Vous recherchez une solution de dématérialisation pour diffuser des documents administratifs aux salariés de votre entreprise ? C’est une bonne idée, car la digitalisation facilite grandement la gestion de cette diffusion.
Vous êtes intéressé et vous souhaiteriez comprendre comment Digiposte peut vous aider à dématérialiser sereinement des documents RH ? Cet article passe justement en revue les avantages concurrentiels du coffre-fort numérique Digiposte.
1. Rappel : les avantages procurés par toute solution de dématérialisation
Avant de passer en revue les avantages spécifiques à Digiposte, il est essentiel de rappeler les avantages procurés par toute solution de dématérialisation. Les voici ci-dessous :
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Facilité d’accès aux documents dématérialisés (à tout moment et depuis n’importe où, même en dehors de l’entreprise).
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Sécurisation et durabilité des originaux numériques (les équivalents papiers sont plus facilement perdus, volés ou abîmés).
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Traçabilité numérique des documents (grâce à l’horodatage, la signature électronique et le journal des activités).
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Diminution des tâches chronophages et répétitives pour le personnel RH (comme l’impression, la mise sous pli et la remise du bulletin de paie à chaque collaborateur).
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Certitude de délivrer les documents RH en temps et en heure (grâce à l’automatisation des process).
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Baisse drastique des coûts d’impression, de mise sous pli et d’affranchissement (imprimantes, cartouches d’encre, papier, enveloppes, timbres).
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Réduction de l’empreinte écologique (notamment en utilisant moins de consommables et en réduisant l’émission de CO2).
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Amélioration de la marque employeur (l’entreprise est perçue comme innovante et favorable à l’environnement).
Comme toute solution de dématérialisation, le coffre-fort numérique Digiposte vous assure tous les avantages listés ci-dessus. Mais la promesse de Digiposte va un cran plus loin : sécurité aux normes du marché, hébergement 100% français, numérique responsable, accompagnement sur mesure, application mobile native…
2. Avantage Digiposte n°1 : une solution certifiée conforme aux normes de sécurité du marché français
La sécurité des données sensibles et des documents stockés dans le coffre-fort numérique est au centre de nos préoccupations. C’est pourquoi Digiposte respecte la norme Afnor NF Z42-020. Ces normes françaises assurent l’intégrité et la bonne conservation des documents stockés chez nous. Elles attestent également que la solution Digiposte est en conformité avec les exigences du décret n° 2018-418.
Le système de management de sécurité de l’information de Digiposte, quant à lui, est certifié conforme à la norme internationale Iso 27 001. Nous garantissons la mise en place de bonnes pratiques et de procédures assurant une sécurité des données optimale (identification des menaces, maîtrise des risques …).
3. Avantage Digiposte n°2 : un hébergement 100% français
Cet avantage est dans la continuité directe du point précédent. Contrairement à d’autres solutions de dématérialisation RH du marché, Digiposte héberge la totalité de vos fichiers en France. 100 % de la chaîne de traitement de vos données est gérée par les Datacenters du Groupe La Poste, sans sous-traitance internationale.
Concrètement, cela signifie que vos données personnelles sont couvertes et protégées par les droits français et européen. Ces législations sont particulièrement rigoureuses en matière de protection des données personnelles (ne serait-ce qu’au niveau du RGPD). Cela n’est pas toujours le cas des hébergeurs situés dans d’autres pays.
Pour davantage d’informations sur l’importance de choisir une solution de dématérialisation hébergée en France, nous vous invitons à lire cet article entièrement consacré au sujet.
4. Avantage Digiposte n°3 : une initiative au service de votre stratégie RSE
Comme vous le savez, mettre en place une solution de dématérialisation, c’est un moyen simple d’agir en faveur de l’environnement, et plus globalement d’améliorer votre RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises).
