En 2022, c’était un peu plus de 50% des français* qui recevaient leur bulletin de paie au format dématérialisé. Le bulletin de paie dématérialisé est une réalité, puisque c’est 10 points de plus qu’en 2021*. De plus, la loi est en évolution constante à ce sujet.
D’ailleurs, savez-vous ce que dit la loi et quelles sont les obligations légales en matière de digitalisation de la fiche de paie ? Dans cet article, nous vous résumons tout ce qu’il faut savoir pour mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie en bonne et due forme.
Dématérialisation des bulletins de paie : ce que dit la loi
En tant qu’employeur, responsable RH ou expert-comptable, vous faites remettre tous les mois un bulletin de paie à vos salariés ou aux salariés de vos clients
La remise de ce bulletin de paie peut être effectuée au format papier ou en version numérique. À ce jour, il n’est pas obligatoire de dématérialiser vos bulletins de paie. Cependant, la loi française évolue dans le sens de la simplification de la gestion de la paye. Comme l’indique le site gouvernement.fr : « La simplification du bulletin de paie répond à deux préoccupations claires : le rendre compréhensible à chaque salarié et faciliter la vie de l’entreprise ». La dématérialisation des documents est ainsi encouragée pour simplifier toujours plus la gestion administrative de l’entreprise.
Par ailleurs, le bulletin de paie numérique représente un avantage pour l’entreprise car il engendre une réduction du coût de gestion, et un indéniable gain de temps et d’espace.
Pour répondre à cette nécessité, l’article 26 de la loi du 12 mai 2009 dite « de simplification et de clarification » autorise depuis cette date l’employeur à remettre au salarié un bulletin de paie numérique. Cependant, l’employeur devait obtenir préalablement l’accord du salarié. Le décret 2016-1762 de la loi El Khomri, relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d’activité fait un pas de plus dans la dématérialisation du bulletin de paie. En effet, depuis 2017 ce décret permet à l’employeur de remettre au salarié une fiche de paie dématérialisée sans nécessité de requérir son accord préalable. L’employeur doit simplement informer le personnel de cette démarche 30 jours avant sa mise en place. Le salarié conserve le droit de refuser de recevoir sa fiche de paie en ligne. Mais c’est désormais à lui d’exprimer ce refus, suite à quoi l’employeur dispose alors de 3 mois pour revenir au bulletin papier.
Les obligations légales à respecter pour dématérialiser les bulletins de paie
Pour dématérialiser vos bulletins de salaire conformément à la loi, vous devez respecter certaines conditions. Nous vous avons résumé les obligations légales à garder en tête.
Informer vos salariés
Si vous prévoyez l’installation d’un logiciel de dématérialisation des bulletins de paie au sein de votre entreprise ou de votre service, vous devez prévenir vos salariés au minimum 30 jours avant le déploiement du projet.
Vous devez également les informer (par envoi de courrier, flyers, affiches ou via l’intranet) de leur droit de s’y opposer à titre individuel. Ce refus en amont ou en aval du déploiement devra être exprimé clairement par le salarié, horodaté et signé. La bonne pratique est d’informer au préalable les délégués du personnel, même s’ils ne peuvent pas s’opposer au projet.
Assurer la confidentialité du bulletin de paie
Vous devez garantir la confidentialité des informations contenues dans le bulletin de paie dématérialisé. Il ne doit en aucun cas pouvoir être accessible à tous. L’intégrité de ces données doit également être assurée. Pour respecter la loi en matière de confidentialité et d’intégrité, les solutions techniques existent, comme le coffre-fort numérique. Attribué à chaque salarié, il peut contenir tous les documents RH qui le concernent, bulletins de paie et contrat de travail notamment. L’accès au coffre-fort numérique est strictement confidentiel et les documents qu’il contient ne peuvent être modifiés.
Garantir la disponibilité des fiches de paie dématérialisées
Vos collaborateurs doivent pouvoir consulter leurs bulletins de paie pendant la durée définie par la loi :
- Soit pendant 50 ans
- Soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans.
Concrètement, quelles technologies pour la mise en place la dématérialisation du bulletin de paie dans votre entreprise ?
Maintenant que les dispositions légales relatives à la dématérialisation des bulletins de paie sont plus claires pour vous, il est temps de passer à l’action. Afin de respecter les obligations que nous avons vues précédemment, vous devez mettre en place une solution disposant des technologies suivantes :
Une signature électronique
Il s’agit un mécanisme qui garantit l’intégrité du bulletin de paie grâce à un processus de signature numérique de type « PKCS7 ». Cela permet aussi d’identifier son auteur.
Un horodatage électronique
L’horodatage est là pour éviter toute modification ultérieure du bulletin de paie numérique. Il prend la forme d’un sceau électronique qui certifie la date d’émission du bulletin.
Avec la signature, il constitue le certificat d’authenticité. Conformément au Règlement « eIDAS » n° 910/2014 du 23 juillet 2014 et en application de l’article 1366 du Code civil, la valeur juridique d’un document électronique est assurée par le processus de signature électronique dès lors que celle-ci permet d’identifier l’origine du document et d’en assurer l’intégrité.
Bulletins de paies et documents RH dématérialisé – Digiposte for business
* Source : « la dématérialisation des documents RH selon les collaborateurs ». Sondage en ligne sur la plateforme Toluna, 2 500 répondants salariés, 23 septembre au 6 octobre 2022.