Lorsqu’on parle de digitalisation des documents ou de coffres-forts numériques, les confusions sont nombreuses autour des différents termes utilisés : dématérialiser, numériser, archiver… Ces verbes se ressemblent tous, mais désignent des actions différentes et bien distinctes.
Où est la différence entre ces termes ? Et surtout : comment dématérialiser et archiver des documents d’entreprise dans les meilleures conditions ?
Digiposte fait le point pour vous aider à y voir plus clair.
1. Du papier au digital : la numérisation
La numérisation désigne l’action de transformer un document physique en une version numérique. Une « image numérique » est ainsi créée à partir du document au format papier. A noter, celle-ci est bien une copie du document, et ne peut pas être considéré comme un original numérique.
Le document peut être un bulletin de paie, une carte d’identité ou tout autre document administratif (personnel ou non). Une fois numérisé (au format PDF ou JPEG) à l’aide d’un scanner intégré à une imprimante ou sur mobile, le document numérique facilite grandement les démarches au quotidien.
Il vous suffit, en effet, de l’envoyer depuis votre ordinateur ou votre smartphone pour que votre destinataire le reçoive en quelques secondes (et quelques clics). La numérisation permet aussi de conserver une copie du document et de pouvoir la ressortir en cas de perte ou de détérioration du document papier original.
Les documents numérisés sont également plus faciles à classer et à retrouver (par opposition aux archives en papier). Si le document est bien renommé et bien indexé, il peut être retrouvé en quelques clics.
La numérisation est une fonctionnalité utile à la gestion des documents administratifs et certaines applications mobiles, telles que l’application Digiposte, ont fait le choix de l’intégrer afin de permettre à ses utilisateurs de numériser facilement et fidèlement tous ses documents administratifs. Cela s’avère bien pratique si vous n’avez pas d’imprimante chez vous et si vous souhaitez numériser un document à tout moment quel que soit votre localisation.
2. La dématérialisation, un processus complet (et inéluctable)
Alors que la numérisation se résume au fait de transformer un document papier en une copie numérique, la dématérialisation va encore plus loin. Il s’agit d’un processus complet et global de transformation digitale, qui produit des originaux numériques.
Comme dans le cas de la numérisation, la dématérialisation produit un document en version numérique. Deux différences à noter : le processus utilisé et le document numérique issu de ce processus. En effet, la dématérialisation est un processus qui se fait au niveau du système d’information et qui est très souvent automatisé. Quant au document numérique issu de cette dématérialisation, il est considéré comme un original, ayant la même valeur que son équivalent papier.
Dans les entreprises, l’exemple le plus emblématique est celui de la dématérialisation du bulletin de paie. Il y a encore quelques années, les services RH (l’employeur ou le service comptable dans le cas des TPE et des plus petites PME) géraient la paie de bout en bout : édition, impression, mise sous pli, affranchissement, envoi ou remise en main propre auprès de chaque salarié.
La gestion de la paie est un processus fastidieux et récurrent qui a été tout récemment modernisé avec l’arrivée de la dématérialisation du bulletin de paie (surtout depuis la loi El Khomri de 2016, qui a accéléré le phénomène). Grâce à un système d’information (SIRH) et une connexion vers une solution de dématérialisation (de type coffre-fort électronique), toutes ces actions sont automatisées en quelques clics.
Le bulletin de paie dématérialisé a donc révolutionné le quotidien des employeurs et des responsables RH en leur permettant de gagner en productivité et de dégager du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée (recrutement, gestion des talents…). Il a aussi permis de réaliser des économies non négligeables sur l’utilisation de consommables (encre, papier, imprimantes, enveloppes, etc.) et de renforcer la RSE (en participant à la transition écologique).
Au-delà du bulletin de paie, ces retombées positives s’appliquent également à tout document dématérialisé (qu’il s’agisse de documents RH ou pas).
D’un point de vue juridique, la dématérialisation est aussi très intéressante : un document dématérialisé a la même valeur probatoire qu’un document physique, s’il respecte la norme NF 42-013 (qui définit les critères d’archivage et de conservation des documents numériques).
Dans le cas de Digiposte, chaque document dématérialisé envoyé dans le coffre-fort numérique est accompagné d’un certificat d’authenticité. Lorsque le document numérique est réutilisé par un collaborateur dans une démarche administrative, son interlocuteur reçoit ce certificat qui atteste que le document est un original numérique.
3. Qu’en est-il de l’archivage ?
Avec un volume grandissant de documents dématérialisés à gérer, les entreprises doivent désormais faire face à un enjeu inédit : comment les conserver et les stocker dans le temps ?
C’est là qu’intervient la notion d’archivage numérique. Lorsqu’il s’agit d’un espace de stockage numérique pour l’ensemble des documents dématérialisés appartenant à une entreprise, on parle plus communément d’archivage employeur. L’employeur et/ou les services compétents (souvent les RH ou encore les services comptables) y organisent à leur guise les documents administratifs.
Dans les archives numériques, on retrouve les documents relatifs à l’entreprise, mais aussi l’ensemble des documents concernant le personnel : contrats de travail, fiches de paie, avenants, BSI, notices de mutuelle, évaluations professionnelles, absences, congés, etc.
Notez bien que les archives numériques d’une entreprise ne sont pas accessibles aux salariés.
Seul le personnel habilité peut les consulter. Et cela même si certains documents dématérialisés concernent à titre individuel un collaborateur (comme ceux constituant le dossier du personnel). Pour cette catégorie de documents, l’employeur doit être en mesure de les communiquer à chaque salarié concerné.
C’est aussi pour cette raison qu’une solution d’archivage employeur est souvent couplée à une solution de coffre-fort numérique, afin de permettre la diffusion des documents RH concernant le personnel aux collaborateurs dans des espaces personnels et sécurisés.
4. Comment diffuser les documents aux collaborateurs dans les meilleures conditions ?
Pour dématérialiser et diffuser des documents RH individuels avec efficacité et en toute sécurité, pensez à utiliser des coffres-forts numériques et vérifiez si ceux-ci apportent de nouveaux services à vos collaborateurs.
En quelques clics, vous avez la possibilité de transférer ou de copier les documents depuis vos archives numériques vers les coffres-forts électroniques de vos salariés.
Les documents que vous déposez dans ces espaces virtuels sécurisés et personnels (les données contenues dans le coffre leur appartiennent) sont accessibles 24h/24 et 7j/7, même lorsque vos collaborateurs ne sont pas présents physiquement dans l’entreprise. Certains prestataires proposent même à vos salariés une application mobile (native dans le cas de Digiposte) qui facilite grandement son accès depuis un smartphone.
A savoir, dans le cas de Digiposte, le coffre-fort électronique ne se cantonne pas à un simple rôle d’espace d’archivage salarié, il facilite aussi la vie administrative de votre collaborateur en automatisant la réception de leurs documents administratifs (factures, attestations de mutuelle, avis d’impôt…) et en leur permettant de les partager à l’aide d’un lien sécurisé lors de démarches administratives personnelles (demande de crédit immobilier, déménagement…).
Le coffre-fort numérique est la solution clé en main pour les employeurs, les responsables RH et les services comptables qui se demandent comment dématérialiser et diffuser les documents numériques de leurs collaborateurs dans des espaces personnels et sécurisés. Facile d’utilisation, le coffre-fort Digiposte vous permet une dématérialisation et une diffusion de vos documents RH en bonne et due forme. Qu’attendez-vous pour le découvrir ?
