En entreprise, la plupart des process RH ont été impactés par la signature électronique. Si ce n’est pas encore le cas pour certaines administrations, nul doute qu’elles vont s’y mettre, car la signature numérique a transformé positivement le quotidien des services Ressources Humaines. Du contrat de travail aux soldes de tout compte, la plupart des documents administratifs RH peuvent désormais être signés électroniquement.
Découvrez comment la signature électronique a transformé les process RH. Nous ferons également un focus sur l’exemple emblématique (et très pratique) de la signature électronique du contrat de travail.
La signature électronique transforme positivement les process RH
La signature électronique sert surtout à signer numériquement un document au format digital. Elle conserve une valeur juridique, car elle permet l’authentification de la signature et le signataire lui-même. Le tout avec une parfaite traçabilité.
Compte tenu de sa grande praticité, la signature numérique est très utilisée dans les services Ressources humaines afin de signer et de faire signer la plupart des documents RH : contrats de travail, soldes de tout compte, etc.
L’outil de signature électronique facilitant énormément le quotidien des personnes amenées à gérer des volumes importants de documents administratifs, il est aisé de comprendre pourquoi il est plébiscité par le personnel RH. Recueillir des signatures manuscrites n’a rien d’évident, surtout lorsque les signataires ne sont pas dans les locaux de l’entreprise.
Pour les services RH, l’arrivée de la signature numérique a transformé positivement leurs process. Effectuée à distance (très pratique notamment pour les salariés en télétravail), elle est aussi bien plus rapide que la signature manuscrite. Quelques clics suffisent en effet pour signer des documents dématérialisés.
Autre atout majeur de la signature électronique : la possibilité d’envoyer simultanément des documents à signer à plusieurs signataires (par exemple, à tous les salariés d’un service en télétravail). Cela facilite, accélère et automatise la collecte de ces signatures.
Par ailleurs, la dématérialisation de la signature permet de réduire le temps passé par les équipes RH sur des tâches chronophages et sans valeur ajoutée, comme l’impression, la numérisation, les envois postaux, l’attente des retours signés, les relances, etc.
La signature électronique a également pour avantage de réduire les frais d’impression : fini l’utilisation de consommables tels que l’encre, le papier, les enveloppes et autres classeurs.
Les salariés bénéficient aussi de la signature électronique dans les process RH
Un service RH qui utilise la signature électronique fait également profiter ses salariés de ses avantages. En effet, pour un salarié, la signature électronique signifie qu’il va pouvoir signer les documents envoyés par sa DRH depuis n’importe où, même hors des locaux de l’entreprise.
Tous les process RH impliquant un collaborateur se voient alors facilités : celui-ci n’a plus besoin de se déplacer physiquement, d’imprimer, de scanner et de poster son document signé. Un gain de temps phénoménal !
D’ailleurs, ce gain de temps s’applique ensuite à l’ensemble de la vie administrative du salarié, car les documents signés électroniquement signifient qu’ils sont disponibles au format numérique. En quelques clics, le candidat peut transmettre les éléments nécessaires à une demande de prêt bancaire, un dossier de location, la souscription à une assurance automobile…
Dans son travail, le salarié profite lui aussi des bénéfices de la signature électronique. Au même titre que les process RH facilités, la réalisation de ses tâches se fait de façon plus efficace avec la dématérialisation. Par exemple, constituer des dossiers impliquant plusieurs signatures devient beaucoup moins fastidieux.
L’exemple de la signature électronique du contrat de travail
Un des exemples emblématiques de process RH modifié positivement par l’arrivée de la signature digitale est la formalisation contractuelle de la promesse d’embauche. En tant que RRH ou recruteur, vous avez tout intérêt à utiliser la signature électronique pour le contrat de travail que vous envoyez au candidat retenu.
Simple à déployer, cet outil évite de faire revenir le candidat recruté dans les locaux pour signer l’offre d’embauche. C’est pour cette raison que la plupart des signatures de contrat de travail sont retardées au jour de la prise de poste, ce qui favorise le désistement de dernière minute.
La signature électronique du contrat de travail (et de ses avenants) peut empêcher de perdre un nouvel embauché prometteur (le cauchemar des recruteurs). Le processus de signature est donc transformé positivement, en même temps que l’expérience du candidat.
Nous vous résumons les avantages de mettre en place la signature électronique du contrat de travail (qui peuvent aussi s’appliquer à d’autres process RH) :
- gain de temps : la signature électronique rend possible la transmission rapide du contrat signé (contrairement à celle manuscrite et en présentiel) ;
- simplification de l’expérience candidat : elle permet à la nouvelle recrue de signer le document en quelques secondes ;
- réduction du taux de désistement : les délais nécessaires lors de l’envoi de contrats papiers créent un risque de désistement (surtout dans le cas de candidats sursollicités par le marché) ;
- modernisation de l’image de l’entreprise : elle encourage indirectement à rejoindre une entreprise ayant abandonné les procédés archaïques (comme l’envoi postal et la signature en présentiel).
L’utilisation de la signature électronique a transformé favorablement les process RH.
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