Modes de travail, échanges entre collaborateurs, gestion des ressources humaines, transmission de documents… Vous connaissez les profondes mutations générées par la transformation digitale en entreprise.
Mais connaissez-vous les différents enjeux du digital workplace et du parcours phygital ?
Pour faciliter l’expérience collaborateur, de nouveaux outils digitaux comme les coffres-forts numériques peuvent être un levier efficace. Plus d’infos dans l’article ci-dessous.
1- L’émergence du digital workplace en entreprise
Votre environnement de travail d’aujourd’hui ressemble-t-il à celui d’il y a dix ans ? La réponse est probablement « non » et la transformation digitale y est pour beaucoup. On parle désormais de digital workplace.
La définition du digital workplace est simple : c’est un environnement de travail où le numérique occupe une place centrale. Organisation, outils, relations professionnelles… C’est le reflet d’un changement de culture et de l’accélération de la dématérialisation, dans tous les aspects de notre vie professionnelle. Pour les collaborateurs, les bénéfices du digital workplace sont multiples : d’après l’étude Digital Workplace (2019), 69 % des collaborateurs interrogés sont plus autonomes, 65 % sont plus efficaces et 63 % travaillent sur plus de sujets variés.
Avec la digitalisation en cours, l’entreprise favorise des comportements plus agiles, transverses et collaboratifs. Et cela a un impact direct sur la satisfaction salariée. D’ailleurs, la mise en place d’une stratégie de digital workplace augmenterait de 3 % la rétention des collaborateurs d’après l’étude Deloitte !
Pour l’entreprise, les outils se multiplient, au même rythme que la dématérialisation des échanges. Si la distance accentue les nouvelles relations post-Covid 19, notamment avec le télétravail, les collaborateurs n’ont jamais été aussi connectés entre eux… Le tout, grâce au digital workplace !
2- Quels leviers « phygital » pour optimiser l’expérience collaborateur ?
En 2020 plus que jamais, le meilleur des deux mondes est réuni : nous parlons bien de la notion de phygital, véritable union entre le monde physique et digital.
A l’origine, le terme « phygital » était plus particulièrement associé au secteur du retail, visant à allier le monde physique (avec les magasins) et le monde digital (avec les sites e-commerce). Avec cette mouvance, les clients ont changé leurs habitudes de consommation et se sont transformés en consommateurs 2.0. Mais ils ne sont pas les seuls : en entreprise, le concept de phygital se développe, avec de nouveaux collaborateurs 2.0.
Le phygital en entreprise se matérialise par un objectif clé : améliorer l’expérience des employés, en s’assurant de leur satisfaction, leur bien-être et même leur fidélisation, dans un écosystème de plus en plus digitalisé. Afin de gérer les attentes et les besoins variés des collaborateurs, une approche multicanale est souvent la clé !
Faire cohabiter le meilleur du monde physique en entreprise et des solutions digitales devient une nécessité. Pour y parvenir, voici des exemples d’actions et leviers dans le domaine phygital à mener, ainsi que leurs avantages :
- Alliez aux paperboards des écrans TV ou tablettes connectées en salle de réunion ! Vous pourrez ainsi diffuser et partager des informations facilement et rapidement, non seulement aux personnes présentes physiquement, mais aussi aux collaborateurs à distance.
- Réserver une salle de réunion est un casse-tête ? Pourquoi ne pas faciliter cette démarche en installant un outil ou une application centrale de réservation ? À la clé : gain de temps, flexibilité et autonomie pour l’ensemble des collaborateurs.
- Trop chaud, trop froid, trop sombre, trop de lumière… Un bon environnement de travail influence la productivité des employés, leur bien-être et leur qualité de vie au travail (QVT). Pour optimiser tous les paramètres de cet environnement physique, misez sur un outil de gestion digital. Températures, lumières, climatisation… En un clic, la technologie peut améliorer les conditions de travail. D’après une étude de la CBRE (2018), 69 % des collaborateurs interrogés considèrent que l’évolution des technologies qui sont à leur disposition est nécessaire à l’amélioration de leur travail au quotidien.
- Vous avez une question pour un autre collaborateur ou besoin de lui parler ? Deux solutions s’offrent généralement à vous : vous déplacer (prendre ce temps est nécessaire lorsque la question nécessite un entretien individuel) ou lui envoyer un e-mail (mais prendre le risque qu’il oublie de le lire dans sa boîte de réception). La troisième solution, rendue possible grâce à la transition numérique, est de miser sur l’instantanéité. Un chatbot est l’outil idéal pour favoriser la réactivité en entreprise, notamment sur des questions récurrentes et applicables pour l’ensemble des collaborateurs. Mais le chatbot n’est pas le seul outil qui pourrait changer l’expérience collaborateur, loin de là…
- Fini les feuilles de papier volantes et la signature manuscrite pour accord du manager. Digitalisez vos processus de prise de congés avec un outil intégré à votre intranet. De cette manière-là, la demande de congés est instantanée, l’accord du manager se fait même à distance et le suivi des demandes/prises de congés se fait en un clin d’œil.
3- Le coffre-fort numérique, outil au service de l’expérience collaborateur
L’expérience collaborateur regroupe l’ensemble des situations et interactions vécues par le salarié tout au long de son parcours, de son recrutement, de sa vie quotidienne en entreprise jusqu’à son départ. Cette expérience collaborateur évolue sans cesse avec l’arrivée des nouvelles générations plus sensibles à ces notions d’expérience, la transformation numérique, les nouveaux modes de travail, etc.
Parmi les outils qui contribuent le mieux à une expérience collaborateur fluide (Chatbot interne, plateforme de système d’information RH (SIRH) innovante, solution de gestion de projet collaborative), on retrouve aussi le coffre-fort numérique.
Le coffre-fort électronique facilite et sécurise la transmission aux salariés de documents RH importants (contrat, bulletins de paie, BSI, attestation de mutuelle, attestations d’emploi…). Le gain de temps pour les équipes RH est inestimable et ceux-ci peuvent alors se recentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée (recrutement, gestion des talents…).
Le collaborateur peut aussi l’utiliser pour gérer sa vie administrative personnelle. Il collecte automatiquement ses factures e-commerce, relevés d’énergie, relevés bancaires…, les centralise au sein d’un outil hautement sécurisé, accessible depuis n’importe où et à tout moment. Le collaborateur n’a plus besoin de rassembler, de conserver ou de recevoir des documents en papier qu’il risque d’égarer !
Il peut aussi partager ces documents depuis le coffre-fort numérique, de manière sécurisée, pour les réutiliser dans des démarches administratives clés (demande de prêt immobilier, ouverture d’un compte bancaire …).
Vous souhaitez en savoir plus sur le coffre-fort numérique Digiposte, qui facilite la remise de documents RH importants (de type bulletin de paie) et enrichit votre expérience collaborateur? C’est par ici !
