Cet article vous résume l’essentiel à savoir pour mettre en place une dématérialisation respectant les droits de vos salariés, tout en facilitant leur adhésion. Le focus est essentiellement porté sur le bulletin de paie, qui est le document RH dématérialisé le plus encadré par la loi à ce jour.
Dématérialisation et processus d’adhésion des salariés : ce que dit la loi
Depuis 2009 déjà, la loi vous autorise à passer à la dématérialisation du bulletin de paie. L’article 26 de la loi 2009-526 modifie ainsi le Code du travail : « avec l’accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique ».
Mais en 2016, le législateur souhaite accélérer cette dématérialisation et lève cette obligation d’obtenir l’accord du salarié. Le décret 2016-1762 de la loi El Khomri précise en effet que « le salarié peut faire part de son opposition à tout moment, préalablement ou postérieurement à la première émission d’un bulletin de paie sous forme électronique ».
Ainsi, s’il s’avère désormais plus facile de faire adhérer vos salariés dans la dématérialisation, ce processus d’adhésion n’est pas imposé pour autant. Les salariés conservent la possibilité de refuser, mais c’est à eux de manifester leur refus.
Pour que le refus soit recevable, il faut que « le salarié notifie son opposition à l’employeur par tout moyen lui conférant une date certaine ». Autrement dit, un tel refus doit être horodaté et signé. Notez que ce refus est seulement valable à titre individuel.
Notez également que le silence vaut consentement. Votre salarié est considéré par défaut comme étant d’accord avec la dématérialisation RH. Il s’agit du principe de l’opt-out. Pour faire simple : si le salarié n’a pas dit « non », c’est « oui ».
Vous êtes tenu(e) de respecter le choix du salarié. S’il souhaite obtenir son bulletin de paie en version papier, y compris après le déploiement du bulletin numérique, vous avez jusqu’à trois mois pour le lui remettre sous cette forme. En effet : « la demande du salarié prend effet dans les meilleurs délais et au plus tard trois mois suivant la notification ».
Employeurs et DRH : respectez bien l’obligation de communication
Dans le cadre d’un projet de dématérialisation, il est obligatoire de communiquer 30 jours avant son déploiement effectif. Comme le précise ce même décret (le décret 2016-1762, art. D. 3243-7) : « lorsqu’il décide de procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, l’employeur informe le salarié par tout moyen conférant date certaine, un mois avant la première émission du bulletin de paie sous forme électronique ou au moment de l’embauche, de son droit de s’opposer à l’émission du bulletin de paie sous forme électronique ».
Ce délai d’un mois préalable est là pour que vos salariés aient le temps de poser leurs questions concernant la dématérialisation, mais aussi pour exprimer leur éventuel refus.
D’ailleurs, vous pouvez noter que le décret précise que c’est bien à vous, employeur ou DRH, de préciser à vos salariés qu’ils ont le droit de s’opposer à la dématérialisation de leurs bulletins de paie.
Pensez aussi à leur rappeler les modalités d’un tel refus (principe de l’opt-out, horodatage et signature) par différents moyens de communication : mails, lettres, affiches, flyers, intranet, réunions d’information, etc.
À l’issue de cette période d’un mois, vous pouvez remettre le bulletin de salaire dématérialisé aux salariés qui n’ont pas manifesté leur désaccord.
Est-il possible d’utiliser le numéro de sécurité sociale pour enrôler les salariés ?
Lors du processus d’adhésion, vos collaborateurs devront être identifiés pour valider les adhésions au bulletin de paie numérique. Il peut-être tentant d’utiliser des données personnelles uniques déjà à votre disposition.
Cependant, sachez que le NIR (numéro d’inscription au Répertoire National d’identification des personnes physiques), plus communément appelé le numéro de sécurité sociale, est considéré comme une donnée personnelle sensible qui fait l’objet d’un régime particulier au titre du RGPD (article 87 du Règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016). Son utilisation est donc strictement encadrée.
Rappelez-vous, le NIR ne peut également pas devenir un numéro de matricule unique pour identifier les salariés dans l’ensemble des fichiers des ressources humaines (délibération de la CNIL 2019-029 du 14 Mars 2019, JO du 21 avril).
