Dématérialisation des bulletins de paie en 2025 : obligations et solutions

1 octobre 2024

En 2025, la dématérialisation des bulletins de paie s’inscrit dans une dynamique de simplification administrative et de transition numérique des entreprises françaises. Bien que non obligatoire, elle est fortement encouragée par les pouvoirs publics.

D’ailleurs, savez-vous ce que dit la loi et quelles sont les obligations légales en matière de digitalisation de la fiche de paie ? Dans cet article, nous vous résumons tout ce qu’il faut savoir pour mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie en bonne et due forme.

Dématérialisation des bulletins de paie : ce que dit la loi

En tant qu’employeur, responsable RH ou expert-comptable, vous faites remettre tous les mois un bulletin de paie à vos salariés ou aux salariés de vos clients. La remise de ce bulletin de paie peut être effectuée au format papier ou en version numérique. À ce jour, il n’est pas obligatoire de dématérialiser vos bulletins de paie, mais cette option reste vivement encouragée en 2024.

Les articles et décrets

Selon l’article L3243-2 du Code du travail, l’employeur peut remettre le bulletin de paie sous forme électronique, sauf opposition du salarié. Cette disposition vise à faciliter la gestion des ressources humaines tout en respectant les droits des salariés.

De plus, le décret n°2016-1762 précise que l’employeur doit garantir l’accessibilité des bulletins de paie électroniques pendant une durée de 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans, conformément à l’article R3243-4 du Code du travail.

Une simplification de la fiche de paie

Cependant, la loi française évolue dans le sens de la simplification de la gestion de la paye. Comme l’indique le site gouvernement.fr : « La simplification du bulletin de paie répond à deux préoccupations claires : le rendre compréhensible à chaque salarié et faciliter la vie de l’entreprise ». La dématérialisation des documents est ainsi encouragée pour simplifier toujours plus la gestion administrative de l’entreprise.

Une réduction des coûts

Par ailleurs, le bulletin de paie numérique représente un avantage pour l’entreprise car il engendre une réduction du coût de gestion, des frais d’affranchissement et de papier, ainsi qu’un indéniable gain de temps et d’espace.

Des processus plus agiles auprès des salariés

Pour répondre à cette nécessité, l’article 26 de la loi du 12 mai 2009 dite « de simplification et de clarification » autorise depuis cette date l’employeur à remettre au salarié un bulletin de paie numérique. Cependant, l’employeur devait obtenir préalablement l’accord du salarié.

Le décret 2016-1762 de la loi El Khomri, relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d’activité fait un pas de plus dans la dématérialisation du bulletin de paie. En effet, depuis 2017 ce décret permet à l’employeur de remettre au salarié une fiche de paie dématérialisée sans nécessité de requérir son accord préalable. L’employeur doit simplement informer le personnel de cette démarche 30 jours avant sa mise en place.

Le salarié conserve le droit de refuser de recevoir sa fiche de paie en ligne. Mais c’est désormais à lui d’exprimer ce refus, suite à quoi l’employeur dispose alors de 3 mois pour revenir au bulletin papier, conformément à l’article R3243-4 du Code du travail. Cette évolution facilite grandement la transition vers le numérique tout en préservant les droits des salariés.

Quelles sont les obligations légales à respecter pour dématérialiser les bulletins de paie ?

Pour dématérialiser vos bulletins de salaire conformément à la loi, vous devez respecter certaines conditions.

Les mentions obligatoires

Il est essentiel de noter que le bulletin dématérialisé doit contenir toutes les mentions obligatoires traditionnelles : identité de l’employeur et du salarié, numéro de Sécurité sociale, convention collective applicable, salaire brut, cotisations salariales et patronales, net imposable, prélèvement à la source, etc. Nous vous avons résumé les obligations légales à garder en tête.

L’information auprès de vos salariés

Si vous prévoyez l’installation d’un logiciel de dématérialisation des bulletins de paie au sein de votre entreprise ou de votre service, vous devez prévenir vos salariés au minimum 30 jours avant le déploiement du projet. Cette information peut se faire lors de l’embauche ou avant la première émission du bulletin dématérialisé.

Vous devez également les informer (par envoi de courrier, flyers, affiches ou via l’intranet) de leur droit de s’y opposer à titre individuel. Ce refus en amont ou en aval du déploiement devra être exprimé clairement par le salarié, horodaté et signé. Il est important de noter qu’en cas de refus, vous disposez de 3 mois pour revenir à la version papier.

Bon à savoir

La bonne pratique est d’informer au préalable les délégués du personnel, même s’ils ne peuvent pas s’opposer au projet. Cette démarche s’inscrit dans une logique de dialogue social constructif.

Pour en savoir plus : Comment la digitalisation des process RH optimise-t-elle l’expérience collaborateur ?

Assurer la confidentialité du bulletin de paie

Vous devez garantir la confidentialité des informations contenues dans le bulletin de paie dématérialisé. Il ne doit en aucun cas pouvoir être accessible à tous. Cette obligation est renforcée par le RGPD, qui impose un traitement sécurisé des données personnelles des salariés.

L’intégrité de ces données doit également être assurée, ce qui signifie que les informations émises lors de l’enregistrement du bulletin ne peuvent pas être modifiées. Les salariés doivent pouvoir récupérer leurs bulletins sans manipulation complexe, dans un format électronique structuré et couramment utilisé (comme le PDF).

