Que faut-il savoir sur la dématérialisation RH ?
La tendance à la digitalisation a révolutionné le quotidien de nombreux départements internes de l’entreprise. Les ressources humaines, au coeur de la digitalisation, ne sont pas en reste.
La dématérialisation RH – partie intégrante de la digitalisation RH, facilite la gestion administrative de la documentation relative au personnel de l’entreprise. De son cadre légal à sa mise en place opérationnelle, que vous faut-il savoir sur la dématérialisation RH ?
Qu’est-ce que la dématérialisation RH ?
Même si le concept de dématérialisation n’est pas nouveau, il est à la source d’un grand nombre de solutions qui révolutionnent la gestion des ressources humaines ces dernières années.
- Définition de la dématérialisation en ressources humaines
La dématérialisation, c’est la simplification des processus administratifs et de la gestion de documents grâce à la digitalisation et la numérisation. Les documents papiers sont substitués par des documents électroniques et stockés/diffusés de manière digitale.
Lorsqu’elle concerne les processus relatifs aux ressources humaines, on parle de dématérialisation RH.Il s’agit alors de traiter et de gérer informatiquement les tâches administratives qui sont de la responsabilité du département RH (comme, par exemple, les élections professionnelles ou la gestion de notes de frais).
Attention toutefois, à ne pas confondre avec la gestion électronique de documents (GED) qui désigne le procédé informatique mettant en œuvre des moyens électroniques pour faciliter la gestion des documents. La GED englobe de nombreuses opérations et actions alliant la numérisation des documents, leur classement, archivage,…
- Que dit la loi à ce sujet ?
Enjeu majeur pour les RH, la dématérialisation est encouragée et soutenue par le gouvernement français. Elle est donc de plus en plus encadrée par la loi. Ainsi, dès 2009, la loi a permis à l’employeur de proposer à ses salariés la dématérialisation de leurs bulletins de paie.
Cette possibilité est devenue la norme en 2016 avec la loi El Khomri (entrée en vigueur le 1er janvier 2017). Si la remise des fiches de paie par voie électronique n’est à ce jour pas obligatoire (le salarié a toujours la possibilité de refuser), elle est fortement plébiscitée et adoptée par les entreprises.
Cette loi exige par ailleurs de respecter des mesures de protection de l’intégrité et de la pérennité des données relatives au bulletin de salaire. Ces mesures doivent être garanties par l’utilisation de signatures électroniques certifiées, d’un horodatage électronique et d’un coffre-fort de stockage numérique. La durée de conservation de ces documents est également encadrée.
- Quels sont les documents RH concernés par la dématérialisation ?
La dématérialisation RH s’applique bien évidemment aux bulletins de paie, mais aussi à l’ensemble des documents concernant les salariés et l’entreprise elle-même. Elle facilite de fait la signature, le stockage et la distribution de ces fichiers administratifs.
Concernant le « dossier salarié », les documents potentiellement concernés par la digitalisation sont nombreux : bulletin de paie, certificats de formation, contrat de travail, fiche de poste, accords d’entreprise, règlement intérieur, attestation employeur, …
Parmi tous ces documents RH, il est conseillé de vous focaliser en priorité sur la dématérialisation des fichiers les plus volumineux et coûteux. Ce coût peut être lié à leur gestion par le service RH et/ou à des frais matériels (traitement, impression, affranchissement, distribution, stockage, etc.). Par exemple, vous avez tout intérêt à dématérialiser vos bulletins de salaire afin de réduire considérablement leur coût d’impression et de distribution.
Les bénéfices de la digitalisation RH
La dématérialisation des documents RH est sans aucun doute une véritable opportunité. Quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité, toute entreprise a intérêt à prendre ce virage digital pour gérer sa documentation RH.
Les bénéfices du passage au numérique sont nombreux. Pouvoir accéder aux documents administratifs, à tout moment et de n’importe où, est un avantage indéniable en termes de temps et de productivité. Par ailleurs, avoir une solution de digitalisation RH bien paramétrée permet de réduire considérablement les coûts administratifs de gestion.
Avec un SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines), le personnel en charges des questions RH se voit libéré des tâches administratives les plus chronophages. Limiter l’utilisation de papier et ainsi réduire l’empreinte écologique de votre entreprise – outre le gain financier – valorise in fine une image innovante et concernée par les enjeux de demain.
Si la valeur juridique des documents digitalisés vous inquiète, soyez rassuré(e) : les documents dématérialisés conservent bien évidemment toute leur valeur au regard de la loi. Tout document numérique déposé dans le coffre-fort électronique est accompagné d’un certificat qui garantit son authenticité. Le cachet électronique visible (CEV)- en option – certifie l’intégrité des données du document numérique une fois imprimé. Il est apposé lors de l’impression du document par le salarié et lui permet d’utiliser ce document lors de démarches administratives. La signature électronique et l’horodatage, quant à eux, sont garants de l’identité et de l’intégrité des documents en question. Ces derniers restent en outre strictement confidentiels.
Comment réussir sa dématérialisation RH ?
Avant d’envisager un projet de dématérialisation, il est essentiel que vous procédiez à une réflexion constructive sur la gestion actuelle de votre documentation RH. Cela permet de dégager clairement les besoins auxquels devra répondre la solution de digitalisation.
Pensez également à noter vos exigences en matière de sécurité, de traçabilité et d’archivage des fichiers administratifs. Pour chacun, évaluez clairement comment répond votre mode de gestion actuel. Durant cette étape, il peut être judicieux de vous faire conseiller par un expert de la dématérialisation.
Une fois l’état des lieux clairement établi, vous serez en mesure d’identifier une solution de digitalisation totalement adaptée à vos besoins RH. S’il ressort – par exemple – de votre étude préalable que vos salariés aimeraient pouvoir accéder plus facilement et de façon sécurisée et personnelle à leurs documents RH, une solution incluant un coffre-fort numérique est fait pour vous !
Il est bien plus rapide et facile qu’on le croit de mettre en place une solution de dématérialisation RH. L’idéal est de vous faire accompagner par un professionnel de la digitalisation de documents, comme Digiposte. Pour simplifier la gestion de vos documents RH, nous vous invitons à découvrir la dématérialisation avec Digiposte.