Le décret n°2019-341 du 19 avril 2019 précise les catégories de responsables de traitement autorisés à utiliser le NIR et les finalités de traitements. En dehors des cas énumérés par ce décret, le NIR ne peut être collecté.
Dans le cadre de la gestion du personnel par les employeurs, seuls 3 cas sont autorisés :
- Pour remplir les obligations déclaratives nécessitant l’utilisation du NIR ;
- Pour le traitement automatisé de la paie et de la gestion du personnel résultant de dispositions légales ou réglementaires et de conventions collectives concernant les déclarations, les calculs de cotisation et de versement destinés aux organismes de Sécurité sociale et de prévoyance ;
- Pour l’instruction, le suivi et la gestion des accidents du travail et des maladies professionnelles.
Il est donc interdit d’utiliser totalement ou partiellement le NIR comme code de sécurité pour valider les adhésions au bulletin de paie numérique.
La décision du salarié est-elle irrévocable ?
Vous devez garder en tête que vos salariés peuvent exprimer leur refus à tout moment, avant ou après le déploiement du bulletin de paie électronique (comme précisé dans le décret 2016-1762).
Dans les faits, la majorité des salariés se prononcent favorablement (ou ne se prononcent pas du tout, ce qui est équivalent d’un point de vue légal) envers la dématérialisation. D’autres, en revanche, souhaitent continuer de recevoir leurs bulletins au format papier.
Certains salariés ont besoin de voir concrètement comment se déroule la remise du bulletin au format dématérialisé, avant de vouloir y adhérer. Dans ce cas, ils ont tout à fait le droit de revenir sur leur refus. Leur décision n’est pas irrévocable.
L’inverse est également possible : un salarié peut choisir que vous lui remettiez à nouveau son bulletin de paie au format papier. Comme précisé dans le même décret, vous avez alors trois mois maximum (après que le salarié vous ait notifié sa volonté) pour lui remettre son bulletin en main propre ou par voie postale.
Le mieux reste de mettre en place un système de recueil des refus, notamment sous la forme d’une boîte e-mail dédiée. Vous pourrez ainsi la consulter régulièrement et prendre note des éventuelles demandes de changement.
A savoir, vous pouvez aussi, pendant une durée limitée (3 mois sont conseillés), envoyer le bulletin de paie à vos salariés à la fois au format papier et au format numérique. De cette manière-là, les salariés pourront tester et s’approprier la solution. La transition sera ainsi facilitée.
Que dit la loi dans le cas de la fermeture du service de dématérialisation ?
En tant qu’employeur ou DRH, une fois le bulletin de paie dématérialisé adopté, vous êtes tenu(e) de le mettre à disposition de vos salariés pendant une certaine durée.
Toujours selon le décret 2016-1762 (art. D. 3243-8 cette fois), vous devez opter pour l’une de ces deux périodes de mise à disposition :
- Soit pendant une durée de cinquante ans,
- Soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge mentionné au dernier alinéa de l’article L. 1237-5, augmenté de six ans.
Dans le deuxième cas, cela signifie tout simplement que vous devez rendre accessible le bulletin de paie électronique jusqu’à ce que le salarié ait atteint ses 75 ans.
Mais que se passe-t-il si le service mettant à disposition le bulletin de paie doit fermer ?
Là encore, le décret 2016-1762 est très clair : « en cas de fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie en raison de la cessation d’activité du prestataire assurant la conservation des bulletins de paie émis sous forme électronique pour le compte de l’employeur, ou de la cessation d’activité de l’employeur lorsque celui-ci assure lui-même cette conservation, les utilisateurs sont informés au moins trois mois avant la date de fermeture du service pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés ».
Concrètement, cela signifie que vous n’avez rien à faire si c’est votre entreprise qui met la clé sous la porte et que la gestion du bulletin de paie est déléguée à un prestataire spécialisé.
Mais si c’est le fournisseur de la solution qui doit cesser son activité, vous devez prévenir vos salariés au minimum trois mois à l’avance afin qu’ils puissent récupérer la totalité de leurs bulletins de paie.
C’est pourquoi nous vous conseillons d’être particulièrement vigilant(e) dans le choix de votre prestataire. Choisir un partenaire pérenne, c’est vous assurer que la dématérialisation de vos bulletins de paie soit effectuée une bonne fois pour toutes.
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