Alors ça y est, vous allez mettre en place la dématérialisation du bulletin de paie au sein de votre entreprise, suite à l’adhésion de vos salariés envers celle-ci. C’est une très bonne chose. Car le bulletin de paie dématérialisé s’avère bien pratique, aussi bien pour vous (chef d’entreprise, responsable des ressources humaines ou expert-comptable en charge des documents administratifs RH de vos clients) que pour vos salariés.
D’ailleurs, concernant ces derniers, avez-vous pensé à la façon dont vous allez leur vendre la dématérialisation ? Afin de vous aider à optimiser l’adoption de la dématérialisation, nous passons en revue les arguments pour convaincre vos salariés.
Que dire à vos salariés pour bien vendre la dématérialisation du bulletin de paie ?
Si vous voulez maximiser le taux d’adhésion de vos salariés au bulletin de paie dématérialisé, il va vous falloir communiquer clairement et efficacement sur les bénéfices de celui-ci.
Pour rappel, il est tout à fait possible que certains de vos salariés refusent la dématérialisation et veulent garder le bulletin de paie au format papier. Ils seront ainsi dans leur droit, comme l’indique la loi El Khomri.
L’objectif pour vous est de minimiser ce refus, ce qui vous permettra aussi de réduire vos dépenses liées à la production et à la diffusion du bulletin au format papier.
Nous avons identifié pour vous 6 arguments forts afin de convaincre vos salariés de passer à la dématérialisation. Ces arguments ne sont en aucun cas anodins puisqu’il s’agit des 4 raisons les plus citées par les salariés favorables à la généralisation du bulletin de paie électronique (Vous pouvez les retrouver en page 40 de cette étude réalisée en décembre 2018 par OpinionWay) et 2 autres raisons importantes citées lors d’une étude post-déploiement réalisée récemment par Digiposte.
« Vous agirez en faveur de l’environnement »
L’argument numéro 1 pour les salariés peut à première vue surprendre. En effet, 65% des salariés dans l’étude indique que la dématérialisation représente l’opportunité de limiter l’impression de documents. Nous devons faire appel à la conscience environnementale de vos salariés. Mettez donc l’accent sur ce point : la dématérialisation du bulletin de paie va limiter l’utilisation de consommables (encre, feuilles, imprimantes, enveloppes…) et ainsi réduire l’empreinte écologique de votre entreprise.
En plus de participer au développement durable, vous pouvez mettre en avant le fait que l’entreprise réalisera des économies non négligeables à la longue. Remplacer l’utilisation récurrente des consommables par une solution dématérialisée est donc bénéfique aussi bien pour la planète que pour votre entreprise.
« Vous accéderez à distance et à tout moment à tous vos bulletins de paie »
Le deuxième atout cité par les salariés (48 % d’entre eux) est un atout de praticité. Lorsqu’il est dématérialisé, le bulletin de paie est accessible à tout moment (même en dehors de vos heures de travail) et depuis n’importe où (même en dehors de l’entreprise ou en congés). Cela s’avère extrêmement pratique, non seulement pour accéder à leurs bulletins de paie, mais aussi pour la gestion quotidienne de leur vie administrative. Dans le cas d’une solution de coffre-fort numérique comme Digiposte, vos salariés pourront même collecter, centraliser et archiver leurs factures, relevés bancaires… de manière dématérialisée.
En quelques clics, vos salariés ont accès à la totalité de leurs bulletins de salaire. Si besoin, ils peuvent donc retrouver facilement un bulletin précis. Digiposte va un cran plus loin puisqu’ils pourront aussi l’utiliser sous sa forme dématérialisée (copie numérique originale) lors de démarches administratives comme, par exemple, une demande de prêt ou une candidature pour un logement.
« Vous protégerez vos bulletins de paie de tout sinistre»
La crainte d’un sinistre (vol, inondation, etc.) est importante pour les salariés. La dématérialisation du bulletin de paie permet d’y répondre, car elle assure la protection du document (argument cité par 43 % des salariés).
