L’efficacité et la rapidité en entreprise sont devenues indispensables. Pour répondre à ces nouveaux impératifs, le processus de dématérialisation RH émerge comme une avancée majeure pour les entreprises. Le Baromètre Future Ready[1] 2023 révèle que 86 % des collaborateurs considèrent la transformation digitale capitale pour la compétitivité de leur entreprise. En revanche, 57 % des dirigeants identifient la résistance au changement comme le principal frein à l’adaptation à la révolution numérique.
Avec la mise en œuvre de plateformes collaboratives et de workflows numériques, la dématérialisation RH simplifie la communication et les interactions entre toutes les parties prenantes. Elle ouvre la voie à une gestion des ressources humaines plus fluide et intégrée. Digiposte propose Digicoach, un service conçu pour accompagner les organisations dans cette transition. Cette offre propose un cadre structuré et sur mesure pour l’implémentation et l’optimisation des processus RH numériques. Du diagnostic à la mise en œuvre en passant par l’onboarding des collaborateurs, découvrez les 3 étapes d’une transformation digitale RH réussie.
DIAGNOSTIC ET PERSONNALISATION DU WORKFLOW DE DÉMATÉRIALISATION
Pour une dématérialisation RH réussie, découvrez l’approche personnalisée proposée à travers l’offre de conseil Digicoach.
UNE ÉVALUATION DÉTAILLÉE DES PROCESS RH EXISTANTS
Digicoach entame son processus par un diagnostic poussé de la structure et des processus d’envoi de documents RH existants de l’entreprise. Cet audit permet d’identifier les forces, les faiblesses, et les opportunités d’amélioration en intégrant un processus de dématérialisation. Les segments couverts sont les suivants :
- Les flux documentaires ;
- Les méthodes administratives ;
- La communication interne et externe ;
- Et la sécurité des données.
Bon à savoir
Un diagnostic précis est incontournable pour la réussite d’une stratégie de dématérialisation. Il garantit que les solutions proposées sont parfaitement alignées avec les contraintes et les objectifs de l’entreprise.
TRANSFORMATION DIGITALE RH : ADOPTION D’UNE STRATÉGIE PERSONNALISÉE
Sur la base du diagnostic, le consultant Digicoach conçoit une stratégie de dématérialisation sur mesure via la proposition d’un plan de déploiement et un plan de communication. Cette approche exclusive optimise l’efficacité et les bénéfices de la transformation numérique. Les éléments clés de la méthode comportent :
- Une sélection des outils et des technologies adaptées ;
- Une planification de la mise en œuvre ;
- La formation des équipes ;
- La prise en compte des mesures de sécurité et de conformité.
À noter
La personnalisation de la stratégie améliore la bonne compréhension des enjeux du changement auprès des différents publics cibles, c’est un point d’une importance cruciale pour l’entreprise et les équipes en charge du projet.
SÉLECTION ET IMPLÉMENTATION DES SOLUTIONS À DÉPLOYER POUR OPÉRER LA TRANSFORMATION DIGITALE RH
Dans le cadre de la digitalisation, il convient de cibler précisément les processus RH à dématérialiser. Puis, à la suite de cela vient le temps de sélectionner les technologies adéquates.
COMMENT IDENTIFIER LES PROCESSUS RH À OPTIMISER ?
Quels sont les processus RH qu’il faut digitaliser ? Voici une liste non exhaustive de ce qu’il faut envisager :
- La gestion des contrats ;
- La gestion du personnel ;
- Le suivi des temps et des activités ;
- La paie ;
- Le recrutement.
Ces processus sont sélectionnés en fonction de leur impact direct sur l’efficacité opérationnelle et la conformité réglementaire de l’entreprise. Prioriser ces domaines permet d’optimiser la gestion des ressources humaines et de renforcer la sécurité des données sensibles. Un audit bien réalisé révèle des opportunités d’amélioration et de simplification qui ne sont pas toujours évidentes au premier abord.
