Ces dernières années ont été marquées par l’essor de la dématérialisation des documents RH au sein des entreprises. Il est facile de comprendre pourquoi, au regard de ses bénéfices pour moderniser la gestion administrative et renforcer la sécurité des documents RH dématérialisés : gain de productivité, baisse des coûts, modernisation de la fonction ressources humaines, valorisation de la marque employeur, dimension écologique, etc.
Mais, concrètement, pour quels documents RH faire appel à la dématérialisation dans votre entreprise ?
Qu’est-ce que la dématérialisation des documents RH ? Définition et cadre légal
La digitalisation des documents RH permet de transformer les documents administratifs RH papier en fichiers électroniques sécurisés. Cette gestion documentaire RH favorise la traçabilité et la conformité.
En effet, la dématérialisation simplifie la gestion des documents administratifs à l’aide du numérique. Elle consiste à remplacer le format papier par une documentation électronique, qui est stockée, classée et diffusée via des outils digitaux.
On parle de dématérialisation RH quand la numérisation concerne les documents RH de l’entreprise.
Qui s’occupe de la dématérialisation RH ?
Si vous êtes employeur, responsable RH ou expert-comptable, c’est à vous de gérer la documentation relative au personnel. La dématérialisation peut grandement faciliter cette gestion, et c’est pourquoi elle est de plus en plus encouragée par la loi.
En effet, les responsables RH et les experts-comptables jouent un rôle central dans la dématérialisation des processus RH, depuis la remise électronique des bulletins de paie jusqu’à la gestion des dossiers du personnel numériques.
C’est pourquoi, après avoir autorisé la transmission de bulletins de paie numériques en 2009, la loi va plus loin et c’est ainsi que depuis 2017, le décret n° 2016-1762 de la loi El Khomri autorise l’employeur à délivrer spontanément et sans requérir leur consentement leurs bulletins de paie aux salariés au format électronique. S’il s’y oppose, c’est au salarié qu’il appartient d’exprimer son refus.
Ce que dit la loi en 2025 sur la dématérialisation des documents RH
La numérisation des documents RH s’accompagne d’exigences fortes en matière de confidentialité et de stockage sécurisé des données RH. En France, l’employeur peut remettre les bulletins de paie au format électronique sans demander le consentement préalable, à condition d’informer le salarié et de respecter son droit d’opposition.
Accessibilité des documents RH
La règle impose aussi l’accessibilité des bulletins via le service associé au Compte personnel d’activité. Ces exigences découlent du décret du 16 décembre 2016.
La dématérialisation des documents RH doit respecter des règles strictes et un cadre légal : confidentialité, authenticité, durée de conservation et intégrité des documents, sécurité et protection des données dématérialisées.
Ces règles sont respectées grâce à des solutions technologiques qui permettent aux documents de conserver la même valeur juridique que lorsqu’ils étaient émis sous format papier. Ainsi, dans le cadre de la dématérialisation du service RH, chaque salarié se voit attribuer un coffre-fort numérique.
Horodatage et signature électronique
Ceci doit cependant s’effectuer sous certaines conditions. En effet, le service doit garantir la conformité des documents, et en assurer le stockage et la conservation en toute sécurité. Pour cela, deux éléments sont indispensables :
- L’horodatage des documents, qui permet d’assurer la conservation intacte du document, sans possibilité de modification ultérieure, qu’il s’agisse de la dématérialisation du contrat de travail ou de tout autre document RH à caractère officiel ;
- La signature électronique, qui assure l’authenticité des échanges numériques et rend possible la signature dématérialisée contrat de travail.
L’horodatage et la signature électronique garantissent une protection optimale de tous les documents RH dématérialisés (au contraire de leur version papier, plus difficile à protéger).
Quels sont donc les documents RH pouvant être dématérialisés au sein de votre entreprise ?
Dans la mesure où l’authenticité, l’intégrité, la sécurité et le stockage des documents sont respectés, la dématérialisation peut concerner tous les documents RH, comme le bulletin de paie ou le contrat de travail. Le coffre-fort électronique peut ainsi contenir l’ensemble des documents relatifs à un salarié.
La dématérialisation du bulletin de paie : quels avantages ?
Le bulletin de paie électronique reste le document RH le plus fréquemment dématérialisé. Il est hébergé dans un coffre-fort RH sécurisé pour en garantir l’intégrité.
Si ce n’est pas déjà fait, le bulletin de paie est un document RH qui se prête bien à la dématérialisation dans votre entreprise.
Opter pour la dématérialisation du bulletin de paie va en effet vous faire gagner en productivité : économie de temps (finie l’impression et la remise en main propre à chaque salarié) et économie d’argent (finit l’utilisation systématique de papier, d’encre, d’enveloppes, de timbres et d’imprimantes).
Autre atout du bulletin de paie électronique : le gain de place. Vous n’avez plus à stocker les fiches de paie de tous vos salariés, qui s’accumulent d’année en année. Depuis un coffre-fort employeur, vous avez rapidement accès à l’intégralité des bulletins de salaire (sans avoir à les chercher dans vos étagères).
