Sans doute l’outil le plus emblématique de la transformation digitale, la signature électronique (aussi appelée signature numérique) fait désormais partie intégrante de notre quotidien. Pouvoir signer à distance, sans stylo, est un atout incontestable, si bien qu’il est essentiel de proposer la signature électronique dans toute entreprise (en parallèle du coffre-fort numérique RH).
Ce guide vous résume tout ce que vous devez savoir sur la signature numérique, de son fonctionnement à sa mise en place, en passant par les questions réglementaires.
La signature électronique : comment ça fonctionne ?
La signature numérique est apparue pour formaliser contractuellement des documents dans le cas où les signataires ne pouvaient pas se voir physiquement (distanciation sociale en cas de pandémie, ou tout simplement le fait de ne pas être à proximité géographique).
Qu’est-ce que la signature électronique ?
Voici une définition de la signature électronique : « procédé permettant de signer un document au format numérique ». Son principal atout est de valider l’intégrité de la signature et d’authentifier le signataire, même si les parties prenantes sont à distance l’une de l’autre.
Il faut passer par une solution spécialement dédiée à la création de signatures électroniques et qui soit authentique et conforme à la loi. Bien souvent, l’usage d’une plateforme digitale sécurisée est requis.
Comprendre la signature électronique en 3 questions
Au-delà de la définition, voici 3 questions pour comprendre la signature électronique. Les réponses vous aideront à appréhender cet outil et son application en entreprise.
Quels sont les différents types de signatures électroniques ?
Selon le règlement européen eIDAS 910/2014, il y en a 3 :
- La signature électronique simple : utilisée pour signer les documents administratifs les plus courants (état des lieux, devis, etc.).
- La signature électronique avancée : utilisée pour signer les documents à fort engagement (contrats bancaires, compromis de vente, etc.), car les signataires doivent être clairement identifiés et le contenu du document signé ne peut pas faire l’objet de modifications.
- La signature électronique qualifiée : seulement utilisée pour des documents extrêmement confidentiels et sensibles, car elle repose sur une clé cryptographique et sur une certification qualifiée.
Quand utiliser la signature électronique ?
La signature électronique peut être utilisée pour tout type de document administratif : contrat commercial, contrats de travail, dossier d’inscription de scolarité, règlement intérieur, etc.
Quels sont les bénéfices d’une signature numérique ?
Les avantages de la signature électronique sont très nombreux :
- possibilité d’être apposée à distance,
- gain de temps pour les différents services,
- automatisable,
- possibilité de faire signer plusieurs personnes simultanément,
- économies sur les frais (impression et archivage),
- traçabilité du processus de signature.
Signatures électroniques : certification et usages
En France, la valeur juridique d’une signature numérique est la même que celle d’une signature manuscrite, à condition de respecter ces deux critères :
- l’identité des signataires doit être vérifiable (certificat électronique qualifié) ;
- la plateforme utilisée pour signer numériquement doit pouvoir garantir l’intégrité du document signé (sinon, l’engagement du signataire ne sera pas effectif).
Si vous voulez en savoir plus sur le sujet, nous vous invitons à lire notre article dédié à la réglementation sur la signature électronique.
Optez pour la signature électronique dans votre entreprise
Certes, la signature électronique a l’air fort utile. Mais pourquoi et comment la mettre en place dans votre entreprise ?
Comment la signature électronique a transformé les processus RH ?
La signature électronique a transformé positivement les process RH dans les entreprises. Cet outil facilite considérablement le travail des personnes amenées à gérer de gros volumes de documents administratifs (ce qui représente le quotidien du service RH).
Dans ces conditions, le recueil des signatures manuscrites est un processus long et fastidieux. D’autant plus lorsque les collaborateurs ne sont pas physiquement dans les locaux de l’entreprise. C’est aussi vrai pour les futurs salariés, dans le cas de la signature numérique du contrat de travail.
En fait, la signature numérique améliore la totalité des process RH : gestion du personnel, recrutement, formation, etc.
Pourquoi proposer l’utilisation de la signature électronique pour vos documents RH ?
Les bénéfices de la signature électronique ne concernent pas seulement l’employeur et le service RH. Les salariés ont eux aussi tout à gagner lorsque leur entreprise leur propose ce mode de signature. En effet, la signature numérique permet aux collaborateurs de pouvoir signer les documents RH depuis n’importe où, même hors des locaux de l’entreprise.
Cela signifie aussi que les salariés n’ont plus besoin de se déplacer physiquement, d’imprimer, de scanner et de poster leurs documents signés. Ce gain de temps s’applique ensuite à l’ensemble de leur vie administrative, étant donné que les documents signés électroniquement sont disponibles au format numérique.
Mettre en place la signature électronique dans votre entreprise : les étapes clés
Voici un résumé des étapes clés pour mettre en place la signature électronique dans une entreprise :
- Étape n° 1 : Définir l’ampleur du projet de signature électronique (qui sera concerné ? Quel est le budget dédié ? Quelles sont les deadlines ?).
- Étape n° 2 : Identifier précisément les besoins (quels sont les documents impactés ? Quels logiciels sont actuellement utilisés dans le processus de signature ? Quels sont les enjeux auxquels doit répondre la e-signature ?).
- Étape n° 3 : Choisir un prestataire de service de certification électronique (possède-t-il les certificats nécessaires et est-il de confiance ? Quelles sont les options possibles ?).
- Étape n° 4 : Informer les parties prenantes (en déployant une communication efficace et, le cas échéant, un accompagnement au changement).
La signature électronique n’a maintenant plus de secret pour vous. Pour déployer ce processus simple, rapide et efficace, rien de tel que d’opter pour le coffre-fort numérique Digiposte. Ce coffre-fort propose une option permettant de signer électroniquement les documents qu’il protège. En somme, c’est une solution qui associe praticité et niveau de sécurité optimal !
