Réputé pour ses fonctions de réception et de conservation de documents dématérialisés, Digiposte évolue et propose un service de communications salariés pour faciliter les communications descendantes de l’entreprise envers le collaborateur recevant ses bulletins de paie dans son coffre-fort numérique. Pour cela, l’adhésion des salariés est nécessaire.
En quoi consiste cette pratique ? Comment cela est-il mis en place ? Pourquoi utiliser ce service ?
Gilles Vaillant, Directeur de projet « transformation RH », fait le point avec nous sur ce nouveau service qui permet de communiquer sur les grandes actualités RH du Groupe La Poste
1. Les communications salariés : qu’est-ce que c’est ?
Gilles Vaillant : « Les communications salariés sont des petites cartes d’actualités présentes dans l’espace « La Poste employeur » de Digiposte et dans lesquelles nous passons des courts messages d’information RH pour les postiers. Un peu comme sur Twitter, le nombre de caractères est limité ce qui nous challenge pour définir un message clair et percutant en quelque mots. Nous pouvons y joindre un lien vers un de nos intranets, un site internet ou tout simplement un document en PDF. Les postiers y ont accès en cliquant simplement sur l’actualité. »
Digiposte : Les communications salariés sont de petits encarts d’actualités disponibles sur les versions mobile et web du profil de l’employeur au sein du coffre-fort numérique Digiposte. Chaque collaborateur recevant ses bulletins de paie au format dématérialisé dans son coffre-fort numérique personnel et sécurisé Digiposte y a donc simplement et automatiquement accès, sans avoir besoin de s’abonner au fil d’actualité.
Ces communications salariés se présentent sous la forme d’un carrousel, au nombre maximum de trois cartes, et permettent aux entreprises de diffuser un certain nombre d’informations à leurs collaborateurs.
2. Qui peut bénéficier du service communications salariés ?
Gilles Vaillant: « Les cartes d’actualité sont une option que nous pouvons activer en fonction de nos besoins de communications auprès des postiers – utilisateurs du coffre-fort Digiposte et pour qui nous déposons leurs bulletins de paie sous format numérique. »
Digiposte : Pour pouvoir bénéficier du service des communications salariées, une entreprise a simplement besoin d’être client(e) chez Digiposte. Il s’agit d’une option payante connexe à la fonctionnalité de dépôt et de conservation des documents numériques, notamment le bulletin de paie dématérialisé.
Notez que si l’une de vos communications salariés redirige vers un document PDF hébergé, le coût de l’hébergement ne sera pas comptabilisé comme un document PDF envoyé dans les coffres-forts numériques de vos collaborateurs.
3. Comment fonctionnent les communications salariés côté entreprise ?
Gilles Vaillant : « Lorsque nous avons besoin de communiquer auprès de nos postiers – utilisateurs de Digiposte, nous envoyons aux équipes de Digiposte, le titre de l’actualité, le contenu du texte et le lien url vers le site intranet, internet ou vers le document pdf que nous souhaitons communiquer aux postiers. Le petit + : Digiposte nous a mis à disposition un outil très simple pour nous assurer que le contenu de notre message rentre bien dans l’espace pré-défini des actualités. »
Digiposte : Pour pouvoir afficher des communications salariés (maximum 3) sur les coffres forts de vos collaborateurs, rien de plus simple. C’est l’équipe de Digiposte qui est chargée du paramétrage et de la publication des communications salariés. Vous envoyez par e-mail le titre et le petit texte à afficher, le lien vers lequel vous souhaitez que votre carte redirige, évidemment la durée d’affichage pour chaque carte (maximum 1 mois) et le tour est joué.
4. Puis-je choisir à qui je veux afficher mes communications salariés ?
Gilles Vaillant : « Les communications que nous intégrons dans les cartes d’actualité sont à destination de tous les postiers qui ont choisi de recevoir leurs bulletins de paie numériques dans leur coffre-fort Digiposte. Pour rappel, le coffre-fort Digiposte est un espace personnel, sécurisé et qui appartient aux postiers. Nous n’y avons pas accès et notre position est de ne pas être trop intrusif. Nous ne communiquons donc que des informations pertinentes pour l’ensemble des postiers utilisateurs. »
Digiposte : Si vous diffusez une ou plusieurs communications salariés, tous les salariés de votre entreprise ayant accepté d’utiliser le coffre-fort numérique Digiposte les verront. L’objectif est d’informer l’ensemble des collaborateurs recevant le bulletin de paie numérique dans Digiposte en un seul bloc. A l’heure actuelle, les communications salariés n’ont pas vocation à diffuser des informations à un groupe d’utilisateurs en particulier.
5. Pour quels types de communications les utilisez-vous?
Gilles Vaillant : « Nous avons utilisé ces cartes d’actualité pour 2 situations totalement différentes.
La 1ère était dans le cadre du déploiement du bulletin de paie numérique pour les postiers. Nous avons voulu donner de la visibilité sur l’état d’avancement du déploiement pour les postiers qui avaient très rapidement accepté de recevoir leurs bulletins de paie dans Digiposte. L’objectif était, en leur donnant de l’information sur le déploiement, de s’appuyer sur cette communauté « pionnier – ambassadeur » du service pour qu’ils en parlent à leurs collègues indécis, qui ne s’étaient pas encore positionnés et qui avaient besoin d’être un peu plus rassurés ou tout simplement d’être accompagnés par un visage familier.
La 2ème situation est plus récente et liée au contexte de crise sanitaire et à la période de confinement que nous avons vécue. Du jour au lendemain, nous nous sommes tous vus confinés chez nous, certains en télétravail avec des outils professionnels adéquats (ordinateur, smartphone) et d’autres sans.
La DRH Groupe a mis en place un support de communication spécifique #Avoscotés pour donner aux postiers de l’information RH sur le contexte et entretenir le lien avec le Groupe La Poste. Ce support était envoyé sur la messagerie e-mail professionnelle des postiers.
Au sein de La Poste, certains collaborateurs sur le terrain (les facteurs notamment) ne consultent pas toujours régulièrement leur boite mail professionnelle. Nous nous sommes dit, dès le début du confinement, qu’il était important de communiquer les informations de l’entreprise en lien avec la crise sanitaire au plus grand nombre.
Nous avons donc utilisé les cartes d’actualités pour compléter notre dispositif de communication de crise. Chaque postier utilisateur pouvait se connecter à son espace Digiposte lorsqu’il le souhaitait via ses appareils numériques (mobile ou ordinateur) personnels. A chaque parution d’une nouvelle communication, les utilisateurs du coffre-fort numérique Digiposte recevaient une notification mobile les invitant à prendre connaissance du nouveau numéro d’#Avoscotés. »
Digiposte : Les communications salariés sont un bon moyen de communication complémentaire aux outils de communications internes classiques tels que l’e-mail professionnel. C’est aussi un excellent moyen de convaincre les collaborateurs hésitants d’adhérer au bulletin de paie Digiposte, parce que ce n’est pas juste un coffre-fort numérique, c’est aussi un outil de communication directe.
Pour en savoir plus concernant cette fonctionnalité de communications salariés, nous vous invitons à nous contacter dès à présent.
