Une fois l’adhésion de vos salariés faite, la dématérialisation du bulletin de paie a pour avantage de vous faire gagner du temps. Néanmoins, certains de vos salariés risquent de refuser le bulletin de paie électronique (et c’est leur droit !).
Pour ces salariés, il va vous falloir leur remettre le bulletin au format papier. Alors, en plus des bulletins de paie numériques, comment faire pour gérer les envois par courrier restants ?
Dématérialisation du bulletin de paie : vous devez prendre en compte les refus de vos salariés
Même si le bulletin de paie est dématérialisé au sein de votre entreprise, certains de vos salariés peuvent refuser. Ils sont dans leur droit.
Ce que dit la loi
En 2009, la loi a offert la possibilité aux entreprises de délivrer les bulletins de paie au format dématérialisé à leurs salariés. À condition de demander leur accord au préalable.
Mais depuis 2017, avec le décret 2016-1762 (issu de la loi El Khomri), vous n’avez plus à valider l’acceptation de vos salariés pour leur remettre leurs bulletins de paie en version électronique. Néanmoins, ceux-ci conservent la possibilité de refuser, avant ou après la mise en place du bulletin de paie dématérialisé dans votre entreprise.
Vous devez informer vos salariés du passage à la version numérique de leurs bulletins de paie au moins 30 jours avant que celle-ci soit effective. Cette période de communication obligatoire de 30 jours sert à laisser le temps à vos collaborateurs de poser leurs questions et d’exprimer leur éventuel refus.
Pendant cette période, et même au-delà, le silence équivaut à un consentement : à l’issue des 30 jours, vous pouvez remettre le bulletin de paie électronique aux salariés n’ayant pas exprimé de refus.
Autre point important, si l’un de vos salariés exprime son refus de passer à la dématérialisation après le déploiement du bulletin de paie numérique, vous devrez lui délivrer son bulletin de paie au format papier dans un délai de trois mois.
L’importance de mettre en place un processus de recueil des refus
Pour que la dématérialisation du bulletin de paie soit effectuée en bonne et due forme, les entreprises doivent mettre en place un processus permettant à leurs salariés de communiquer leur refus.
Concrètement, en tant que chef d’entreprise ou responsable RH (ou expert-comptable en charge de la documentation relative au personnel de vos clients), vous devez instaurer une communication dédiée : emails, flyers, affiches, réunions d’information et disponibilité du personnel RH.
Le but est non seulement de rassurer (en levant les éventuelles peurs liées au changement et au digital), mais aussi de prévenir vos collaborateurs sur leur droit à s’opposer individuellement à la dématérialisation de leur bulletin de salaire.
C’est pourquoi il est également important que votre communication prévoie un système pour recueillir les refus.
Pour être valable, un refus nécessite d’être clairement exprimé, horodaté et signé par le salarié. Aussi, la nature ayant horreur du vide, et si vous ne voulez pas vous retrouver à gérer toutes sortes d’expressions du refus (par email, par courrier standard non formaté…), nous vous conseillons de mettre à disposition de vos collaborateurs un formulaire papier à compléter et à renvoyer au manager qui centralisera, au service RH ou paie… c’est selon vos usages et surtout suivant l’interlocuteur paie que peut avoir le salarié. L’important est de communiquer clairement sur la date au-delà de laquelle les refus ne seront plus traités par vos services pour le lancement initial du projet.
Certes, les salariés peuvent exprimer leur refus même après le déploiement du bulletin de paie dématérialisé dans l’entreprise. Un coffre-fort leur ayant été pré-créé, un ou plusieurs documents déposés, il peut être judicieux de leur recommander de résilier, s’il le souhaite depuis leur coffre-fort. Ce sera une charge fastidieuse en moins pour vos services. Mais sachez cependant que cette résiliation peut être exprimée par tout moyen et qu’il vous faudra la prendre en compte dans un délai maximal de 3 mois conformément à la loi. Donc si un salarié vous retourne par écrit le fait qu’il veut retourner au format papier (évènement relativement rare dans les faits) ; vous devrez traiter sa demande.
Comment gérer les envois par courrier des bulletins de paie papier restants ?
Comment envoyer leur bulletin de paie aux salariés qui ont expressément refusé la dématérialisation ?
Vous vous allez devoir gérer simultanément deux modes de distribution pour les bulletins de paie : une version électronique et une version papier.
La bonne mise en place de cette démarche multicanale va induire la réussite de votre projet de dématérialisation du bulletin de salaire. Il faut dès l’amont du projet de dématérialisation inclure le volet éditique et envisager ensemble les deux parties.
Pour cela, veillez à choisir un fournisseur qui vous propose une solution à la fois pour la gestion des envois dématérialisés et celle des envois papiers. Celle-ci devrait être synchrone et faciliter la réversibilité (car il est possible qu’un salarié change d’avis, et cela parfois plusieurs fois !)
Communiquez régulièrement pour relancer vos salariés et privilégiez la promotion des usages et avantages additionnels du canal numérique. Cela vous permettra d’augmenter votre taux de dématérialisation.
Pensez à optimiser l’usage de votre solution en dématérialisant des documents RH pour lesquels le consentement du salarié n’est pas requis, comme le BSI.
Régulièrement, vous pouvez y inclure une notice de rappel informant que le bulletin de paie est disponible au format dématérialisé (avec une liste de ses avantages). Rappelez-leur qu’ils peuvent en faire la demande à tout moment. Cela vous permettra d’accélérer la transition digitale de votre entreprise.
Le coffre-fort numérique, mettre vos bulletins de paie numériques à disposition de vos salariés dans un espace sécurisé et personnel
Autre service complémentaire à garder en tête, le coffre-fort numérique, qui vous permet de déposer les bulletins de paie de vos salariés dans des espaces sécurisés et personnels.
Cela permettra évidemment à votre entreprise de diminuer d’autant plus le volume de papier utilisé.
Mais cela vous permettra aussi d’offrir un service à vos salariés un service à forte valeur ajoutée puisqu’ ils pourront aussi y stocker l’ensemble de leurs documents administratifs, même s’ils ne relèvent pas de leur situation professionnelle –factures, relevés, diplômes…(au format électronique donc).
Afin de gérer au mieux l’envoi des bulletins en papier et dématérialisés à vos salariés, vous pouvez opter pour l’externalisation de la production de vos bulletins de paie. Un prestataire dédié, capable d’éditer les bulletins en format papier et électronique (selon le souhait de chacun de vos salariés), va gérer leur acheminement par voie postale ou numérique. Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez nos équipes dès à présent.
