Ces dernières années ont été marquées par l’essor de la dématérialisation RH au sein des entreprises. Il est facile de comprendre pourquoi au regard de ses bénéfices : gain de productivité, baisse des coûts, modernisation de la fonction ressources humaines, valorisation de la marque employeur, dimension écologique, etc.
Mais, concrètement, pour quels documents RH faire appel à la dématérialisation dans votre entreprise ?
Cet article fait le point sur les différents documents RH concernés par la digitalisation.
Rappel : qu’est-ce que la dématérialisation des documents RH ?
La dématérialisation simplifie la gestion des documents administratifs à l’aide du numérique. Elle consiste à remplacer le format papier par une documentation électronique, qui est stockée, classée et diffusée via des outils digitaux.
On parle de dématérialisation RH quand la numérisation concerne les documents RH de l’entreprise.
Si vous êtes employeur, responsable RH ou expert-comptable, c’est à vous de gérer la documentation relative au personnel. La dématérialisation peut grandement faciliter cette gestion, et c’est pourquoi elle est de plus en plus encouragée par la loi. Après avoir autorisé la transmission de bulletins de paie dématérialisée en 2009, la loi va plus loin et c’est ainsi que depuis 2017, le décret n° 2016-1762 de la loi El Khomri autorise l’employeur à délivrer spontanément et sans requérir leur consentement leurs bulletins de paie aux salariés au format électronique. S’il s’y oppose, c’est au salarié qu’il appartient d’exprimer son refus.
La dématérialisation des documents RH doit respecter des règles strictes et un cadre légal : confidentialité, authenticité, durée de conservation et intégrité des documents, sécurité et protection des données dématérialisées.
Ces règles sont respectées grâce à des solutions technologiques qui permettent aux documents de conserver la même valeur juridique que lorsqu’ils étaient émis sous format papier. Ainsi, dans le cadre de la dématérialisation du service RH, chaque salarié se voit attribuer un coffre-fort numérique. Ceci doit cependant s’effectuer sous certaines conditions. En effet, le service doit garantir la conformité des documents, et en assurer le stockage et la conservation en toute sécurité. Pour cela, deux éléments sont indispensables :
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- L’horodatage des documents, qui permet d’assurer la conservation intacte du document, sans possibilité de modification ultérieure, qu’il s’agisse de la dématérialisation du contrat de travail ou de tout autre document RH à caractère officiel ;
- La signature électronique, qui assure l’authenticité des échanges numériques et rend possible la signature dématérialisée contrat de travail.
L’horodatage et la signature électronique garantissent une protection optimale de tous les documents RH dématérialisés (au contraire de leur version papier, plus difficile à protéger).
Quels sont donc les documents RH pouvant être dématérialisés au sein de votre entreprise ?
Dans la mesure où l’authenticité, l’intégrité, la sécurité et le stockage des documents sont respectés, la dématérialisation peut concerner tous les documents RH, comme le bulletin de paie ou le contrat de travail. Le coffre-fort électronique peut ainsi contenir l’ensemble des documents relatifs à un salarié.
La dématérialisation du bulletin de paie
Si ce n’est pas déjà fait, le bulletin de paie est un document RH qui se prête bien à la dématérialisation dans votre entreprise.
Opter pour la dématérialisation du bulletin de paie va en effet vous faire gagner en productivité : économie de temps (fini l’impression et la remise en main propre à chaque salarié) et économie d’argent (fini l’utilisation systématique de papier, d’encre, d’enveloppes, de timbres et d’imprimantes).
Autre atout du bulletin de paie électronique : le gain de place. Vous n’avez plus à stocker les fiches de paie de tous vos salariés, qui s’accumulent d’année en année. Depuis un coffre-fort employeur, vous avez rapidement accès à l’intégralité des bulletins de salaire (sans avoir à les chercher dans vos étagères).
Il en est de même pour vos salariés, qui apprécieront certainement de pouvoir accéder facilement à leurs fiches de paie, désormais protégées des dommages et accidents de la vie (perte, incendie…).
