Pour entrer de plain-pied dans la dématérialisation RH, rien de tel que de déployer un coffre-fort numérique (comme celui de Digiposte). Les coffres-forts électroniques pour bulletins de paie facilitent grandement les envois des documents RH.
Or, en tant qu’employeur, RRH ou expert-comptable, vous avez la responsabilité de remettre les documents d’entreprise à vos salariés, même en cas de pandémie.
Dans cet article, nous vous expliquons en quoi le coffre-fort numérique simplifie le stockage des documents et données. Nous faisons également un point sur les offres du coffre-fort Digiposte afin de vous aider à choisir la meilleure option pour le projet de dématérialisation dans votre entreprise.
Dématérialisation RH et coffre-fort numérique
À condition de respecter la législation française, un coffre-fort numérique s’avère être une excellente solution pour passer pleinement à la dématérialisation RH en entreprise. Nous vous résumons les informations clés à savoir sur le sujet.
Définitions simples pour comprendre la dématérialisation RH et le coffre-fort numérique
Dématérialisation RH rime souvent avec coffre-fort numérique tant ces termes sont souvent associés aujourd’hui. Pourtant, ils ne désignent pas exactement la même chose.
La dématérialisation RH désigne la simplification des processus administratifs et de gestion des documents RH à l’aide de la digitalisation et de la numérisation. Autrement dit, les documents papier (tels que les fiches de paie sur support papier) sont substitués par des documents électroniques (bulletins de paie dématérialisés).
De son côté, le coffre-fort numérique (également appelé coffre-fort électronique) est l’un des outils au service de la dématérialisation des processus RH. Il s’agit de la solution de gestion documentaire sécurisée la plus connue et plébiscitée aussi bien par le personnel RH que par les salariés.
Et pour cause : un coffre-fort numérique permet de centraliser l’ensemble de ses documents RH du collaborateur en un seul et même endroit. Cet espace a pour avantage d’être personnel, sécurisé et accessible en permanence, même en dehors des locaux de l’entreprise.
Solutions de stockage de données : pourquoi choisir le coffre-fort numérique ?
Bien sûr, il existe de nombreuses solutions pour dématérialiser et stocker des données : clés USB, disques durs externes, outils cloud, boîte mails, etc. Alors en quoi le coffre-fort numérique se distingue-t-il de ces options ?
L’argument de poids en faveur du coffre-fort électronique est la sécurité. En effet, une telle solution digitale porte bien son nom : contrairement aux autres outils cités, le coffre-fort numérique est conçu avant tout dans un souci de sécurisation des données et respecte des normes réglementaires très strictes en matière de sécurité en France.
C’est loin d’être un argument anodin, car les documents RH (comme le bulletin de paie, le contrat de travail et ses avenants, la notice de mutuelle, le BSI…) contiennent des données extrêmement sensibles, soumises à une législation très protectrice en France (RGPD européen, décrets réglementaires français, etc.).
De plus, les évolutions législatives dans le monde vont dans le sens de la protection des données et légitiment toujours plus le choix du coffre-fort digital (en entreprise et dans la vie personnelle).
Dématérialisation RH : les offres de Digiposte
Fort de ce constat, vous avez décidé de mettre en place un coffre-fort numérique dans votre entreprise. Il est temps de choisir quel prestataire vous accompagnera. En tant que coffre-fort numérique du groupe La Poste, Digiposte est très connu des Français, notamment des collaborateurs (solution la plus citée par les salariés français, selon cette étude).
Outre les avantages classiques d’un coffre-fort électronique, Digiposte a des atouts bien à lui.
Faisons maintenant le tour des deux offres et options du coffre-fort salarié Digiposte
Digiposte : l’offre complète « classique »
Le coffre-fort numérique Digiposte permet aux entreprises d’offrir à leurs salariés un espace personnel et sécurisé pour recevoir, stocker et transmettre des documents.
L’outil doit garantir l’intégrité et l’exactitude de l’origine des documents, doit permettre leur traçabilité et offrir une identification sécurisée de l’utilisateur ainsi que l’accès exclusif aux seuls tiers autorisés.
Avec le coffre-fort Digiposte, nous allons encore plus loin pour nos entreprises clientes et
interfaçons notre solution au logiciel de gestion de la paie de ces dernières. Nos équipes techniques interviennent dans la mise en place technique et vous accompagnent dans la digitalisation de vos process RH.
Etes-vous prêt à vous lancer ? Retrouvez toutes les questions relatives à notre solution dans notre livre blanc.
Digiposte Access : la solution SaaS
Comme sa grande soeur, l’offre de Digiposte Access permet d’envoyer – en quelques clics – vos documents sous format numérique, avec une parfaite traçabilité. Vous avez aussi la possibilité d’automatiser le processus, afin qu’il se fasse tout seul chaque mois, à la date que vous avez choisie.
Seule différence, Digiposte Access est une solution en mode SaaS (c’est-à-dire accessible en ligne, sans besoin d’intégration informatique) proposée aux entreprises pour faciliter les flux documentaires récurrents dans tout service RH (comme la remise des e-fiches de paye chaque mois).
Bref, Digiposte Access, c’est la solution idéale pour les employeurs, RRH et experts-comptables soucieux ne souhaitant pas effectuer d’intégration informatique et désirant avoir non seulement une livraison des documents RH en temps et en heure aux salariés dont ils ont la charge mais aussi un suivi individuel sur l’heure de remise du bulletin de paie.
Digiposte Extension : l’option de distribution
Dans certains cas, l’option Digiposte Extension est nécessaire pour étendre la distribution électronique à l’ensemble des documents administratifs (hors fiches de paye). Vous pouvez alors diffuser tous les types de documents, que ce soit à la totalité ou à une partie de vos salariés.
Cela s’avère très pratique pour multidiffuser rapidement une communication RH, comme un mot du président ou une information relative à la mutuelle d’entreprise, par exemple. Ces documents RH trouveront ainsi leur place directement dans les coffres-forts numériques de vos collaborateurs.
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Chez Digiposte, nous avons fait les comptes : plus de 7 000 entreprises partenaires, 5,5 millions d’utilisateurs (dont 92 % de salariés satisfaits), 2,6 millions de bulletins de paie dématérialisés par mois. Notre coffre-fort numérique est à portée de clic !
