La dématérialisation RH n’est plus une option mais une nécessité. En effet, selon le Baromètre Digiposte for business*, en 2025 c’est 63 % des salariés qui reçoivent leurs bulletins de paie sous un format dématérialisé. En 2020, il s’agissait seulement de 42 % des salariés. Cependant, il n’est pas toujours évident de savoir par où commencer pour initier ces changements. Voici un guide pratique qui vous présente les étapes clés pour dématérialiser vos process RH. Avec l’aide d’un consultant, l’offre de conseil Digicoach vous aide à mener à bien votre projet de dématérialisation RH.
1. Dématérialisation des Ressources Humaines : définition
La dématérialisation RH se définit comme le processus de conversion des documents physiques en formats numériques. Les fichiers numérisés sont stockés sur des supports digitaux et la gestion des procédures administratives devient plus fluide.
Et parmi tous les départements d’une entreprise, les ressources humaines sont souvent celles qui utilisent le plus de papier. Ainsi, la dématérialisation s’avère être la solution optimale pour diminuer les coûts et économiser du temps.
Découvrez tous nos conseils à destination des RH.
2. Quels sont les enjeux de la dématérialisation RH en 2025 ?
La transition vers le numérique s’impose désormais comme une étape incontournable pour les entreprises. La dématérialisation renforce la relation de confiance employeur–salarié, tout en répondant à des impératifs de sécurité et de conformité. Cette mutation est portée par une logique de gains tangibles : moins de coûts logistiques, des équipes RH moins sollicitées pour des tâches répétitives, et des documents accessibles immédiatement. Mais elle doit aussi intégrer les attentes grandissantes des collaborateurs : accessibilité et transparence.
Voici un aperçu des principaux enjeux identifiés :
- Adoption massive avec une progression de 50 % ;
- Modes de réception privilégiés : 69 % des salariés citent le « coffre‑fort numérique » comme mode principal, loin devant l’email (16 %) ou l’intranet RH (14 %).
- Préoccupations persistantes : plus de 80 % des salariés expriment des inquiétudes sur la sécurité des données (41 % pour la fraude, 29 % pour le vol).
- Exigence de souveraineté : 72 % jugent important que les données soient hébergées en France ou en Europe.
- Intérêt pour d’autres documents RH : 57 % des salariés veulent recevoir leurs contrats de travail numériquement, 52 % les documents de formation, 51 % les conventions collectives, et 73 % souhaitent la signature é
3. Bien préparer sa dématérialisation RH : les étapes à suivre
La dématérialisation RH s’accélère dans les entreprises. Selon une étude de Gartner* (2025), 55 % des responsables RH estiment que leurs technologies actuelles ne répondent plus aux besoins à venir, et 51 % ne peuvent pas en mesurer clairement le ROI. Voici les différentes étapes importantes pour réussir votre dématérialisation RH.
Audit de vos process RH actuels
Quels sont vos processus RH actuels ? Voici nos conseils pour les identifier :
- Déterminez quels aspects peuvent être numérisés ;
- Pointez les inefficacités à résoudre ;
- Collaborez étroitement avec toutes vos équipes afin de cerner leurs besoins spécifiques en rapport avec leurs services ;
- Et vérifiez l’interaction avec votre SIRH actuel.
Pour cela adoptez de bonnes pratiques : établissez une cartographie process/document claire, puis, analysez la volumétrie et les cycles de vie des documents et consultez les utilisateurs RH pour identifier les points de frictions.
Les questions à se poser
Voici quelques idées de questions à se poser pour vous guider dans votre prise de décision :
- Quels sont les travaux effectués ?
- Quels sont les profils de vos collaborateurs ?
- Comment les différents systèmes d’information interagissent-ils ?
- Quels sont les aspects à améliorer ?
- Quels documents nécessitent une numérisation ?
- Quel volume représentent-ils ?
- À quelle cadence sont-ils édités ou mis à jour ?
Établir des objectifs clairs
Lorsque vous envisagez un projet de dématérialisation RH, il convient de fixer un cadre clair dès le départ. Votre démarche doit impérativement viser l’efficacité opérationnelle, en automatisant les tâches récurrentes comme la paie ou le traitement des congés, (ce qui libère du temps pour les missions stratégiques).
Par ailleurs, la réduction des erreurs est un autre enjeu majeur : les workflows numériques éliminent les oublis et les saisies manuelles, ce qui favorise la traçabilité et la conformité. Enfin, le projet doit améliorer l’expérience collaborateur, en déployant un accès simple et transparent à leurs documents RH.
Important
Associez vos collaborateurs dès le début et tout au long du processus de dématérialisation. C’est la condition sine qua non pour une dématérialisation réussie. En effet, négliger cette étape risque de les perturber et d’engendrer un climat de frustration.
Rappelez-vous que vos collaborateurs sont vos meilleurs porte-parole. Il serait contre-productif de les exclure d’un projet qui vise à améliorer leur bien-être au travail.
Comment Digiposte vous accompagne ?
Digiposte vous guide tout au long du processus de votre projet de dématérialisation RH et de mise en place du bulletin de paie électronique avec :
- La mise en place d’un système de routage sécurisé à grande échelle pour le dépôt des e-fiches de paie (conforme à la norme NF 42013) ;
- La certification des bulletins de paie dématérialisés acheminés ;
- La gestion de l’adhésion des collaborateurs ;
- La mise à disposition d’un espace dédié pour les entreprises.