DEMATERIALISATION : SÉLECTION DES TECHNOLOGIES NUMÉRIQUES COMPATIBLES
Dans cette étape du workflow, il convient de choisir des technologies numériques compatibles avec l’infrastructure IT existante. De plus, elles doivent respecter les normes de sécurité et de confidentialité en vigueur, pour faciliter l’intégration et l’adoption au sein de l’entreprise. Cela englobe :
- Les systèmes de gestion de documents électroniques ;
- Les plateformes de paie en ligne.
Bon à savoir
Sélectionner des technologies évolutives et flexibles facilite l’adaptation aux changements futurs et aux nouvelles exigences réglementaires. Elles pérennisent de fait l’investissement initial.
ACCOMPAGNEMENT DANS LA MISE EN ŒUVRE DE LA TRANSFORMATION DIGITALE RH
Selon le Baromètre Phygital Workplace 2023[2] :
- 74 % des managers identifient la transformation numérique comme une révolution, contre 51 % des salariés non-managers, ce qui souligne une différence de perception notable.
- De plus, 72 % des managers voient son impact comme positif, tant pour l’entreprise que pour eux, contre 57 % chez les salariés.
Cette différence de perception entre les managers et leurs équipes met en lumière la nécessité d’un accompagnement ciblé et personnalisé pour faciliter l’adoption des nouvelles technologies. L’objectif est de réduire les résistances au changement en impulsant la formation et le soutien. Tous les collaborateurs, quel que soit leur niveau hiérarchique, doivent saisir les avantages et les enjeux de la digitalisation. Ils doivent être valorisés et impliqués dans ce processus.
À retenir
L’offre de conseil Digicoach adossée à l’achat d’une solution de dématérialisation Digiposte contribue à créer une culture d’entreprise plus inclusive et innovante, où la transformation numérique est perçue comme nécessaire et comme une opportunité de croissance et d’amélioration pour tous. Pour cela, différents supports de communication personnalisés sont utilisés : flyers, présentations, vidéos…
LES AVANTAGES DE L’OFFRE DIGICOACH
Véritable allié pour les professionnels des RH, Digicoach facilite la conduite du changement et permet de se placer dans une posture d’agilité. Découvrez une nouvelle expérience où l’adoption de solution numérique de confiance booste l’efficacité administrative opérationnelle.
OPTIMISATION DE LA GESTION DOCUMENTAIRE
Avec l’introduction de solutions numériques avancées, l’offre de conseil Digicoach propulse la dématérialisation de la gestion documentaire comme un indispensable au sein des entreprises. Cette optimisation induit une réduction importante des tâches administratives manuelles. Elle garantit également la conformité aux normes réglementaires en vigueur (Loi Travail, RGPD, hébergement des données en France…)
INFORMATIONS SUR LES OFFRES DIGICOACH
Digicoach, c’est la solution de conseil qui qui permet d’accompagner les entreprises de toutes tailles qui font le choix de déployer le bulletin de paie numérique et d’en renforcer le taux d’adhésion. Ce processus Digicoach comprend 3 modules indissociables :
- Un module d’initialisation pour diagnostiquer l’existant ;
- Un module de communication pour élaborer un plan et créer des supports de communication ;
- Et un module de suivi pour évaluer les performances.
Success story
Nos clients saluent l’expertise et le soutien fourni par Digicoach. Les + : le suivi personnalisé, les supports de communication pour onboarder tous les collaborateurs ainsi que les informations réglementaires.
Pour en savoir plus sur l’offre de conseil Digicoach, n’hésitez pas à nous contacter. Que ce soit pour un projet en tout début de conception ou dans le cadre d’une campagne spécifique, nos consultants Digicoach seront vous apporter la réponse adéquate.
Choisir Digicoach, c’est choisir d’optimiser vos processus RH, tout en s’assurant efficacité et conformité ! Contactez dès à présent nos équipes !
Sources