Il en est de même pour vos salariés, qui apprécieront certainement de pouvoir accéder facilement à leurs fiches de paie, désormais protégées des dommages et accidents de la vie (perte, incendie…).
Par ailleurs, les bulletins de paie dématérialisés sont bien sécurisés : horodatage et certificat d’authenticité. D’un point de vue juridique, ils sont tout aussi recevables que leur version papier.
Pourquoi passer au contrat de travail dématérialisé ?
Comme c’est le cas avec le bulletin de paie, vous avez tout à gagner à dématérialiser les contrats de travail dans votre entreprise.
En vous évitant de passer par l’étape papier, le contrat de travail dématérialisé vous fait gagner en réactivité vis-à-vis de vos futurs salariés. À partir d’un flux d’échanges certifiés, ces derniers reçoivent plus rapidement leurs contrats, ce qui accélère les dernières étapes du processus de recrutement.
De plus, avec le contrat de travail digitalisé, vous bénéficiez des atouts de la signature électronique : en un clic, le candidat que vous avez retenu devient le salarié de votre entreprise.
Vous n’avez alors plus besoin d’imprimer le contrat et de l’envoyer par courrier, ou encore de bloquer un rendez-vous pour que la personne signe son contrat de travail.
Ainsi, les contrats RH dématérialisés simplifient la gestion administrative RH tout en respectant les normes de signature électronique qualifiée.
Les preuves numériques qui sécurisent vos documents RH
Pour conserver une valeur juridique et une force probante comparables au papier, deux dimensions sont clés : la signature électronique, qui authentifie l’auteur et l’intention de signer, et l’horodatage, qui fige la date et l’intégrité du fichier.
La signature électronique garantit, non seulement un gain de temps, d’argent et de place, mais aussi la traçabilité des échanges. Ce qui s’avère fort utile en cas de désaccord ou de litige.
Leur mise en œuvre s’inscrit dans des référentiels reconnus en archivage électronique tels que la norme NF Z 42013, également connue sous l’intitulé international ISO 14 641.
Le dossier du personnel électronique
Vous pouvez faire appel à la dématérialisation pour les bulletins de paie et les contrats de travail, mais également pour l’ensemble des documents administratifs concernant les salariés de votre entreprise.
Le dossier du personnel tout entier peut ainsi être dématérialisé : informations personnelles, CV, diplômes, certificats de travail, fiches de poste, évaluations, certificats médicaux, avertissements… C’est l’ensemble de la vie du salarié dans l’entreprise qui est concernée.
Le format électronique permet un archivage simple et efficace : toutes les informations dont vous avez besoin sont rapidement accessibles.
De leur côté, vos salariés disposent d’un espace sécurisé où ils retrouvent la totalité de leurs documents administratifs en quelques clics.
Ainsi, grâce à un dossier du personnel numérique, les RH disposent d’une gestion centralisée et conforme de toutes les données collaborateur.
Les autres documents RH susceptibles d’être dématérialisés
Au-delà du dossier du personnel, il y a d’autres documents RH pour lesquels vous pouvez faire appel à la dématérialisation.
La dématérialisation des documents RH collectifs (règlement intérieur, chartes, attestations de formation) complète la gestion électronique des documents individuels pour réussir et optimiser vos processus RH.
Documents RH individuels remis au salarié
Attestations de formation, bilans sociaux individuels, attestations diverses, soldes de tout compte, notifications liées à la rémunération et aux avantages, documents liés à la santé et à la sécurité.
La remise dans un coffre-fort numérique facilite l’accès pérenne par le salarié et la preuve de dépôt par l’employeur. Les baromètres récents confirment l’adhésion croissante à ces usages et l’importance attachée à la sécurité.
Documents RH collectifs diffusés à tous
Règlement intérieur, chartes, notes d’information, livrets d’accueil, politiques internes. La diffusion digitale garantit l’unicité de la version, la preuve de lecture lorsque cela est nécessaire et l’accès permanent, notamment pour les équipes en mobilité.
Par où commencer côté priorités ?
Commencez par les documents qui génèrent le plus de volume et d’allers-retours : bulletins, contrats, attestations récurrentes. Cette priorisation apporte rapidement des gains de temps et de fiabilité mesurables et prépare l’extension aux autres pièces.
Coffre-fort numérique
Le composant coffre-fort numérique définit des fonctions minimales pour garantir l’intégrité, la traçabilité et la confidentialité : dépôt, restitution, journal des opérations, contrôles, gestion des métadonnées techniques. S’appuyer sur ce référentiel facilite la preuve de remise et la confiance des utilisateurs.
C’est pourquoi, le coffre-fort numérique professionnel permet une traçabilité des documents RH et une valeur probante dans la durée.
