L’authenticité est un critère décisif pour les entreprises, à plusieurs titres. Toutes, quelles qu’elles soient, se doivent de vérifier l’identité d’un interlocuteur, la conformité d’un document, la sécurisation des données personnelles, car vol de données, blanchiment, usurpation d’identité, faux et usage de faux sont des risques bien réels, avec de grands enjeux juridiques et financiers.
Le coffre-fort électronique Digiposte peut apporter la brique qui manque au besoin d’authenticité d’une entreprise. Voici comment.
Garantir la provenance d’un document
Le coffre-fort numérique Digiposte utilise les infrastructures de Docaposte, filiale numérique du Groupe La Poste, reconnue comme un tiers de confiance numérique. Il garantit l’identité de l’émetteur d’un document au moyen d’un certificat électronique d’authentification. Celui-ci s’assimile à une identité numérique, à une signature électronique à haut niveau de sécurité.
S’identifier à l’aide du certificat numérique transmis lors de l’adhésion au service Digiposte est une étape incontournable pour prétendre déposer un document à l’attention d’un tiers dans un coffre-fort numérique (CFN).
Pour encore plus de garanties, le document électronique transite par une passerelle Digiposte exclusivement dédiée aux documents de l’émetteur. Est alors opéré le chiffrement des données pour en assurer la confidentialité. Grâce au cryptage, aucun tiers ni même Digiposte ne prennent en aucun cas connaissance du contenu du document.
Enfin, le document est déposé par Digiposte dans le coffre numérique destinataire. Le coffre-fort numérique est un espace personnel et sécurisé, dont le destinataire est propriétaire. Le processus de double authentification permet de sécuriser l’identification et l’accès au coffre. Une fois dans le coffre, seul le propriétaire peut prendre connaissance du document grâce à sa clé de décryptage, indispensable pour rendre leur lisibilité aux données. Grâce à cette procédure hautement sécurisée, l’utilisateur a la garantie que l’émetteur d’un document est bien celui qu’il prétend être.
Quant à l’émetteur, il est assuré que le document a été délivré au bon destinataire.
Un document numérique verrouillé certifié conforme
Un document numérique certifié a une valeur légale. Il devient opposable. Aussi, aucune modification ne doit lui être apportée.
Le détenteur d’un coffre-fort digital est le seul propriétaire des fichiers qui y sont stockés, archivés.
Une fois le dépôt des documents effectué, l’émetteur ne peut plus y accéder ni pour lecture ni pour modification, ceci afin de conserver leur intégrité. S’il souhaite préciser ou changer un élément, il doit déposer un nouveau document, sous forme d’avenant ou autre.
De même, le coffre-fort numérique est un espace de stockage qui autorise la consultation des documents par leur propriétaire, mais pas l’enregistrement de modifications.
Le propriétaire du CFN peut, sans restriction, lire, télécharger, imprimer les fichiers numériques disponibles dans son espace sécurisé, et y déposer ses propres documents dématérialisés.
Ainsi, le coffre-fort virtuel verrouille les documents qui y sont archivés et qui sont non transformables. Un horodatage permet de valider la date de mise à disposition du fichier et contribue aussi à sa traçabilité.
Le CFN pour sécuriser les données personnelles
Le coffre-fort numérique joue aussi un rôle préventif contre les actes malveillants en permettant de sécuriser les données personnelles de ses clients et de ses collaborateurs.
Ces informations sensibles et confidentielles font régulièrement l’objet de vol ou de tentatives de vol. La plus haute vigilance doit être menée quant à leur collecte et leur exploitation. La CNIL y veille à travers le RGPD, mais le déploiement d’outils de protection reste essentiel.
Parmi eux, le coffre-fort numérique est la solution de stockage de données la plus sûre. Le CFN fait l’objet d’un cadre juridique français strict, avec des décrets administratifs qui déterminent ses modalités.
Autre point important, les serveurs Digiposte sont hébergés en France et répondent aux normes de sécurité en vigueur. Il n’est en aucun cas soumis au Patriot Act. Authentification à double facteur, accès personnel, horodatage, chiffrement des données… À lui seul, le coffre-fort numérique Digiposte centralise les plus fortes mesures de sécurité existantes.
Bulletins de salaire, documents RH, contrats, avenants, factures, pièce d’identité, RIB, carte de tiers payant, attestations d’assuré social…, les documents importants les plus confidentiels peuvent être archivés dans son coffre-fort numérique en toute confiance.
L’espace illimité permet de centraliser tous ses documents dématérialisés personnels, administratifs et de gestion durant toute la durée de conservation légale et même au-delà, car l’accès au coffre-fort numérique Digiposte est viager pour son propriétaire.
Qu’il s’agisse de recevoir, de transmettre ou d’archiver un document numérique via un coffre-fort digital, les données personnelles transitent en toute sécurité.
À titre personnel ou professionnel, en tant que collaborateur ou en tant que client, les documents électroniques font désormais partie intégrante du quotidien. Il s’agit donc de profiter au maximum des avantages du numérique tout en se protégeant des abus, car la valeur probante des supports digitaux est reconnue.
Pour tous les usagers du net, la dématérialisation a fait naître un besoin accru d’avoir des garanties d’authenticité. L’utilisation d’un coffre-fort numérique Digiposte en est la meilleure réponse. Il est la brique qui vient consolider l’édifice d’un espace numérique fiable et sécure.
