Les habitudes de travail évoluent, particuliers et entreprises sont encouragés à utiliser des outils digitaux. À l’heure où la distanciation physique a tendance à se généraliser dans les entreprises (en parallèle de la crise sanitaire Covid-19), de nombreuses entreprises font maintenant appel au télétravail et doivent donc réinventer leurs moyens de communication avec leurs salariés. Néanmoins, l’adhésion des salariés envers ces différents changements est n’est pas unanime pour autant.
Facilitant la vie de tous, et renforçant la qualité des échanges entre les différentes parties prenantes de l’entreprise (employeur et collaborateur), la dématérialisation du bulletin de paie est l’une des premières briques vers la digitalisation.
La dématérialisation a visiblement de beaux jours devant elle et le bulletin de paie dématérialisé devient un véritable outil au service des employeurs, du personnel RH et des collaborateurs.
Quels sont les avantages du bulletin de paie électronique ? Comment utiliser les outils de communication pour valoriser le bulletin de salaire numérique ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.
1. Pourquoi passer au bulletin de paie numérique ?
Selon une enquête réalisée par OpinionWay pour Althéa, bien que la loi El Khomri de 2016 ait grandement encouragé la dématérialisation des bulletins de paie, seuls 20 % des collaborateurs interrogés ont une fiche de paye dématérialisée, 49% se voient encore remettre un bulletin de paie papier en main propre sur leur lieu de travail et 31 % le reçoivent par courrier.
Et pourtant, le moment n’a jamais été aussi propice pour le déploiement de la dématérialisation du bulletin de paie : la loi El Khomri de 2016 l’a grandement encouragée et les Français utilisent de plus en plus d’outils digitaux tant dans leur vie personnelle que dans la sphère professionnelle.
De plus, les arguments en faveur du bulletin de paie numérique ne manquent pas :
Les inconvénients de la remise en main propre :
- Problématique de confidentialité
- Risque de perte de document (ce qui entraine souvent une demande de duplicata et alourdit la charge de travail des RH)
- Difficulté à respecter les délais légaux de remise du bulletin de paie (en même temps que le versement du salaire) en cas d’absence (congés, télétravail) ou d’arrêt maladie d’un salarié.
- Acte à faible valeur ajoutée pour les équipes RH
Les avantages de la dématérialisation :
- Possibilité de le délivrer à distance,
- Rapidité d’envoi (quelques clics suffisent),
- Economie de temps et d’argent sur les impressions,
- Process automatisable (afin d’être sûr de le remettre en temps et en heure),
- Accessibilité pour le salarié en permanence, même en dehors des locaux de l’entreprise.
Retrouvez plus en détail ces avantages dans notre analyse SWOT du bulletin de paie numérique en cliquant ici.
2. Comment utiliser les outils de communication pour valoriser le bulletin de paie électronique ?
Pour accompagner cette transition vers le bulletin de paie numérique, il est important de bien préparer le déploiement avec une campagne de communication dans une logique omnicanale. Utilisez l’ensemble des outils de communication à votre disposition afin de communiquer auprès des différentes cibles (collaborateurs déjà habitués aux outils en ligne, salariés moins acculturés au digital…).
Voici les outils de communication les plus utilisés par les entreprises ayant dématérialisé avec succès.
- Le papier, canal de communication privilégié
Les campagnes d’adhésion et les relances se faisant souvent à l’aide d’un email de personnalisation ou sur d’un lien URL générique avec accès sécurisé (comme dans le cas de Digiposte), il peut sembler contre-intuitif de s’appuyer sur le papier comme un canal privilégié de communication auprès des collaborateurs.
Mais l’utilisation du canal papier aide grandement à faire connaître le bulletin de paie numérique, notamment auprès des salariés qui ne possèdent pas d’adresse email professionnelle. Après tout, en ajoutant une simple annexe au bulletin de paie papier de vos salariés, vous vous assurez qu’ils vont, eux-aussi, pouvoir en prendre connaissance.
Cette annexe devra informer vos collaborateurs du déploiement du bulletin de paie numérique, tout en résumant ses avantages. Ainsi, l’information concernant la dématérialisation du bulletin de paie parviendra même aux salariés les plus averses au digital.
- Le canal managérial
Les managers et RH de proximité sont les relais de l’information sur le terrain. Ils connaissent la maturité digitale de leurs équipes. Ils savent comment leur parler au mieux de la numérisation du bulletin de paie.
Afin de mieux les embarquer, formez-les en priorité. Ils pourront vous poser leurs questions en amont et appréhender la solution en avant-première. Comme ils connaissent bien leurs collaborateurs, ils pourront aussi anticiper les possibles freins au déploiement.
N’oubliez pas que cette évolution peut perturber les routines en place : certains RH de proximité aiment remettre le bulletin de paie à la main, c’est l’opportunité pour eux de connecter avec leurs collègues. En les incluant en amont dans le projet, vous les aiderez à se préparer au changement. Efforcez-vous notamment de présenter le projet comme une véritable opportunité afin de se recentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée (accompagnement des talents, mobilité des collaborateurs, recrutement…) pour valoriser le projet.
À vous d’identifier si vos managers de proximité seront davantage des ambassadeurs plutôt que des freins à la dématérialisation.
- Le canal intranet, pour un maximum de pédagogie
À condition d’être mis à jour de manière récurrente et d’être régulièrement consulté par vos salariés, l’intranet constitue un formidable canal pour communiquer à distance sur le bulletin de paie numérique.
Vos salariés pourront y retrouver des vidéos explicatives et des tutoriels permettant d’adhérer facilement au bulletin de paie dématérialisé. Pensez également à y inclure une FAQ, afin de répondre à toutes leurs questions (sinon ce sera à vos RH de le faire en personne et cela pourrait leur faire perdre du temps qu’ils pourraient consacrer à d’autres tâches).
- L’organisation de séances plénières
Les séances plénières d’information constituent des moments d’échanges privilégiés avec vos collaborateurs. Ces derniers obtiennent des réponses concrètes et directes à leurs interrogations.
Mais l’organisation de séances plénières peut s’avérer compliquée en ce moment avec les contraintes de distanciation physique. La solution : les faire en ligne (et en direct, si possible).
Quels que soient les canaux de communication que vous adoptez, n’hésitez pas à répéter plusieurs fois le message, sous différentes formes. L’enjeu est de vous assurer que tous vos salariés aient accès aux informations concernant la dématérialisation du bulletin de salaire.
Au bout de quelques semaines, communiquez sur les résultats : taux de satisfaction, témoignages. Pensez aussi à faire parler les pairs entre eux : les salariés convaincus sont vos meilleurs porte-paroles !
L’idée est de convaincre les collaborateurs ne s’étant pas encore positionnés en faveur de la dématérialisation. D’ailleurs, pour renforcer l’adhésion, vous pouvez proposer d’autres documents à dématérialiser via l’utilisation du coffre-fort numérique.
Promouvoir votre projet de dématérialisation du bulletin de paie numérique auprès de vos salariés doit être préparé en amont et la communication doit se faire sur l’ensemble des canaux utilisés par vos salariés. Si vous choisissez une solution de coffre-fort numérique comme Digiposte, appuyez-vous aussi sur les avantages qui facilite la vie administrative de vos collaborateurs (centralisation des documents administratifs en un seul endroit, sécurisation des documents, relève automatique de documents administratifs personnels et professionnels…).
Qu’attendez-vous pour découvrir le coffre-fort proposé par Digiposte ?
