Vous avez entendu parler du bulletin de paie dématérialisé et vous souhaitez le mettre en place dans votre entreprise ? C’est une excellente idée. Pour faciliter cette mise en place, faites au préalable un état des lieux de votre entreprise.
Pour cela, vous pouvez faire une analyse SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities & Threats). Rappelez-vous, cet outil théorique provenant du marketing consiste à dresser un bilan rapide de votre situation et identifier les forces et faiblesses de votre organisation sur une thématique donnée.
Avec la SWOT, nous passerons également en revue les opportunités et menaces potentielles pouvant surgir lors de la mise en place du bulletin de paie dématérialisé d’une manière très générique. L’intérêt étant de pouvoir conduire pareille réflexion ou simili au travers d’un accompagnement assuré par un expert de la conduite au changement.
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Force (strenght)
Dans l’analyse SWOT, les forces représentent l’ensemble des atouts internes à l’entreprise qui aident à atteindre l’objectif fixé (la dématérialisation effective du bulletin de paie).
Le fait que l’entreprise soit assurée de délivrer en temps et en heure le bulletin de paie (à la différence du courrier postal) est sans conteste la plus grande force de la dématérialisation.
En effet, en étant automatisés, les bulletins de paie électroniques ne risquent pas d’être oubliés par le personnel RH. Vous pouvez ainsi suivre à tout moment le statut du bulletin de paie de chacun de vos salariés.
Côté employeur, il est aussi important d’apporter un service supplémentaire au personnel. Cela permet de gagner des points du côté de la marque employeur, vue alors comme innovante, digitale ou plus moderne. L’avantage est que la dématérialisation du bulletin de paie est immédiatement visible et palpable, et qu’elle est, au fond, simple à mettre en place.
De leur côté, vos salariés ont également tout à gagner du bulletin de salaire électronique. Ils bénéficient eux aussi de l’accessibilité et de la praticité de la dématérialisation : accès 24h/24, y compris hors de l’entreprise, ainsi que la conservation intacte du bulletin (ils ne risquent plus de le perdre ou de l’abîmer).
Enfin, la dématérialisation du bulletin de paie permet d’obtenir des documents signés, horodatés et scellés électroniquement. Ce qui est l’idéal pour assurer leur traçabilité, notamment en cas de procédure juridique.
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Faiblesses (Weaknesses)
Dans l’analyse SWOT, les faiblesses sont l’ensemble des éléments internes à l’entreprise qui peuvent freiner, voir compromettre, le projet de dématérialisation.
Aspect à premier abord un peu trivial, pour mettre en place un projet de dématérialisation, il est important de récupérer les adresses e-mails des collaborateurs (de préférence des emails personnels, surtout dans le cas d’un coffre-fort numérique, car cela permet au collaborateur de conserver ses bulletins de paie même s’il change d’entreprise). Cela peut être parfois fastidieux et prendre un peu de temps. Surtout si vous avez, au sein de votre entreprise, des collaborateurs qui sont réticents à l’idée de mélanger des informations perso/pro.
Autre faiblesse potentielle, le degré de maturité digitale de votre population salariée. Pour rappel, avec le décret n°2016-1762 de la loi El Khomri, vous n’avez plus à demander l’accord préalable de vos salariés pour leur remettre leurs bulletins de paie au format dématérialisé. Mais ils conservent la possibilité de refuser.
Certaines populations de salariés éprouvent davantage de réticences face au changement que d’autres. Elles doivent être accompagnées, sans quoi il y a un risque réel de ne jamais voir le projet aller au bout.
Dans le cas de la dématérialisation, cette réticence dépend en grande partie de la maturité digitale de la population en question. D’où l’intérêt là encore de bénéficier de l’accompagnement d’un expert qui, avec vous, abordera cette question de la maturité de la population cible, et envisagera les arguments et solutions possibles pour les convaincre.
Pour les salariés qui refusent catégoriquement, vous devrez continuer à leur remettre leurs fiches de paie en version papier. Vous allez devoir mettre en place une démarche multicanale pour gérer à la fois les bulletins de paie au format numérique et en version papier.
Autre faiblesse qui dépend de la maturité digitale de votre entreprise : la complexité des outils de dématérialisation. Vous devez vous assurer que ceux-ci soient parfaitement compatibles avec vos logiciels RH déjà en place. Pensez donc à valider que le prestataire fournisseur de la solution est en capacité de vous aider sur le sujet.
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Opportunités (Opportunities)
Dans la SWOT, les opportunités représentent des éléments externes au projet qui vont impacter positivement son bon déroulement.
La dématérialisation du bulletin de paie au sein de votre entreprise représente une formidable opportunité en matière de productivité. Elle signifie la fin des tâches chronophages, telles que l’impression et l’envoi du bulletin à chacun de vos salariés.
Si cette tâche est internalisée, vous réaliserez également des économies sur du matériel coûteux dans la durée : encre, papier, imprimantes, enveloppes, lieux de stockage, etc.
La dématérialisation va avoir des conséquences favorables sur votre marketing RH. En effet, le bulletin de paie électronique est perçu comme innovant et favorable à l’environnement (pour 65 % des salariés français, selon la page 40 de cette étude d’OpinionWay réalisée en décembre 2018).
En outre, le bulletin de paie dématérialisé est un bon début en matière de digitalisation RH. Une fois mis en place, il est plus facile de poursuivre le processus de dématérialisation des documents RH au sein de votre entreprise : contrats de travail, suivis des congés, notes de frais, etc.
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Menaces (threats)
Dernier point d’une analyse SWOT : prendre en compte les menaces potentielles pour la réussite du projet.
En matière de dématérialisation, la première menace qui est spontanément évoquée est celle de la sécurité des données. La cybersécurité est un enjeu de préoccupation majeure dès que nous parlons de digitalisation, et le risque 0 n’existe pas.
C’est pourquoi il est important que vous choisissiez un partenaire de confiance pour votre dématérialisation. Ce choix peut s’avérer difficile compte tenu des nombreuses solutions sur le marché.
Intéressez-vous en priorité à la notoriété des différents prestataires et aux garanties techniques proposées : procédures d’authentification, normes, certifications, possibilité de stocker les bulletins de paie dans un coffre-fort numérique, etc.
Enfin, autre menace à garder en tête : le risque de déshumaniser la relation entre vos salariés et votre personnel RH. En effet, toujours selon l’étude OpinionWay (page 24), 56 % des salariés estiment qu’une entreprise est déshumanisée lorsqu’elle met en place des outils digitaux RH.
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Dématérialisation du bulletin de paie : résumé de l’analyse SWOT
Ce tableau est un résumé visuel des points-clés de l’analyse SWOT. Il est applicable à tout projet de dématérialisation du bulletin de paie.
Vous avez pris en compte les forces et les faiblesses, les opportunités et les menaces de votre projet de dématérialisation du bulletin de paie. Vous êtes maintenant prêt à passer à l’action et vous souhaiteriez être accompagné sur le déploiement ? Digiposte , acteur incontournable de la digitalisation des entreprises, propose une offre d’accompagnement appelée Digicoach. Contactez-nous dès à présent pour nous poser toutes vos questions.
