Vous souhaitez réussir le prochain projet de dématérialisation au sein de votre entreprise ? Il va donc vous falloir convaincre vos salariés. Dans le cas du bulletin de paie dématérialisé, vous devrez vous assurer de maximiser le taux d’adhésion.
Mais comment faire pour faciliter l’enrôlement de vos salariés à un tel projet ? C’est ce que nous allons voir dans cet article à travers six conseils.
Conseil n°1 : connaître le degré de maturité digitale de votre population salariée
Il est essentiel que vous ayez une très bonne connaissance du degré de maturité numérique des salariés concernés par le projet de dématérialisation. Autrement dit, demandez-vous : « sont-ils à l’aise avec les outils digitaux ? », « sont-ils plutôt attachés au papier ? ».
Certains secteurs d’activité ou typologies de population ne sont pas à l’aise avec les outils numériques, surtout dans la sphère professionnelle. Dans le cas du bulletin de paie numérique, mettre en place sa dématérialisation demande de l’analyse et de la réflexion afin de pouvoir adapter sa communication aux différents profils salariés et d’optimiser l’adhésion de vos collaborateurs.
Rappelez-vous, selon la loi travail de 2017, les salariés ont toujours la possibilité de refuser la mise en place du bulletin de paie numérique. Tenir compte de la maturité digitale de votre population vous permet alors d’anticiper les réticences éventuelles et d’y répondre en amont du projet (afin de diminuer le taux de refus). N’oubliez pas, les réticences des collaborateurs les plus citées dans les études concernent la sécurité et la confidentialité des données, ainsi que le risque de perte d’informations.
Ainsi, pour faire face aux refus de certains salariés, il vous faudra construire une stratégie de distribution multicanale, en complément de l’offre de coffre-fort numérique.
Conseil n°2 : faire preuve de pédagogie
En milieu professionnel, le poids des habitudes est une réalité. Si bien que le changement a souvent tendance à rebuter, et même parfois à effrayer, les salariés. Or, c’est indéniable : la dématérialisation du bulletin de paie est un changement important.
Pour faciliter l’adhésion de vos salariés, il va vous falloir mettre en place une conduite du changement basée sur la pédagogie vous permettant de lever les freins des salariés en leur montrant les avantages de la dématérialisation :
- une démarche plus respectueuse de l’environnement (réduction du papier)
- un bulletin de paie accessible à tout moment et depuis n’importe quel appareil
- une solution sécurisée
N’oubliez pas, la composante essentielle de l’adhésion des salariés est d’être à l’écoute et disponible afin de répondre à toutes leurs questions.
Conseil n°3 : rassurer vos salariés
En plus de vous montrer pédagogue, assurez-vous d’adopter une communication interne rassurante. Celle-ci doit clairement expliquer le sens (objectifs et finalité) de la mise en place d’un tel projet.
Mettez en avant l’intérêt de garantir l’authenticité et la valeur légale du bulletin de paie numérique. Appuyez également sur les normes sécuritaires, le respect de la confidentialité et la praticité que permet la dématérialisation.
Pour faire adhérer vos collaborateurs, vous devrez anticiper au maximum leurs craintes. Une fois ces craintes levées, vous pourrez sereinement mettre en place le bulletin de paie dématérialisé, mais également envisager d’autres projets numériques pour votre entreprise.
Conseil n°4 : communiquer autour de la dématérialisation
Comme tout changement, faire le pas de la dématérialisation pour vos documents RH nécessite un véritable plan d’action avec des jalons de mises en place mais également des étapes de communication.
Pensez donc aux moyens de communication à votre disposition : sur quels médias internes allez-vous transmettre les informations relatives à la dématérialisation ? E-mail, courrier, intranet, flyer, affiche, etc. tout est possible.
Pour vous faciliter la vie, Digiposte met également à disposition de ses clients des kits de communication prêts à l’emploi.
Le coffre-fort numérique Digiposte offre même à ses clients la possibilité de communiquer via le coffre-fort numérique directement : jetez un oeil au fonctionnement des e-cards.
Pour vous accompagner dans votre transformation digitale, Digiposte a mis en place le service Digicoach. Accompagné par un expert RH tout au long de la phase de déploiement du projet, vous bénéficierez d’un support dédié et un retour d’expérience concret.
Une fois le déploiement effectué, Digiposte permet aussi aux entreprises de communiquer auprès de ses salariés recevant leur bulletin de paie numérique, cela directement au sein du coffre-fort numérique : jetez un oeil au fonctionnement de ces communications salariées.
Conseil n°5 : mettre en place des actions d’accompagnement
Assurez-vous que votre communication porte ses fruits. Pour répondre favorablement à la dématérialisation du bulletin de paie, il faut que vos salariés aient non seulement accès à vos arguments, mais aussi qu’ils les comprennent. C’est pourquoi vous devez accompagner les salariés les plus réticents.
Cette communication d’accompagnement peut notamment prendre la forme de séances plénières d’information ou de vidéo-conférences. Vous pouvez aussi mettre en place une hotline dédiée afin de répondre directement à toutes leurs questions. Une autre idée intéressante consiste à ajouter une annexe à leurs bulletins de paie papier afin de les informer de la dématérialisation (pensez à y inclure un résumé de ses avantages).
Rappelez-leur également qu’ils ont la possibilité de refuser à tout moment, y compris après avoir testé la solution. Il est crucial que les salariés n’aient pas le sentiment que vous cherchez à leur forcer la main.
Conseil n°6 : habiliter votre équipe projet et identifier des ambassadeurs sur lesquels s’appuyer
Dernier conseil, et non des moindres : vous n’avez pas forcément à gérer seul(e) l’adhésion de vos salariés à la dématérialisation. Si vous travaillez dans une PME ou une grande entreprise, appuyez-vous sur une équipe multi-expertise (RH, SI et Communication interne) afin de mettre en avant le projet.
Vous pouvez aussi trouver des ambassadeurs parmi vos salariés. Ainsi, dès le déploiement du bulletin de paie dématérialisé, n’hésitez pas à recueillir leurs témoignages via des interviews. Vous les utiliserez ensuite dans vos canaux de communication de relance afin de convaincre plus facilement les salariés de passer à la dématérialisation.
L’idée ici est de prendre en compte l’« effet buzz » entre les salariés, qui parleront indubitablement entre eux du projet. Certains ont besoin d’avoir le retour de leurs collègues avant de se prononcer favorablement pour la dématérialisation.
Pour faciliter l’adhésion de vos salariés à la dématérialisation du bulletin de paie, il est essentiel de mettre en place des actions concrètes et bien précises. Cela diminuera indubitablement le taux de refus.
Si vous voulez mettre toutes les chances de votre côté afin de réussir votre dématérialisation, pensez aussi à vous faire accompagner. C’est ce que nous proposons chez Digiposte, avec la prestation Digicoach. Nous vous invitons à la découvrir en cliquant juste ici.
