Si les pratiques d’archivage électronique tendent à se développer au sein des entreprises, elles ne doivent pas être instaurées au hasard. Effectivement, afin de respecter les lois, ainsi que les droits des sociétés et des citoyens, des normes propres à l’archivage électronique ont vu le jour.
De quoi s’agit-il concrètement ? Comment la normalisation fonctionne-t-elle et quels sont ses enjeux ?
Dans cet article, nous faisons le point sur la notion de normalisation dans le domaine de l’archivage électronique, en répondant à l’ensemble de ces questions.
Qu’est-ce que la normalisation dans le domaine de l’archivage électronique ?
L’archivage électronique consiste à conserver les documents d’entreprise au format numérique. Ses objectifs sont multiples :
- respecter les lois, notamment en matière de délais de mise à disposition des informations ;
- limiter les contentieux et, le cas échéant, avoir les pièces justificatives nécessaires pour les régler ;
- préserver des données capitales telles que le patrimoine et l’historique de l’entreprise.
Face au développement des nouvelles technologies et au recours à la dématérialisation pour conserver un nombre de documents numériques toujours plus important, réglementer le stockage électronique est devenu indispensable.
Ainsi, la normalisation dans le domaine de l’archivage électronique a pour vocation de fournir des outils aux entreprises pour qu’elles participent à la sécurisation et à la pérennité des documents conservés sous format électronique.
Cela consiste à respecter diverses exigences :
- faciliter la disponibilité du document et des informations qu’il contient ;
- préserver la confidentialité des données stockées ;
- faire en sorte que le document puisse être consulté dans de bonnes conditions sur le long terme ;
- veiller à l’authenticité et à l’intégrité des informations conservées.
Pour répondre à l’ensemble de ces problématiques, des techniques précises et des dispositions organisationnelles doivent être définies, puis généralisées.
Comment fonctionne le processus de normalisation ?
Le processus de normalisation est régi par divers organismes, que ce soit d’un point de vue national ou international.
En France, c’est l’AFNOR (Association française de normalisation) qui fait office de référence. Elle est chargée de représenter le pays auprès d’institutions plus importantes telles que l’Organisation internationale de normalisation (ISO) et le Comité européen de normalisation.
À l’échelle européenne, nous retrouvons également la Commission européenne de normalisation (CEN-CENELEC) et l’ETSI (European telecommunications standards institute), tandis que l’ISO a une portée internationale et intervient dans 85 % des pays reconnus par l’ONU.
Tous ces organismes ont pour mission de concevoir un cadre juridique visant à standardiser les processus d’archivage électronique. Grâce à ces normes, il est plus facile de faire la distinction entre les entreprises qui respectent les qualités techniques et fonctionnelles et celles qui ne le font pas.
Pour ce faire, les critères fixés dans les textes se doivent d’être objectifs. Ainsi, les entreprises pourront plus aisément se mettre en conformité avec les normes, ce qui mènera à :
- démontrer leur savoir-faire ;
- prouver l’efficacité de leur organisation ;
- être compatibles avec les réglementations en vigueur.
Quels sont les enjeux de la normalisation dans le domaine de l’archivage électronique ?
Comme nous avons pu le voir précédemment, la normalisation dans le domaine de l’archivage électronique tend à répondre à divers objectifs. Effectivement, contrairement à un document papier, une archive numérique est confrontée à l’obsolescence du serveur et du support utilisés pour sa conservation.
Les nouvelles technologies évoluant rapidement, il se peut que les formats auxquels les entreprises ont recours actuellement ne soient plus lisibles d’ici quelques dizaines d’années. C’est en partie pour éviter d’être confronté à ce type de problématique que les normes sont créées et mises à jour régulièrement.
Toutefois, au-delà de devoir faire face à des difficultés en matière de supports, de confidentialité et d’authenticité des documents dématérialisés, les commissions de normalisation doivent également prendre en compte les différents points de vue des intervenants :
- prestataires ;
- prescripteurs ;
- organismes publics ;
- sociétés de conseil ;
- clients des services.
Tous ces tiers peuvent avoir un impact sur la proposition initiale des experts, ce qui rend le travail de normalisation à la fois difficile et complet. C’est d’autant plus vrai lorsque plusieurs pays doivent se mettre d’accord, afin de générer des normes au niveau européen, voire mondial. Néanmoins, cette démarche est nécessaire pour faciliter le développement des entreprises sur le plan international, tout en préservant la protection des citoyens de chaque État.
En d’autres termes, l’enjeu majeur de la normalisation dans le domaine de l’archivage électronique est d’assurer la conservation de la mémoire de l’humanité, qui est de plus en plus informatisée, tout en respectant les droits des individus et en veillant au bon fonctionnement des entreprises.
Pour faciliter l’archivage électronique des documents relatifs à votre entreprise et à vos employés, optez pour le coffre-fort numérique de Digiposte. Conforme aux normes de sécurité AFNOR NF Z42-013 et NF Z42-020, votre démarche s’en verra simplifiée.
