Vous avez décidé de mettre en place un coffre-fort numérique pour gérer la vie administrative de vos salariés ? Très bon choix.
Les coffres-forts électroniques permettent de faciliter considérablement la gestion des documents RH, souvent lourde dans les grandes entreprises. En tant que responsable RH, employeur ou expert-comptable, vous avez la mission de déployer le coffre-fort digital. Mais ce déploiement peut paraître difficile étant donné les choix à faire, les contraintes légales et la complexité technique.
Vous ne savez pas comment mettre en place un coffre-fort numérique dans une grande entreprise ? Soyez tranquille : nous vous expliquons la marche à suivre.
Grandes entreprises : choisir le bon coffre-fort numérique pour ses collaborateurs
Avant de penser à la mise en place du coffre-fort numérique dans votre entreprise, il faut vous assurer de choisir la bonne solution pour vos salariés. En effet, tous les coffres-forts ne se valent pas. Certains ne sont tout simplement pas adaptés aux entreprises grands comptes.
Choisissez un coffre-fort numérique qui réponde précisément aux besoins de votre entreprise. Pour cela, nous vous invitons à être attentif aux fonctionnalités proposées par chaque solution que vous passez au crible.
En tant que grande entreprise, il est impératif de choisir un coffre-fort électronique qui soit facilement compatible avec les applications et logiciels métiers déjà déployés. Faites un bilan préalable avec votre DSI afin de vous assurer de ce point.
La connectivité du coffre-fort est très importante : elle simplifiera la mise en place de la solution ainsi que la gestion des flux de données entre vos différents outils digitaux. L’objectif est que votre écosystème SIRH soit interconnecté afin que la totalité des documents et données soit accessible en un seul endroit.
Dans l’exemple emblématique de la fiche de paie dématérialisée, nous vous recommandons de déployer un coffre-fort digital parfaitement compatible avec votre logiciel de paie. Ainsi, il vous suffira d’éditer les bulletins de salaire dans le logiciel et de les faire parvenir directement dans les coffres-forts de vos salariés, quel que soit le nombre d’utilisateurs.
Comment mettre en place un coffre-fort numérique pour ses salariés ?
Une fois que vous avez choisi un coffre-fort adapté à vos besoins, il est temps de le déployer. Cela dit, il y a encore une étape indispensable avant de passer au déploiement à proprement parler : la communication en interne autour du projet.
Commencez tout d’abord par informer les délégués du personnel de ce projet de dématérialisation RH. Le projet impactant la fiche de paie, vous avez fort intérêt à présenter le projet, détailler les avantages de la solution pour les collaborateurs et expliquer le déploiement de celle-ci.
Vous avez aussi des obligations légales de communication envers les collaborateurs. Vous devez les tenir informés du projet au minimum 30 jours avant la mise en place effective d’une solution numérique dématérialisant la fiche de paie. Ce laps de temps permet notamment à certains salariés d’exercer leur droit de refus et de se manifester avant le déploiement (ils resteront alors au format papier, comme l’indique la loi El Khomri).
Le déploiement d’un coffre-fort électronique implique donc une communication en bonne et due forme : mails, affiches, flyers, intranet, réunions… Vous devez tout mettre en place pour informer de l’arrivée prochaine du coffre-fort dans l’entreprise.
Une fois ce délai passé, vous pouvez mettre en place le coffre-fort numérique dans vos locaux et le rendre accessible à distance. Accompagnez au maximum vos salariés dans ce déploiement afin qu’ils prennent l’outil en main. Une politique de conduite du changement s’avère une très bonne idée pour faciliter l’adhésion au coffre-fort.
En cas de besoin, notez que certains fournisseurs de solutions numériques proposent un service d’accompagnement au déploiement. C’est le cas de Digicoach, par exemple.
Rappel : protéger les données du collaborateur est une priorité
Mettre en place un coffre-fort numérique est un choix de productivité (gagner du temps, fluidifier les process, améliorer la gestion administrative, libérer du temps pour se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée comme le recrutement etc.), mais aussi et surtout de sécurité.
Un coffre-fort numérique est une solution qui doit bien porter son nom : vous devez avoir l’assurance qu’il protège efficacement les données de vos salariés. Pour rappel, les données RH sont des données personnelles et sensibles fortement encadrées par la loi (comme avec le RGPD, par exemple). En choisissant votre solution de coffre-fort numérique, vérifiez si celle-ci est aussi en conformité avec la réglementation française et si les données sont hébergées en France (et donc protégées par le droit français).
Pour tout savoir sur l’importance de protéger les données du collaborateur, nous vous invitons à lire cet article entièrement dédié au sujet.
Pour les grandes entreprises, mettre en place un coffre-fort numérique peut représenter un défi d’envergure. Pourtant, les avantages sont nombreux et vous auriez tort de vous en priver ! Chez Digiposte, nos experts RH sont là pour vous aider à déployer cet outil en bonne et due forme. Tout au long du déploiement, nous vous proposons une solution optimisée pour garantir la sécurisation de vos données RH.
Autre atout : le coffre-fort Digiposte est parfaitement compatible avec les principaux logiciels de paie et de comptabilité. Nous vous invitons à nous contacter pour nous présenter vos besoins en matière de dématérialisation des documents.