Au format dématérialisé, le bulletin de salaire n’a en effet plus à être stocké au domicile de vos salariés. À la place, ils sont soigneusement rangés dans un coffre-fort numérique hébergé par un prestataire de confiance (comme Digiposte), donc très faciles à retrouver et à réutiliser.
« Vous ne perdrez plus vos bulletins »
Il s’agit ici de faire appel à la crainte de nombreux salariés de perdre leurs bulletins de paie. Ils sont donc soulagés de savoir que la dématérialisation permet de ne plus les égarer (argument mis en avant par 41 % d’entre eux).
Grâce à un accès personnalisé, chacun de vos salariés peut facilement récupérer instantanément n’importe quel bulletin de salaire, sans devoir fouiller dans ses tiroirs pour remettre la main dessus. De plus, les bulletins de paie dématérialisés sont signés et horodatés, ce qui leur garantit une parfaite traçabilité.
« Votre bulletin de paie sera stocké en toute sécurité et toute confidentialité »
La crainte qu’un tiers puisse accéder aux informations confidentielles du bulletin de paie est réelle. Le bulletin de paie est un document confidentiel et ultra-sensible. L’avantage du coffre-fort numérique est qu’il assure la confidentialité, la traçabilité et l’intégrité des bulletins de paie et des données associées. De plus, le coffre-fort numérique est personnel : ni l’employeur, ni Digiposte n’auront accès aux documents de vos salariés et aux données qu’ils contiennent.
« Vous aurez une solution simple et pratique qui permettra de simplifier votre vie administrative professionnelle et personnelle »
Les habitudes sont difficiles à changer et l’introduction d’une nouvelle solution digitale peut parfois déstabiliser. Jouez sur le côté simple et pratique du coffre-fort numérique. Avec Digiposte, votre salarié pourra centraliser l’ensemble de ses documents administratifs professionnels et personnels (bulletin de paie, contrat de travail, factures, relevés bancaires…) et y accéder en quelques clics. Il pourra même les réutiliser afin de constituer des dossiers de démarche (crédit, déménagement, candidature pour une location…).
Comment maximiser l’adhésion au bulletin de paie dématérialisé ?
Pour vendre efficacement la dématérialisation du bulletin de paie, choisir les bons arguments est important, mais ne suffit pas. Il vous faut également réfléchir à la façon dont vous allez les communiquer auprès de vos salariés.
Vos canaux de communication doivent être multiples. Vous pouvez notamment envoyer des mails d’information à vos salariés, afficher des tracts dans vos locaux et organiser des séances plénières (pour informer et répondre aux interrogations). Lors de la remise du bulletin de paie papier, pensez aussi à ajouter un note informative concernant la dématérialisation (incluant un résumé de ses bénéfices) et un guide d’utilisation (sous forme de flyer).
Une fois le bulletin de paie électronique déployé, n’hésitez pas à recueillir des témoignages et à les mettre en avant dans votre communication de relance. Certains salariés ont en effet besoin des retours de leurs collègues avant d’accepter de passer à la dématérialisation à leur tour. Il vous faut vous appuyer sur ces ambassadeurs internes pour convaincre les derniers salariés qui hésitent ou attendent de voir comment la solution opère et facilite le stockage des bulletins de paie.
Bien vendre la dématérialisation du bulletin de paie à ses salariés n’est pas toujours évident. Pour maximiser l’adhésion, il est essentiel que vous mettiez clairement en évidence ses bénéfices auprès de vos collaborateurs.
Vous aimeriez aller un cran plus loin dans la communication auprès de vos salariés ? Vous aimeriez être conseillé afin de mieux prendre en compte les spécificités de votre organisation ou du statut de vos salariés ? Pensez également à vérifier si le prestataire chargé de la solution de dématérialisation propose un accompagnement en matière de communication salariée. C’est le cas de Digiposte, avec la prestation Digicoach. Découvrez-la vite !
