La gestion de la paie de vos collaborateurs peut être effectuée en interne par vos équipes à l’aide de logiciels de paie, mais elle peut aussi être déléguée à un prestataire externe. Il s’agit de l’externalisation de la paie.
Externaliser la paie signifie confier la gestion de la paie à un partenaire dédié. C’est lui qui va éditer les bulletins de paie et effectuer toutes les déclarations sociales obligatoires (DSN). Il va aussi se charger de la veille juridique afin d’appliquer tout changement réglementaire impactant la paye : vous serez ainsi assuré d’avoir des bulletins de salaire conformes à la loi.
Découvrez comment bien vous y prendre pour réussir votre externalisation de la paie en 2020.
L’externalisation de la paie est-elle faite pour votre entreprise ?
Toute entreprise, quels que soient sa taille et son secteur d’activité, peut bénéficier des avantages de l’externalisation de la paie.
En plus de la dématérialisation du bulletin de paie, l’externaliser est le meilleur moyen de vous assurer que vos salariés reçoivent ce document en temps et en heure. Déléguer la paie à un prestataire de confiance permet ainsi de libérer vos équipes de la pression récurrente chaque fin de mois.
Externaliser la paie permet également de vous assurer d’être en conformité avec les législations en vigueur (qui ont tendance à évoluer d’année en année). En effet, les prestataires spécialisés tels que les éditeurs de paie (comme ADP Paie, par exemple) gèrent les contraintes administratives à votre place.
Contrairement à ce que l’on pourrait croire, ce sont les grandes entreprises qui privilégient l’externalisation de la paie. La gestion de la paie implique des tâches complexes et à faible valeur ajoutée. L’externaliser représente une solution des plus intéressantes pour les grandes entreprises qui ne souhaitent pas avoir une équipe entièrement dédiée à la paie.
Les TPE et PME ont elles aussi tout à gagner en externalisant leur paie à un tiers spécialisé. En effet, les erreurs sont courantes en matière de paie. Les conséquences peuvent être néfastes auprès des collaborateurs : le bulletin de paie est un sujet aussi complexe que sensible.
Plus précisément, votre entreprise a tout intérêt à externaliser la paie si :
- elle a une organisation multisites ou internationale ;
- elle ne possède pas une équipe administrative, un service RH ou financier en interne ;
- elle préfère rester focalisée sur son core business (ses activités stratégiques et cœur de métier) ;
- elle est dans une phase d’instabilité économique (à la suite d’une forte croissance ou au contraire d’une crise) ;
- elle craint que les évolutions des contraintes réglementaires (telles que le RGPD, par exemple) augmentent le temps consacré à gérer la paie.
Comment bien s’y prendre pour externaliser la paie ?
Vous souhaitez vous assurer de réussir votre projet d’externalisation de paie ? Compte tenu de ses enjeux forts, nous vous conseillons de suivre une méthodologie en plusieurs étapes-clés.
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Étape 1 : Le choix du prestataire de paie
Comme lors de la mise en place d’un logiciel SIRH, il est essentiel de bien préparer votre externalisation de la paie. Après avoir défini vos besoins et votre budget pour ce projet, passez les différents prestataires de paie au crible selon vos critères.
Une fois que vous avez choisi un partenaire de confiance, vous allez lui communiquer l’ensemble de vos documents et informations concernant la gestion de la paie dans votre entreprise. Votre prestataire de paie va réaliser un audit avant de vous proposer sa solution d’externalisation.
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Étape 2 : La mise en production
La durée que prend la mise en production de l’externalisation diffère beaucoup d’une entreprise à l’autre (et d’un prestataire à l’autre). Plusieurs facteurs interviennent, tels que le volume des bulletins de paie à traiter, la complexité des documents de paie (grilles de rémunération, part variable des salaires, etc.) et la performance de l’outil d’externalisation de la paie.
C’est aussi lors de cette étape qu’interviennent les premiers tests, afin de remonter les erreurs et autres dysfonctionnements. Les premiers bulletins de salaire sont souvent édités « à blanc » pour vérifier que tout est fonctionnel et conforme aux obligations légales. En parallèle, vous pouvez mettre en place une politique d’accompagnement au changement dans votre entreprise.
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Étape 3 : La mise en service effective
Votre prestataire de paie vous communique des supports clés en main afin de faciliter la passation de la gestion de la paie. Si la solution proposée est un service en ligne (fortement recommandé aujourd’hui), il active votre espace : il s’agit de l’endroit où vous allez télétransmettre les données relatives à votre paie.
Le partenaire se charge de compiler les informations et d’éditer les bulletins de paie à la fin de chaque mois. Vos salariés reçoivent ensuite leurs précieux documents. Si besoin, votre prestataire de paie se chargera de former vos équipes à l’utilisation du nouvel outil.
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Étape 4 (bonus) : la remise des bulletins de paie directement dans le coffre-fort numérique personnel et sécurisé de vos salariés
Savez-vous qu’il est possible de remettre le bulletin de paie dans les coffres–forts numériques de vos salariés ? Si la solution de votre prestataire de paie est compatible avec le coffre-fort électronique utilisé dans votre entreprise, il suffit de quelques clics pour y déposer directement les fiches de paie.
Vous n’avez pas encore déployé de coffre-fort numérique dans votre entreprise ? Nous vous invitons vivement à le faire. Les avantages sont extrêmement nombreux et totalement en phase avec une gestion de paie externalisée. En choisissant un coffre-fort digital intégrable avec la solution de votre prestataire de paie (comme c’est le cas avec le coffre-fort Digiposte, compatible avec la plupart des outils de traitement de la paie du marché), vous faites d’une pierre deux coups.
Vous souhaitez passer la vitesse supérieure en déployant un coffre-fort numérique en parallèle de l’externalisation de la paie ? Faites comme la société U LOGISTIQUE (dont vous pouvez découvrir le Case Study ici