Archivage probant avec un Système d’Archivage Électronique
Pour conserver dans la durée avec une valeur probante, un système d’archivage électronique conforme à la norme NF Z42 013 et à la norme internationale ISO 14 641 encadre l’organisation, les processus et la sécurité. Il permet de démontrer l’intégrité d’un document pendant toute sa durée de conservation légale.
Obligations RGPD et gouvernance des données
La dématérialisation s’inscrit dans le cadre du RGPD. Il convient de tenir à jour le registre des activités de traitement, de définir les durées de conservation, d’encadrer la sous-traitance par contrat et de documenter les mesures de sécurité. La CNIL fournit des guides et des modèles pour structurer ces obligations et piloter la conformité dans le temps.
Bénéfices pour l’entreprise et les salariés
Pour l’entreprise, la digitalisation RH fluidifie l’organisation, réduit les tâches répétitives et accélère la prise de décision. Pour les salariés, elle simplifie l’accès aux documents, sécurise les démarches et améliore l’expérience au quotidien.
Ainsi, la digitalisation des documents RH optimise la productivité des services RH et améliore l’expérience collaborateur.
Productivité et qualité de service
Moins d’impression, de manipulation et d’envoi physique, des délais raccourcis, des erreurs réduites et des recherches plus rapides : la dématérialisation transforme l’efficacité opérationnelle du service RH et améliore la qualité de service rendue aux managers et aux collaborateurs.
Expérience salarié et marque employeur
Un accès simple, 24h/24, aux documents personnels sécurisés renforce l’autonomie et la satisfaction. Les données récentes montrent que les salariés adoptent largement la réception dématérialisée des bulletins et plébiscitent les usages sûrs et souverains, ce qui conforte l’image d’une organisation moderne et responsable.
Souveraineté et confiance
La généralisation du coffre-fort numérique et des référentiels d’archivage reconnus répond aux attentes de sécurité, de traçabilité et d’hébergement sur des infrastructures maîtrisées en France ou en Europe. Les études publiées en 2025 confirment cette dynamique et la maturité des usages.
Quelles sont les bonnes pratiques de mise en œuvre ?
Auditez vos processus et volumes, puis retenez des solutions interopérables. Puis, informez les salariés de leur droit d’opposition, déployez par vagues et suivez des KPI d’adoption.
Informer et accompagner
Avant toute bascule, informez les salariés, rappelez le droit d’opposition pour les bulletins et proposez des guides d’accès à leur espace sécurisé. Cette pédagogie favorise l’adoption et évite les incompréhensions.
Mesurer et élargir
Suivez des indicateurs simples : taux d’adoption, délais de diffusion, nombre de relances, temps de traitement et satisfaction des utilisateurs. Étendez ensuite progressivement à d’autres documents, en capitalisant sur les retours d’expérience.
La dématérialisation s’applique à l’ensemble des documents RH, dès lors que l’on respecte le droit du travail, les exigences de sécurité et les référentiels d’archivage. Les bulletins de paie, les contrats de travail et le dossier du personnel constituent des priorités naturelles. En France, l’usage progresse rapidement et la majorité des salariés reçoit déjà ses bulletins au format numérique, ce qui confirme l’ancrage durable de ces pratiques.
Si vous recherchez une solution clé en main afin que l’ensemble des documents administratifs (professionnels comme personnels) de vos salariés soit disponible en un seul endroit, le coffre-fort numérique est fait pour vous.
Vous pourrez déposer les documents RH de vos salariés directement dans leur coffre-fort numérique. Il leur suffira alors de s’y connecter pour les consulter ou les récupérer. Découvrez sans plus attendre la dématérialisation RH avec Digiposte.
Sources
-
Décret n° 2016-1762 (bulletin de paie électronique), Légifrance : https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000033625104/
-
Fiche « Bulletin de paie », Service-public.fr : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F559
-
CNIL, Registre des activités de traitement (art. 30 RGPD) : https://www.cnil.fr/fr/RGPD-le-registre-des-activites-de-traitement
-
CNIL, Modèle de registre (PDF) : https://www.cnil.fr/sites/default/files/atoms/files/registre_rgpd_basique.pdf
-
AFNOR, NF Z42-013 / ISO 14641 (SAE) : https://www.boutique.afnor.org/en-gb/standard/nf-z42013/electronic-archiving-guidance-and-requirements/fa197009/260701
Code civil, Article 1366 (écrit électronique) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000032042461
-
Code civil, Article 1367 (signature) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000032042456
-
Règlement (UE) n° 910/2014 « eIDAS », EUR-Lex : https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2014/910/oj
-
Digiposte, Communiqué de presse (Baromètre 2024) : https://business.digiposte.fr/a-la-une/communique-de-presse-barometre-2024-de-la-dematerialisation-des-documents-rh/
-
Digiposte, Baromètre 2024 (PDF) : https://business.digiposte.fr/wp-content/uploads/2025/02/CP-Barometre-Digiposte-Dematerialisation-RH-_-VDef.pdf
