C’est indéniable, la génération Y pilote plus aisément les outils digitaux, en comparaison avec ses aînés qui nourrissent une certaine vigilance en matière de sécurité numérique. La troisième vague du baromètre de Digiposte de 2022 révèle une augmentation notable du nombre de refus à la dématérialisation du bulletin de paie, malgré une forte proposition par les employeurs. Pourtant, la dématérialisation RH est devenue incontournable pour les entreprises et les collectivités dans leur process de modernisation. Mais le passage à un système entièrement numérique s’oppose à des résistances internes et externes. Ce guide vous présente comment identifier, surmonter et lever ces freins pour réussir votre transformation RH.
Quels sont les principaux freins à la dématérialisation RH ?
La transformation numérique des RH se heurte à divers obstacles. La résistance au changement et les questions de conformité et de sécurité ont la vie dure. Identifier ces freins est la première étape pour les lever efficacement.
Transformation RH : Augmentation du taux de refus
Toujours selon le baromètre Digiposte 2022 :
- La sécurité est citée comme principale cause de réticence (33 % des collaborateurs réfractaires) ;
- Suivie du manque de confiance dans les outils informatiques (16 %) ;
- Et du désintérêt pour le changement de système de conservation.
Ces données corroborent les enquêtes sur la confiance numérique, où plus d’un Français sur deux exprime de la méfiance, selon Véronique Colbert, Directrice marketing grand public de Digiposte. Elle souligne l’importance de rassurer sur les mesures de sécurité et de sensibiliser à l’usage responsable des outils digitaux.
Des données RH mal organisées
Une majorité d’entreprises, en particulier les TPE et les PME, peinent à structurer leurs données RH. Elles s’appuient sur des méthodes manuelles et des outils désuets comme Excel pour la gestion des données des collaborateurs, des absences, et de la gestion des compétences. Ce manque de flexibilité est un frein bien réel pour la dématérialisation RH lorsque les process sont bien ancrés.
La pénurie de talents IT ralentit la transformation rh
Un manque de compétences informatiques pour l’analytique RH constitue un véritable obstacle pour beaucoup d’entreprises. En effet, les talents IT font défaut. Cette denrée rare limite l’expertise. Les PME luttent pour développer ou maintenir en interne les compétences nécessaires à la gestion et à l’exploitation des données RH. C’est pourquoi, elles optent pour des solutions de DSI externalisée sans capitaliser sur des savoir-faire SIRH internes.
Une organisation obsolète : un obstacle majeur
Au sein de l’entreprise, les différents départements opèrent de manière isolée, sans intégrer les stratégies, les besoins ou les difficultés des autres services dans leurs actions. Ce management est également un obstacle à la digitalisation des RH. Une transition réussie vers le numérique exige une réorganisation interne et une formation des équipes RH. C’est une tâche particulièrement compliquée pour les entreprises déjà bien structurées en comparaison avec les start-up qui intègrent naturellement la digitalisation dans leurs pratiques RH.
Transformation RH : Des frais initiaux élevés
Les coûts associés à la mise en place et à la maintenance de solutions RH peuvent dissuader certaines entreprises. Néanmoins, l’adoption de logiciels RH par abonnement, comme les solutions en SaaS, propose une alternative viable. Le principal obstacle demeure l’organisation elle-même, ce qui met en avant l’intérêt de former les équipes et de faire évoluer les processus pour rester compétitif.
Stratégies pour accompagner le changement RH
Le changement RH est un pilier majeur pour transformer les pratiques de gestion et aligner les objectifs organisationnels. Voici quelques pistes à suivre.
De l’intention à la concrétisation : le défi de l’adoption
Selon le baromètre de Digiposte 2022, la majorité des salariés non encore exposés à la dématérialisation se montrent ouverts à l’idée (avec une acceptation en hausse de six points par rapport à 2021). Néanmoins, le passage à l’acte révèle plus de réticences. Ce qui confirme le besoin d’une pédagogie adaptée aux outils numériques.
À savoir
Le responsable de la relation client chez Digiposte, insiste sur la nécessité de promouvoir les avantages des solutions digitales, notamment la sécurité et la conformité aux normes du RGPD. C’est un fondamental pour encourager l’utilisation par les employés.
Miser sur les collaborateurs connectés pour démocratiser la transformation RH
Les utilisateurs de CFN (Coffre-Fort Numérique) sont plus à l’aise avec internet et les démarches administratives en ligne. Ils se révèlent être des ambassadeurs potentiels pour la dématérialisation RH. Ils valorisent l’hébergement des données en France, un point fort de la solution Digiposte.
À noter
En mobilisant ses employés en tant qu’ambassadeurs, les entreprises peuvent surmonter les craintes en démontrant un haut niveau de protection et de confidentialité des données.
Adopter une communication transparente
Une communication ouverte et transparente est indispensable pour accompagner le changement. Expliquez clairement les raisons de la transition, les avantages attendus et comment elle affecte chacun au sein de l’entreprise.
Formation et soutien pour accompagner le changement RH
Proposez un accompagnement et des formations adaptées. Ce soutien continu contribue à démystifier la nouvelle technologie et encourage son adoption par tous les collaborateurs. Faites en sorte que ces ressources soient facilement accessibles. Organisez des sessions de démonstration et identifiez des personnes ressources à qui les collaborateurs pourront s’adresser en cas de question.
Présentation de l’accompagnement Digicoach
Digicoach propose un accompagnement sur mesure pour les entreprises qui souhaitent franchir le pas de la dématérialisation RH. Avec une approche centrée sur la levée des freins, Digicoach déploie un soutien complet, de l’analyse des besoins à la mise en œuvre effective en passant par une communication adaptée aux besoins de l’entreprise.
Accessible à tous, y compris pour les TPE, PME et ETI
Les offres Access et Access+ de Digiposte sont spécialement conçues pour rendre l’accompagnement à la transformation digitale accessible à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Cette offre permet aux TPE, PME et ETI de bénéficier d’un suivi sur mesure pour leur transformation RH.
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Avantages de l’accompagnement Digicoach
Avec Digicoach, les entreprises disposent d’une expertise en transformation digitale RH. L’accompagnement couvre tous les aspects de la dématérialisation. Votre entreprise et vos collaborateurs bénéficient d’une transition en douceur et optimisée.
À retenir
Les solutions proposées garantissent la conformité et la sécurité nécessaires pour protéger les données de l’entreprise et de ses employés.
La dématérialisation des documents RH propulse l’attractivité et l’expérience collaborateur, c’est un fait ! Ce processus répond aux besoins numériques des salariés. Et, il s’inscrit dans les objectifs de transformation digitale dans un contexte ultra-concurrentiel. Vous souhaitez rester compétitif et vous concentrer sur votre cœur de métier ? Rejoignez les 12000 entreprises qui nous font déjà confiance !
