La dématérialisation RH n’est plus une option mais une nécessité. En effet, selon le Baromètre Digiposte for business*, en 2022 c’était 52 % des salariés qui recevaient leurs bulletins de paie sous un format dématérialisé. Cependant, il n’est pas toujours évident de savoir par où commencer pour initier ces changements. Voici un guide pratique qui vous présente les étapes clés pour dématérialiser vos process RH. Avec l’aide d’un consultant, l’offre de conseil Digicoach vous aide à mener à bien votre projet de dématérialisation RH.
Dématérialisation des Ressources Humaines : définition
La dématérialisation RH se définit comme le processus de conversion des documents physiques en formats numériques. Les fichiers numérisés sont stockés sur des supports digitaux et la gestion des procédures administratives devient plus fluide.
Et parmi tous les départements d’une entreprise, les ressources humaines sont souvent celles qui utilisent le plus de papier. Ainsi, la dématérialisation s’avère être la solution optimale pour diminuer les coûts et économiser du temps.
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Bien préparer sa dématérialisation RH : les étapes à suivre
La dématérialisation RH s’accélère dans le monde des affaires. Selon une étude de Gartner** (2019), plus de 80% des entreprises envisagent de numériser leurs processus RH d’ici 2024. Voici les différentes étapes importantes pour réussir votre dématérialisation RH.
Audit de vos process RH actuels
Quels sont vos processus RH actuels ? Voici nos conseils pour les identifier :
- Déterminez quels aspects peuvent être numérisés ;
- Pointez les inefficacités à résoudre ;
- Collaborez étroitement avec toutes vos équipes afin de cerner leurs besoins spécifiques en rapport avec leurs services.
Cette démarche permet de baliser efficacement le processus de dématérialisation. Voici quelques idées de questions à se poser pour vous guider dans votre prise de décision :
- Quels sont les travaux effectués ?
- Quels sont les profils de vos collaborateurs ?
- Quels documents nécessitent une numérisation ?
- Quel volume représentent-ils ?
- A quelle cadence sont-ils édités ou mis à jour ?
- Comment les différents systèmes d’information interagissent-ils ?
- Quels sont les aspects à améliorer ?
Important
Associez vos collaborateurs dès le début et tout au long du processus de dématérialisation. C’est la condition sine qua non pour une dématérialisation réussie. En effet, négliger cette étape risque de les perturber et d’engendrer un climat de frustration.
Rappelez-vous que vos collaborateurs sont vos meilleurs porte-parole. Il serait contre-productif de les exclure d’un projet qui vise à améliorer leur bien-être au travail.
Depuis le 1er janvier 2017 (Loi Travail), les entreprises peuvent passer aux documents RH électroniques, sans consentement préalable du salarié (décret n°2016-1762***).
Digiposte vous guide tout au long du processus de votre projet de dématérialisation RH et de mise en place du bulletin de paie électronique avec :
- La mise en place d’un système de routage sécurisé à grande échelle pour le dépôt des e-fiches de paie (conforme à la norme NF 42013****) ;
- La certification des bulletins de paie dématérialisés acheminés ;
- La gestion de l’adhésion des collaborateurs ;
- La mise à disposition d’un espace dédié pour les entreprises.
Nous nous adaptons à vos besoins et vous proposons un accompagnement sur-mesure.
Établir des objectifs clairs
La dématérialisation doit répondre à des objectifs et des contraintes spécifiques :
- Amélioration de l’efficacité ;
- Réduction des erreurs ;
- Optimisation de l’expérience collaborateur.
La dématérialisation des candidatures : un pas vers la modernisation du recrutement
La dématérialisation des candidatures est aussi connue sous le nom de recrutement en ligne. Cette pratique de plus en plus répandue consiste à numériser tout le processus de candidature. Cela inclut la réception et le traitement des CV, des lettres de motivation, des tests de compétences, des entretiens vidéo, etc.
