de coffre-fort numérique
- Communiquer suffisamment en amont du projet
- Mettre en place une conduite du changement pour vos salariés
Comment déployer un coffre-fort numérique dans une petite ou moyenne entreprise ?
Même si le processus est le même dans les grandes lignes, il y a des spécificités à prendre en compte lors du déploiement d’un coffre-fort numérique, selon que l’on soit une petite, moyenne ou grande entreprise.
Dans les TPE et PME, il est devenu urgent de déployer un coffre-fort numérique pour que les employeurs puissent s’assurer de délivrer les bulletins de paie en temps et en heure à leurs salariés, même en cas de crise sanitaire obligeant à travailler à distance.
Privilégiez les solutions clé en main (comme Digiposte !), afin d’automatiser rapidement les processus de documents RH à vos salariés, sans avoir besoin de tout contrôler manuellement. Déléguez autant que possible la gestion des évolutions législatives (RGPD, politique des refus, etc.) au prestataire vous fournissant la solution.
Comment mettre en place un coffre-fort électronique dans une entreprise grand compte ?
Si vous travaillez dans une grande entreprise, il est impératif de choisir un coffre-fort numérique facilement compatible avec les applications et logiciels métiers déjà déployés dans l’entreprise. Pour cela, faites un bilan avec votre DSI avant d’arrêter votre choix.
Outre les options en matière de customisation, la compatibilité du coffre numérique est très importante : elle simplifie considérablement le déploiement de la solution et la gestion des flux de données entre les outils digitaux utilisés.
L’idéal est que votre écosystème SIRH (Système d’Information Ressources humaines) soit interconnecté afin que la totalité des documents administratifs soient accessibles en un seul endroit. En choisissant Digiposte, vous vous assurez d’avoir un coffre-fort numérique parfaitement compatible avec les principaux logiciels de paie et de comptabilité.
RGPD, CNIL, respect de la vie privée : comment être en conformité et protéger les données du collaborateur ?
Dès lors que vous gérez des données personnelles, il est nécessaire d’être en conformité avec des règles strictes : normes de protection des données, RGPD, CNIL, respect de la vie privée du salarié… Le coffre-fort numérique n’échappe pas à la règle. Heureusement, ce type de solution est généralement bien équipé.
Pour vous assurer de faire le bon choix, nous vous conseillons de valider ces 3 éléments décisifs :
- Le coffre-fort numérique propose-t-il le chiffrement des données personnelles ?
- Les données stockées dans le coffre-fort sont-elles protégées par l’authentification à double facteur ?
- Le coffre-fort électronique est-il en conformité avec les règles de protection de la vie privée du salarié ?
En quoi le coffre-fort électronique simplifie-t-il votre dématérialisation RH ?
Il y a de nombreuses solutions de dématérialisation des données : clés USB, disques durs externes, boîtes mails, etc. Mais le coffre-fort numérique se distingue nettement de ces outils digitaux. Il s’agit d’une solution tout-en-un qui facilite considérablement la dématérialisation RH.
De plus, le coffre-fort digital jouit d’un argument de poids en sa faveur : la sécurité. Il porte bien son nom, car il est conçu dans un souci de protection des données avant tout. Or, les documents RH sont extrêmement sensibles, soumis à un cadre juridique très protecteur en France.
Par ailleurs, les évolutions législatives vont dans le sens de la protection des données et confortent toujours plus le choix du coffre numérique. De nombreuses solutions tiennent compte de ces évolutions et s’adaptent au fur et à mesure (c’est le cas de Digiposte).
Une fois le coffre-fort numérique déployé dans votre entreprise, comment vous assurer de l’utiliser à son plein potentiel et d’optimiser votre dématérialisation RH ?
Comment utiliser un coffre-fort numérique à son plein potentiel ?
L’usage du coffre-fort numérique va bien au-delà des services RH. Compte tenu de ses nombreux avantages dans la vie quotidienne, il n’est pas étonnant de le voir désormais apparaître dans d’autres secteurs : l’éducation, l’immobilier, et même la santé !
Coffre-fort numérique : bulletin de paie… mais pas que !
Une fois qu’un salarié reçoit son bulletin de paie numérique directement dans son coffre-fort digital, ce sont toutes ses habitudes qui sont amenées à changer. En effet, le coffre numérique peut aussi lui servir à recevoir automatiquement, stocker, ranger et envoyer tout type de document nécessaire à sa vie administrative professionnelle et personnelle.
Par exemple, en quelques clics, il est possible de présenter et de partager par lien sécurisé un document confidentiel lors d’un rendez-vous à la banque pour une demande de prêt. Cette évolution des usages dépasse en effet la simple sphère professionnelle.
Le monde de l’éducation, parmi tant d’autres, se digitalise peu à peu avec l’aide du coffre-fort numérique. Si vous souhaitez en savoir davantage, ne manquez pas nos articles de la section dédiée au secteur public.
Le coffre-fort en ligne se développe même dans le secteur de la santé
Quand on y réfléchit, cela n’a rien d’étonnant : le coffre-fort numérique s’avère très utile pour sécuriser les données sensibles, comme le sont celles relatives à la santé. La loi française ne plaisante pas avec le traitement des données de santé. Elles sont soumises à un régime protecteur particulièrement strict.
Certains coffres-forts numériques, comme Digiposte, étaient considérés comme des HADS (Hébergeurs Agrées des Données de Santé) et sont devenus des HDS (Hébergeurs de Données de Santé). Pour en savoir plus sur ces agréments, vous pouvez consulter cet article.
Vous souhaitez faire de votre coffre-fort digital le fer de lance de votre transformation numérique ? Vous avez raison ! Nous allons maintenant voir pourquoi et comment faire pour maximiser l’utilité de votre coffre-fort électronique.
Aller encore plus loin avec votre coffre-fort Digiposte
Compte tenu de son importance, le coffre-fort électronique est devenu le fer de lance de la transformation digitale en entreprise. Il s’avère utile pour vous assurer qu’aucun collaborateur ne soit laissé de côté, car l’engagement et la satisfaction des salariés sont dorénavant au cœur des priorités de tout projet de digitalisation.
Le coffre-fort digital est l’outil essentiel à votre transition numérique
Digitalisation de la société, transition numérique, transformation digitale… Peu importe le nom donné à ce phénomène qui se développe depuis plusieurs décennies, il s’est irrémédiablement accentué avec la crise covid-19 de 2020.
Si bien que la digitalisation en entreprise est devenue un enjeu légal (continuer à remettre des documents RH à ses salariés même en cas de distanciation physique), de survie (pouvoir travailler et vendre à distance) et de compétitivité (ne pas se laisser dépasser par les nouvelle