Par ailleurs, les bulletins de paie dématérialisés sont bien protégés : horodatage et certificat d’authenticité. D’un point de vue juridique, ils sont tout aussi recevables que leur version papier.
Mise en avant du podcast : Bulletin de paie numérique : 5 astuces de pro pour optimiser son déploiement
Le contrat de travail dématérialisé
Comme c’est le cas avec le bulletin de paie, vous avez tout à gagner à dématérialiser les contrats de travail dans votre entreprise.
En vous évitant de passer par l’étape papier, le contrat de travail dématérialisé vous fait gagner en réactivité vis-à-vis de vos futurs salariés. À partir d’un flux d’échanges certifiés, ces derniers reçoivent plus rapidement leurs contrats, ce qui accélère les dernières étapes du processus de recrutement.
De plus, avec le contrat de travail digitalisé, vous bénéficiez des atouts de la signature électronique : en un clic, le candidat que vous avez retenu devient le salarié de votre entreprise.
Vous n’avez alors plus besoin d’imprimer le contrat et de l’envoyer par courrier, ou encore de bloquer un rendez-vous pour que la personne signe son contrat de travail.
La signature électronique garantit, non seulement un gain de temps, d’argent et de place, mais aussi la traçabilité des échanges. Ce qui s’avère fort utile en cas de désaccord ou de litige.
D’après cette étude réalisée en 2018 par OpinionWay (page 18), 94 % des salariés se disent satisfaits par la signature électronique du contrat de travail lorsqu’elle est mise en place dans leur entreprise.
Le dossier du personnel électronique
Vous pouvez faire appel à la dématérialisation pour les bulletins de paie et les contrats de travail, mais également pour l’ensemble des documents administratifs concernant les salariés de votre entreprise.
Le dossier du personnel tout entier peut ainsi être dématérialisé : informations personnelles, CV, diplômes, certificats de travail, fiches de poste, évaluations, certificats médicaux, avertissements… C’est l’ensemble de la vie du salarié dans l’entreprise qui est concernée.
Le format électronique permet un archivage simple et efficace : toutes les informations dont vous avez besoin sont rapidement accessibles.
De leur côté, vos salariés disposent d’un espace sécurisé où ils retrouvent la totalité de leurs documents administratifs en quelques clics.
Toujours selon l’étude d’OpinionWay (page 18), 90 % des salariés sont satisfaits lorsque leur entreprise met en place une solution de stockage pour leur dossier individuel via un logiciel dématérialisé.
Les autres documents RH susceptibles d’être dématérialisés
Au-delà du dossier du personnel, il y a d’autres documents RH pour lesquels vous pouvez faire appel à la dématérialisation.
Pour vous donner des idées, voici une liste non exhaustive : notices de mutuelle, attestations de formation, solde de tout compte, bilan social individuel, primes d’intéressement, lettres d’information, mots du président, et même le règlement intérieur de l’entreprise.
Comme vous pouvez le constater, ces documents RH sont à la fois des documents personnalisés (propres à chaque salarié) et des documents communs à tous vos salariés (tel que le règlement intérieur ou les lettres d’information par exemple).
Parmi ces nombreux documents RH, nous vous conseillons de dématérialiser en priorité ceux qui vont permettront de réaliser des économies (de temps, d’argent et d’espace). Ainsi, la dématérialisation des documents RH au sein de votre entreprise se fera progressivement.
Si vous recherchez une solution clé en main afin que l’ensemble des documents administratifs (professionnels comme personnels) de vos salariés soit disponible en un seul endroit, le coffre-fort numérique est fait pour vous.
Vous pourrez déposer les documents RH de vos salariés directement dans leur coffre-fort numérique. Il leur suffira alors de s’y connecter pour les consulter ou les récupérer.
La dématérialisation concerne l’ensemble des documents RH. Pour accélérer la digitalisation RH de votre entreprise, vous pouvez faire appel à un spécialiste reconnu du métier. Découvrez sans plus attendre la dématérialisation RH avec Digiposte.