Les avantages de la dématérialisation des candidatures
La dématérialisation des candidatures offre plusieurs avantages, aussi bien pour les candidats que pour les entreprises :
- Gain de temps et d’efficacité ;
- Accessibilité ;
- Réduction des coûts ;
- Organisation optimisée ;
- Respect de l’environnement.
La mise en place de la dématérialisation des candidatures
La mise en place de la dématérialisation des candidatures nécessite une certaine préparation et l’adoption d’outils numériques adaptés.
Elle repose également sur une bonne communication avec les postulants. Vous devez les informer sur le processus de candidature en ligne et leur fournir un soutien en cas de difficultés.
Les dispositifs d’aide aux salariés : améliorer l’expérience utilisateur
Un projet de dématérialisation RH réussi ne doit pas uniquement se concentrer sur l’efficacité opérationnelle. Il doit également viser à améliorer l’expérience des employés.
Les Chatbots : un soutien instantané pour les employés
En instaurant ce système, vous boostez vos process. En effet, les chatbots répondent rapidement aux questions des employés, et réduisent la charge de travail sur le personnel RH.
Ils peuvent également être programmés pour fournir des informations spécifiques à l’entreprise, ce qui améliore l’efficacité de la communication interne.
FAQ en ligne : une ressource incontournable
Une FAQ en ligne clarifie les processus et les politiques de l’entreprise. C’est une ressource très importante pour les employés.
Ils peuvent y accéder à tout moment et obtenir des réponses à leurs questions.
Apprenez-en plus sur l’expérience collaborateur
Digicoach : Votre partenaire pour une transition numérique sur mesure
Bénéficiez d’une approche de conseil individualisé avec Digicoach. Un expert Digiposte déploie toute son expérience pour vous accompagner tout au long de votre projet.
Des conseils personnalisés
La prestation de conseil Digicoach évalue vos besoins spécifiques et vous aide à concevoir un plan de dématérialisation adapté. L’équipe d’experts RH de Digicoach vous accompagne pour :
- Favoriser le changement au sein de votre entreprise ;
- Déployer une communication instructive et efficace ;
- Assurer le suivi en temps réel de vos projets ;
- Stimuler l’engagement de toutes les parties prenantes de votre entreprise : direction, managers, collaborateurs, instances sociales ;
- Et augmenter l’acceptation des documents RH numérisés.
Grâce à l’offre Digicoach, nos experts RH sont là pour vous aider à relever ces défis. Ils évaluent le niveau de maturité numérique de votre entreprise et identifient les éventuelles résistances face à la dématérialisation, en particulier du bulletin de paie. Digicoach se distingue par son offre de conseil sur mesure et son accompagnement :
- Conservation certifiée ;
- Les e-bulletins de paie sont considérés comme des originaux numériques et sont distribués avec un certificat d’authenticité Digiposte ;
- Gestion automatisée pour tous les collaborateurs qui rassemblent, regroupent et pilotent de manière automatique tous leurs documents administratifs (fiches de paie, attestations de mutuelle, factures e-commerce, etc.) ;
- Intermédiaire de confiance car les documents (y compris les bulletins de salaire électroniques) sont conservés de manière sécurisée et permanente grâce au Groupe La Poste.
Un service qui fait la différence
Digiposte est l’interlocuteur idéal pour faciliter la dématérialisation de vos processus RH. Avec des outils faciles à utiliser, vous numérisez rapidement vos documents et améliorez l’efficacité de votre service RH.
Ainsi, avec un plan d’action personnalisé, Digicoach assure une transition en douceur vers le numérique, maximisant ainsi le taux d’adhésion.
La préparation d’un projet de dématérialisation RH nécessite une réflexion stratégique, un partenaire technologique et humain solide comme et l’implémentation de dispositifs d’aide aux salariés. En suivant ces étapes, votre projet sera un réel succès. Embrassez le futur de la gestion des ressources humaines !
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Sources :
*Baromètre 2021 : comment les RH voient leur métier au quotidien – Digiposte for business
**La digitalisation des activités transforme les ressources | Gartner