Nous nous adaptons à vos besoins et vous proposons un accompagnement sur-mesure.
4. Dématérialisation des processus RH : au-delà des documents
La dématérialisation ne concerne pas seulement les documents, elle traite aussi les workflows RH avec :
- L’onboarding digital (contrats signés électroniquement, intégration automatisée) ;
- La signature électronique pour avenants et documents sensibles ;
- La gestion des congés en ligne ;
- La candidature en ligne (tri, entretien vidéo, tests), etc.
Intégrer ces processus dans votre SIRH permet de simplifier la circulation des informations et d’éviter les doubles saisies.
5. La dématérialisation des candidatures : un pas vers la modernisation du recrutement
Numériser le processus de candidature inclut : réception de CV, lettres, entretiens vidéo, et outils d’évaluation.
Les avantages de la dématérialisation des candidatures
La dématérialisation des candidatures offre plusieurs avantages, aussi bien pour les candidats que pour les entreprises :
- Gain de temps ;
- Meilleure traçabilité du parcours candidat ;
- Accessibilité ;
- Réduction des coûts ;
- Organisation optimisée ;
- Respect de l’environnement ;
- Et image employeur valorisée digitalement.
La mise en place de la dématérialisation des candidatures
La mise en place de la dématérialisation des candidatures nécessite une certaine préparation et l’adoption d’outils numériques adaptés.
Elle repose également sur une bonne communication avec les postulants. Vous devez les informer sur le processus de candidature en ligne et leur fournir un soutien en cas de difficultés.
6. Les dispositifs d’aide aux salariés : améliorer l’expérience utilisateur
Un projet de dématérialisation RH réussi ne doit pas uniquement se concentrer sur l’efficacité opérationnelle. Il doit également viser à améliorer l’expérience des employés.
Les Chatbots : un soutien instantané pour les employés
En instaurant ce système, vous boostez vos process. En effet, les chatbots répondent rapidement aux questions des employés, et réduisent la charge de travail sur le personnel RH.
Ils peuvent également être programmés pour fournir des informations spécifiques à l’entreprise, ce qui améliore l’efficacité de la communication interne.
FAQ en ligne : une ressource incontournable
Une FAQ en ligne clarifie les processus et les politiques de l’entreprise. C’est une ressource très importante pour les employés.
Ils peuvent y accéder à tout moment et obtenir des réponses à leurs questions.
Apprenez-en plus sur l’expérience collaborateur.
7. Digicoach : Votre partenaire pour une transition numérique sur mesure
Bénéficiez d’une approche de conseil individualisé avec Digicoach. Un expert Digiposte déploie toute son expérience pour vous accompagner tout au long de votre projet.
Des conseils personnalisés
La prestation de conseil Digicoach évalue vos besoins spécifiques et vous aide à concevoir un plan de dématérialisation adapté. L’équipe d’experts RH de Digicoach vous accompagne pour :
- Favoriser le changement au sein de votre entreprise ;
- Déployer une communication instructive et efficace ;
- Assurer le suivi en temps réel de vos projets ;
- Stimuler l’engagement de toutes les parties prenantes de votre entreprise : direction, managers, collaborateurs, instances sociales ;
- Et augmenter l’acceptation des documents RH numérisés.
Grâce à l’offre Digicoach, nos experts RH sont là pour vous aider à relever ces défis. Ils évaluent le niveau de maturité numérique de votre entreprise et identifient les éventuelles résistances face à la dématérialisation, en particulier du bulletin de paie.
Que propose Digicoach ?
Digicoach se distingue par son offre de conseil sur mesure et son accompagnement :
- Conservation certifiée ;
- Les e-bulletins de paie sont considérés comme des originaux numériques et sont distribués avec un certificat d’authenticité Digiposte ;
- Gestion automatisée pour tous les collaborateurs qui rassemblent, regroupent et pilotent de manière automatique tous leurs documents administratifs (fiches de paie, attestations de mutuelle, factures e-commerce, etc.) ;
- Intermédiaire de confiance car les documents (y compris les bulletins de salaire électroniques) sont conservés de manière sécurisée et permanente grâce au Groupe La Poste.
Un service qui fait la différence
Digiposte est l’interlocuteur idéal pour faciliter la dématérialisation de vos processus RH. Avec des outils faciles à utiliser, vous numérisez rapidement vos documents et améliorez l’efficacité de votre service RH.
Ainsi, avec un plan d’action personnalisé, Digicoach assure une transition en douceur vers le numérique, maximisant ainsi le taux d’adhésion.
La préparation d’un projet de dématérialisation RH nécessite une réflexion stratégique, un partenaire technologique et humain solide comme et l’implémentation de dispositifs d’aide aux salariés. En suivant ces étapes, votre projet sera un réel succès. Embrassez le futur de la gestion des ressources humaines !
La dématérialisation RH est désormais un pilier de la modernisation des organisations. En 2025, 63 % des salariés ont adopté le bulletin numérique, 69 % utilisent un coffre‑fort numérique et la demande augmente pour d’autres documents. Pour réussir ce virage, il faut structurer vos étapes, fixer des objectifs mesurables, intégrer les processus RH et accompagner pleinement vos collaborateurs.
Contactez un expert Digicoach pour un audit personnalisé de votre maturité numérique RH et bénéficiez d’un accompagnement sur mesure.
Découvrez nos solutions pour les entreprises.
Sources :
*Baromètre 2024 de la dématérialisation des documents RH
**Top 5 des tendances et priorités RH les plus importantes en 2025