En respectant des critères stricts sur ce sujet, Digiposte vous aide à renforcer encore davantage votre stratégie RSE. En effet, le groupe La Poste compense 100 % de ses émissions de CO2 depuis 2012.
Choisir Digiposte, c’est donc opter pour une solution de dématérialisation « Green IT » ayant fait le choix de la neutralité carbone. Un véritable engagement de votre part en faveur de la transition écologique, à nos côtés.
Notez par ailleurs que notre solution de dématérialisation est aussi accessible pour les personnes malvoyantes. Un point de plus en faveur de votre RSE et du bien-être de vos salariés.
5. Avantage Digiposte n°4 : un accompagnement sur-mesure
Digiposte est une solution de dématérialisation qui s’adresse aussi bien aux grandes entreprises qu’aux PME et TPE (ces dernières étant trop souvent les grandes oubliées de la digitalisation). Notre solution est ainsi disponible dans un format simplifié et davantage adapté aux spécificités des petites entreprises.
Digiposte est aussi bien plus qu’une simple solution de dématérialisation. Nous vous proposons également un service d’accompagnement Digicoach, afin de vous aider à accompagner le changement, communiquer sur le coffre-fort numérique sur site et faire adhérer vos salariés à ce projet de transformation numérique.
D’ailleurs, pour aider vos collaborateurs à prendre en main la solution, nous leur proposons une assistance dédiée, par mail et via un chatbot. Vous pouvez aussi opter pour l’option d’assistance téléphonique dédiée si vous le désirez.
6. Avantage Digiposte n°5 : une application mobile native afin de rendre la solution plus pratique
En optant pour le coffre-fort numérique Digiposte, vous vous assurez que vos collaborateurs détiennent chacun, un espace personnel, sécurisé et unique, dans lequel ils retrouveront l’ensemble des documents RH que votre entreprise leur diffusera. A savoir, cela s’avère aussi très pratique pour eux : ils peuvent ajouter des organismes, collecter automatiquement toutes sortes de documents administratifs (factures, relevés bancaires, attestations de paiement de mutuelle, avis d’impôts…) et les partager de manière sécurisée lors de démarches administratives. Digiposte leur permet donc de simplifier la gestion de leur vie administrative professionnelle et personnelle.
La solution est utilisable depuis un ordinateur, mais aussi depuis un smartphone. Eh oui, Digiposte dispose également d’une application mobile native. Il s’agit d’ailleurs de la seule application mobile native de coffre-fort numérique disponible sur le marché.
Le petit plus : un mode sombre est disponible depuis cet été sur notre application. Ce mode permet de réduire la consommation d’énergie, ainsi que la fatigue visuelle de vos salariés.
7. Avantage Digiposte n°6 : la solution de coffre-fort numérique éprouvée et pérenne du marché français
Avec plus de 5 000 entreprises partenaires, 5 million d’utilisateurs, 61 millions de documents RH dématérialisés et 94% des salariés satisfaits, Digiposte est la solution de coffre-fort numérique salarié numéro 1 du marché français. Notre solution est réputée pour sa fiabilité et pour la qualité de son service. En tant que solution numérique du groupe La Poste, nous sommes avant tout reconnus comme un partenaire pérenne et de confiance.
Notre solution éprouvée nous permet en outre d’être compatibles avec l’ensemble des logiciels de gestion de paie. C’est une contrainte technique de moins à gérer de votre côté.
Enfin, en optant pour Digiposte, vous choisissez aussi une solution globale qui inclut les autres filiales du groupe La Poste : vos données sont hébergées dans les Datacenters de Docaposte et, si applicable, les bulletins de paie papier des salariés ne souhaitant pas adhérer au bulletin de paie numérique sont aussi gérés en toute facilité avec Maileva.
Vous souhaitez en savoir davantage sur la solution de dématérialisation Digiposte ? Découvrez ce que Digiposte est, et n’est pas, en lisant cet article. Vous pouvez également prendre contact avec nous pour nous poser directement toutes vos questions.