Proposer une solution sécurisée et pratique : le coffre-fort numérique

Pour respecter la loi en matière de confidentialité et d’intégrité, les solutions techniques existent, comme le coffre-fort numérique. Celui-ci doit être conforme aux normes de sécurité et permettre une authentification sécurisée des utilisateurs.

Attribué à chaque salarié, il peut contenir tous les documents RH qui le concernent, bulletins de paie et contrat de travail notamment. L’accès au coffre-fort numérique est strictement confidentiel et les documents qu’il contient ne peuvent être modifiés. Ce système permet également de gérer efficacement les attestations, les congés payés et autres documents administratifs.

Garantir la disponibilité des fiches de paie dématérialisées

Les bulletins de paie électroniques doivent être disponibles pendant 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans, selon l’article R3243-4 du Code du travail.

En cas de cessation d’activité de l’employeur ou du prestataire, les salariés doivent être informés au moins trois mois avant la fermeture du service pour récupérer leurs documents.

Il est important de noter que depuis le RGPD, bien que la conservation doive être assurée pendant 50 ans, l’entreprise n’est tenue de conserver les bulletins dans ses locaux que pendant 5 ans. Au-delà, les documents doivent rester accessibles sans être nécessairement stockés directement par l’entreprise.

Quelles technologies pour la mise en place la dématérialisation du bulletin de paie dans votre entreprise ?

Maintenant que les dispositions légales relatives à la dématérialisation des bulletins de paie sont plus claires pour vous, il est temps de passer à l’action.

Il est essentiel de choisir un logiciel de paie reconnu et fiable qui permet :

La signature électronique : Il s’agit un mécanisme qui garantit l’intégrité du bulletin de paie grâce à un processus de signature numérique de type « PKCS7 ». Cela permet aussi d’identifier son auteur.
L’horodatage électronique : L’horodatage est là pour éviter toute modification ultérieure du bulletin de paie numérique. Il prend la forme d’un sceau électronique qui certifie la date d’émission du bulletin.
Coffre-fort numérique : assure la conservation sécurisée des bulletins de paie.

Avec la signature, il constitue le certificat d’authenticité. Conformément au Règlement eIDAS n° 910/2014 du 23 juillet 2014 et en application de l’article 1366 du Code civil, la valeur juridique d’un document électronique est assurée par le processus de signature électronique dès lors que celle-ci permet d’identifier l’origine du document et d’en assurer l’intégrité.

En cas de cessation d’activité de l’entreprise ou du prestataire gérant les bulletins dématérialisés, une procédure spécifique doit être respectée. Les salariés doivent être informés au moins trois mois avant la date de fermeture pour pouvoir récupérer l’intégralité de leurs bulletins stockés.

Quels sont les avantages de la dématérialisation du bulletin de paie ?

La dématérialisation des bulletins de paie comporte de nombreux atouts pour les salariés et pour les dirigeants.

Pour l’employeur

Réduction des coûts (suppression des frais d’impression, d’affranchissement et de stockage)
Gain de temps considérable dans la gestion administrative
Diminution des erreurs grâce à l’automatisation
Contribution à la RSE par la réduction de l’empreinte écologique
Simplification des processus de la DSN (Déclaration Sociale Nominative)
Meilleure gestion des cotisations sociales et des charges patronales
Facilitation du calcul des charges salariales et patronales

Pour les salariés

Accès permanent à leurs documents via leur espace personnel sécurisé
Conservation garantie des bulletins sans risque de perte
Facilitation des démarches administratives (demandes de prêt, attestations…)
Consultation possible des bulletins antérieurs et du cumul imposable
Accès simplifié aux informations concernant leurs congés payés
Possibilité de télécharger leurs documents à tout moment
Meilleure lisibilité des éléments de rémunération

Les points de vigilance supplémentaires

Néanmoins, il convient d’être attentifs sur les points suivants :

Vérifier que le système choisi permet une bonne gestion des cas particuliers (temps partiel, heures supplémentaires, avantages en nature)
S’assurer que le logiciel prend en compte automatiquement les évolutions du SMIC et des conventions collectives
Prévoir un système de sauvegarde régulier des données
Mettre en place un processus de validation multi-niveau pour garantir l’exactitude des informations
Former le personnel RH aux nouveaux outils
Prévoir un accompagnement des salariés dans la transition numérique

À noter que la dématérialisation s’inscrit dans une démarche plus large de modernisation des processus RH, incluant potentiellement :

La gestion électronique des congés
Le coffre-fort numérique pour tous les documents RH
La signature électronique des contrats de travail
La dématérialisation des notes de frais
L’archivage numérique sécurisé conforme aux normes AFNOR

En 2025, la dématérialisation des bulletins de paie représente une opportunité pour les entreprises de moderniser leurs processus RH tout en respectant les obligations légales et les droits des salariés.

Mais cette évolution ne s’arrête pas là. La digitalisation touche désormais l’ensemble des documents RH : contrats de travail, attestations, relevés d’heures, ou encore notes de frais. Gérer ce flux documentaire nécessite une solution complète et conforme aux dernières exigences réglementaires.

C’est pourquoi Digiposte ne se limite pas à la gestion des bulletins de paie. Notre plateforme accompagne les entreprises dans la dématérialisation de tous leurs documents RH et propose un coffre-fort numérique sécurisé, conforme au RGPD et accessible à chaque salarié à vie.

Vous souhaitez simplifier la gestion de vos bulletins de paie tout en garantissant sécurité, conformité et accessibilité ?

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