La dématérialisation n’est pas la même dans tous les pays européens. Si, en Allemagne, le taux de dématérialisation des bulletins de paie est de 95 % et qu’en 2015, ce taux était déjà de 73% en Grande-Bretagne (étude du Ministère des Finances, Travail, Affaires Sociales et Secrétaire d’État), la dématérialisation évolue plus lentement en France. En effet, à l’heure actuelle, seuls 20 % des salariés français reçoivent leur bulletin de salaire sous forme électronique (étude OpinionWay pour Althéa).
Alors, comment expliquer ce retard ?
Il n’est pas rare d’évoquer la lourdeur de nos processus, obligations et outils RH. Passer au bulletin de paie électronique ne se résume donc pas un simple changement d’outil mais doit être pensé dans une véritable démarche de transformation globale. A cela s’ajoute une législation auparavant peu favorable : jusqu’à la Loi Travail, le salarié devait exprimer sa volonté de recevoir la fiche de paie sous format numérique avant que celle-ci soit déployée, ce qui avait pour résultat une faible adhésion des salariés. Ce n’est donc qu’en 2017 que l’entreprise a pu déployer en masse auprès de ses salariés et que la dématérialisation a pu ainsi être facilitée.
Dans cet article, Digiposte fait le point sur l’ensemble des droits et règles légales à maîtriser avant de passer au bulletin de paie électronique.
1. Quelle place pour le bulletin de paie numérique en entreprise ?
La transformation digitale des entreprises entraîne de nombreux changements, comme le passage aux fiches de paie numériques. Grâce à la dématérialisation, l’entreprise peut simplifier ses différents processus, en passant du papier au numérique.
Pour les employeurs, les avantages du bulletin de paie dématérialisé sont nombreux : ils permettent une meilleure organisation au niveau des RH, d’améliorer la productivité de l’entreprise, de valoriser la marque employeur…
Pour les salariés, les arguments convaincants sont indéniables : la dématérialisation est une démarche plus écologique, qui permet un accès à distance et à tout moment aux différents documents et les risques de pertes sont limités. Chaque bulletin de paie sous forme électronique est un original numérique stocké en toute sécurité et en toute confidentialité, grâce à une solution de coffre-fort numérique.
Vous l’avez compris, les bénéfices de la dématérialisation RH et plus spécifiquement du bulletin de paie numérique sont donc nombreux et, avec la bonne communication, vous pourrez démontrer son attractivité auprès de vos collaborateurs.
Passons maintenant au déploiement. Comment faire pour déployer le bulletin de salaire électronique dans le respect des droits de vos salariés ?
2. L’obligation d’information pour les salariés
Entre 2009 et 2017, les entreprises pouvaient délivrer un bulletin de salaire au format électronique. La seule condition requise ? L’accord préalable du salarié.
Mais depuis le 1er janvier 2017, une nouvelle loi a fait son entrée, pour faciliter le passage au bulletin de paie numérique. Il s’agit de la loi El Khomri (loi Travail), et plus précisément du décret 2016-1762.
Ce décret permet de déployer massivement le bulletin de paie numérique auprès des salariés, à condition que le droit d’information soit respecté. L’accord préalable n’est plus requis : le silence équivaut à un consentement, on parle « d’opt-out » puisque la réception d’un bulletin de paie électronique est transformée en droit commun.
Toutefois, l’entreprise doit informer le salarié 30 jours avant le déploiement de la dématérialisation.
Cette obligation d’information peut prendre la forme d’une communication écrite via un courrier ou un message sur l’intranet par exemple.
3. Le droit d’opposition au bulletin de paie électronique
Une fois le salarié informé du passage prochain au bulletin de salaire numérique, ce dernier bénéficie d’un droit d’opposition.
D’après le Code du travail, à tout moment et par tout moyen, il peut refuser la remise du bulletin dématérialisé. Le salarié doit exprimer son refus clairement, de façon horodatée et signée.
L’entreprise est soumise à l’obligation de respecter ce choix pour chaque salarié.
De même, si un salarié reçoit déjà un bulletin de paie au format électronique sur son espace personnel et qu’il souhaite passer à un document papier, l’employeur est obligé de répondre à cette demande. La loi impose un retour du numérique vers le papier dans un délai maximal de 3 mois.
4. Le respect de la confidentialité et de la sécurité des données
Même dématérialisée, une fiche de paie reste personnelle et confidentielle. L’ensemble des informations contenues dans le document ne doivent être accessibles que par le salarié en question.
La loi définit le droit d’accès suivant pour les bulletins de paie dématérialisés : ces derniers doivent être accessibles soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint 75 ans. Un espace numérique avec un compte personnel peut simplifier le respect du droit d’accès et l’envoi du bulletin de paie.
L’entreprise doit également garantir l’intégrité des données, la confidentialité et l’accès individuel aux bulletins numériques. Pour respecter la loi à ce sujet, elle peut déployer une solution de coffre-fort numérique. Un coffre-fort numérique comme celui de Digiposte est par exemple encadré par différentes normes et certifications.
Avec les normes Afnor NF Z42-013 (pour l’archivage électronique) et NF Z42-025 (pour les bulletins de paie électroniques), et en détenant la certification ISO 27 001 (sécurité des données et systèmes d’information), le coffre-fort électronique est un service qui contribue à la sécurité et à la confidentialité des données. Ni l’entreprise, ni Digiposte ne peuvent accéder au contenu du coffre-fort numérique.
Pour être certain(e) de respecter l’ensemble des droits du salarié en matière de dématérialisation, l’idéal est de se faire accompagner par un prestataire de confiance. Grâce à son service de coffre-fort numérique, Digiposte garantit une transition numérique optimale : toutes les données sont sécurisées, les documents RH sont protégés et le salarié bénéficie d’une simplicité d’accès et d’un respect total de ses droits. Pour en savoir plus, c’est par ici !
