Dématérialisation du bulletin de paie : où en sont les pays européens ?

Ce n’est pas une surprise : le marché de la dématérialisation est en pleine croissance, y compris la dématérialisation RH. Entre signature électronique, dématérialisation des factures, archivage électronique… La transition numérique s’accélère pour les entreprises.  

Cette accélération est d’autant plus forte depuis les bouleversements vécus en 2020 durant la crise sanitaire. S’adapter grâce au numérique est le maître mot d’aujourd’hui. Mais est-ce que dématérialiser tous les bulletins de paie sera le maître mot de demain, pour les entreprises et leurs salariés ?    

Dans cet article, nous apportons un éclairage précis sur la situation européenne liée à la dématérialisation du bulletin de paie. Comment se situe la France par rapport aux pays voisins ? Existe-t-il des disparités significatives ou des retards à rattraper concernant les fiches de paie numériques ?  

1. Bulletin de paie dématérialisé : quel constat pour nos voisins européens ? 

La création, l’édition, l’impression, l’affranchissement, la distribution manuelle ou l’envoi postal des fiches de paie sont des actions chronophages pour les équipes RH : les pays européens l’ont bien compris. Pour simplifier ces processus, la dématérialisation se présente comme une solution facilitante et efficace.  

En Europe, un pays sort du lot avec une adoption massive des bulletins de paie dématérialisés. Il s’agit de l’Allemagne. Avec déjà 95 % de taux de dématérialisation des bulletins de paie en 2015, les entreprises allemandes ont fait de la transformation digitale une priorité (d’après l’étude du panorama européen la plus récente, réalisée par Solvay et l’ANDRH, communiquée dans le rapport Sciberras Pour une clarification du bulletin de paie, juillet 2015 – Document PDF).   

Recevoir sa fiche de paie en format électronique est désormais la norme pour les salariés allemands… Et le constat est le même en Grande-Bretagne ! Sur la deuxième place du podium en 2015, ce pays possèdait un taux de dématérialisation des bulletins de salaire de 73 %.  

Enfin, la Belgique était le troisième pays européen : son taux de dématérialisation était de 54 % ! Plus d’un salarié sur deux passé au zéro papier… Pour le plus grand bonheur des services RH, mais aussi de la planète ! 

2. La dématérialisation du bulletin de paie en France  

Nos entreprises françaises évoluent dans un écosystème où le digital et la dématérialisation au sens large ont pourtant déjà fait leur place, notamment dans la sphère privée et dans d’autres secteurs. Sortons de la sphère professionnelle le temps d’une statistique et prenons, par l’exemple de la dématérialisation des paiements pour laquelle la France est un pays très avancé.    

En valeur, les paiements en espèces ne représentent que 28 % des dépenses en magasin dans l’Hexagone, alors que la moyenne européenne s’élève à 54 % (d’après le Bulletin de la Banque de France, 2018 – Document PDF).Pourtant, si la dématérialisation des paiements devient la norme grâce à la carte bleue en France, notre pays est loin d’être en avance en dématérialisation sur les autres terrains.   

Dans la sphère professionnelle, en matière de dématérialisation des bulletins de paie, le retard face aux autres pays européens est significatif : en 2015, le taux de dématérialisation du bulletin de paie en France n’était que de 15 % (contre 95 % en Allemagne, 73 % en Grande-Bretagne et 54 % en Belgique comme vus précédemment).   

L’étude d’Opinion Way pour Althéa (2018) nous permet d’avoir des statistiques plus récentes pour la France. Le constat reste le même : seuls 20 % des salariés français reçoivent leur fiche de paie de façon électronique. Ce sont 80 % des employés qui reçoivent encore le format papier : la France enregistre un véritable retard d’adhésion et d’adoption comparé à ses voisins. Même si le taux de dématérialisation monte à 28 % pour les grandes entreprises, ce n’est au final qu’un employé sur cinq qui a dit adieu au bulletin papier. 

3. Comment expliquer puis rattraper le retard de la France lié à la dématérialisation du bulletin de paie ?  

Malgré l’accélération du numérique, les entreprises françaises n’ont pas encore adopté massivement le bulletin de paie électronique. Les raisons sont multiples :  
 

• L’attachement culturel au support-papier est très ancré en France. La résistance au changement est plus forte dans l’Hexagone, contrairement à nos voisins allemands par exemple.  
   

• Le cadre juridique français, qui a mis plus de temps que les autres pays à favoriser la dématérialisation du bulletin de paie. En effet, l’envoi d’un bulletin de paie sous forme électronique est possible depuis 2009, mais n’a été véritablement encouragé et facilité par la loi El Khomri (ou loi Travail) qu’à partir de 2017. Cette loi permet aux entreprises de mettre en place par défaut le bulletin de paie électronique sans accord préalable du salarié.  
   

• Le manque de confiance dans la gestion des données digitalisées : les Français sont frileux en matière de sécurité numérique, tandis que d’autres pays ont pris de l’avance pour éduquer les salariés aux usages et atouts du numérique. 

 
Face à ces raisons, il est temps de passer à l’action ! Pour accélérer la dématérialisation du bulletin de salaire en France et rattraper notre retard sur les pays européens, voici 3 mesures à mettre en place :  
 

• Éduquer les salariés sur les avantages de la dématérialisation : pour maximiser l’adhésion des salariés français, rien de tel qu’un peu de communication ! A travers des notes internes, des réunions, des affiches et flyers ou des e-mails, utilisez les arguments pour convaincre proposés par Digiposte. 
   

• Faciliter la compréhension grâce au bulletin de paie simplifié : le bulletin dématérialisé ne doit pas générer encore plus de complexité… Surtout lorsque l’on sait qu’en France, nous sommes champions en la matière ! Nos bulletins de paie comportent en moyenne 40 lignes, contre 15 en Allemagne ou en Espagne. Heureusement, depuis le 1er janvier 2020, la fiche de paie simplifiée est obligatoire pour toutes les entreprises. Le nombre de lignes a même été divisé par deux d’après Economie.gouv !   
   

• S’équiper d’outils sécurisés comme un coffre-fort numérique : pour favoriser le passage au bulletin électronique, les entreprises françaises peuvent opter pour des solutions offrant sécurité, productivité et simplicité. Le coffre-fort numérique permet l’intégrité et la confidentialité des fiches de paie. La remise du bulletin s’effectue pour chaque salarié sur leur espace personnel. En adoptant cette solution, les entreprises françaises font un pas de plus vers une accélération de la dématérialisation !  

 
 
L’équipe Digiposte (solution de coffre-fort numérique du groupe La Poste), nous sommes convaincus que la France peut rattraper son retard concernant la dématérialisation des bulletins de paie. 2020 a été une année charnière pour l’accélération de la transformation digitale. Allons-nous, ces prochaines années, rattraper nos voisins allemands, britanniques ou belges ? En attendant d’avoir la réponse, découvrez notre solution.