Depuis plusieurs années déjà, la dématérialisation RH gagne du terrain en entreprise. Le constat est d’autant plus vrai dans le cas du bulletin de paie électronique.
Pratique, avantageuse et facile à mettre en place, la démat du bulletin de paie constitue bien souvent la première étape d’une digitalisation RH plus globale. Où en sont les entreprises françaises concernant la dématérialisation du bulletin de paie ?
Digiposte vous propose un tour d’horizon de la question, accompagné de quelques chiffres qui parlent d’eux-mêmes
1. Démat du bulletin de paie : les entreprises françaises en retard par rapport à leurs homologues européennes
En 2015, déjà, les entreprises européennes étaient très nombreuses à avoir adopté le bulletin de salaire dématérialisé. Selon cette étude du Secrétaire d’État de la République française, le taux de dématérialisation du bulletin de paie était de 95 % en Allemagne, 73 % en Grande-Bretagne, 57 % en Italie et 54 % en Belgique.
De son côté, la France était loin derrière en 2015 : seulement 15 % des entreprises françaises avaient alors dématérialisé leurs bulletins de paie.
Pour que les entreprises françaises puissent, elles aussi, profiter des nombreux avantages de la dématérialisation RH, des mesures ont été prises par le législateur français. La loi El Khomri de 2016 encourage ainsi le passage au bulletin de paie dématérialisé dans les entreprises : les employeurs français n’ont désormais plus à demander l’accord préalable de leurs salariés pour leur remettre le bulletin au format électronique (à condition de leur laisser la possibilité de refuser à tout moment du processus de dématérialisation).
Ce changement a-t-il accéléré la démat du bulletin de paie en France et dans quelle mesure ? Il s’agit d’une accélération progressive (et relativement lente). Si un plus grand nombre d’entreprises françaises dématérialisent désormais le bulletin de paie, nous avons encore beaucoup de retard à combler sur nos voisins européens.
En effet, selon l’étude d’OpinionWay pour Althéa, en 2018, 80 % des salariés français recevaient encore leurs bulletins de salaire au format papier (remis sur leur lieu de travail ou à domicile).
2. Le passage à la dématérialisation devient (enfin) une réalité en France pour les entreprises et pour les salariés
Depuis 2015, la dynamique de démat du bulletin de paie est bien là dans les entreprises françaises. Timide au début, elle s’accélère ces deux dernières années.
Dans cette étude publiée par Althéa, le taux de dématérialisation du bulletin de paie en France pour l’année 2019 s’élève à 26 %.
Ce taux reste toutefois très inégal selon la taille des entreprises. Selon cette même étude, 28 % des grandes entreprises françaises sont déjà passées à la démat en 2019, tandis que seulement 11 % des TPE ont franchi le pas.
Concernant ces dernières, elles ont encore du mal à voir l’intérêt de digitaliser leurs fiches de paie. En effet, dans les TPE, il est courant que l’employeur remette directement ce document au format papier, en main propre. C’est pourquoi le bulletin de paie électronique tarde à s’y développer.
Les très grandes entreprises adoptent de plus en plus le bulletin de paie digitalisé : le taux de dématérialisation a augmenté de 86,7 % depuis 2015 (passant de 15 à 28 %).
Côté salarié, le phénomène de dématérialisation est globalement connu dans les entreprises françaises. Plus d’un salarié français sur deux (58 %) a déjà entendu parler de la démat des procédures administratives RH en 2019. Ils sont même 66 % dans le cas des grandes entreprises et des ETI.
3. La démat du bulletin de paie est bien accueillie dans les entreprises françaises
Le bulletin de salaire dématérialisé reçoit un accueil très favorable dans les entreprises françaises qui le mettent en place. Toujours selon la même étude, le taux d’adhésion au bulletin électronique est de 80 % dans les entreprises qui le proposent (en 2019).
En plus d’y être favorable, la majorité des salariés français estiment que la démat du bulletin de paie a des conséquences positives sur leur entreprise, mais aussi sur la planète. En effet, le bulletin de salaire numérique est perçu comme respectant l’environnement en limitant les impressions (pour 65 % des salariés, selon l’étude d’OpinionWay).
Niveau satisfaction, 9 salariés français sur 10 (89,6 %) se disent satisfaits du service apporté par la solution de dématérialisation RH qu’ils utilisent.
De plus, selon Althéa, 86 % des Français estiment que la dématérialisation RH va se développer dans les prochaines années. Le bulletin de paie apparaît donc comme un enjeu d’avenir et une étape essentielle de la transition digitale en entreprise.
4. Encore quelques craintes à lever auprès des salariés français
Si les chefs d’entreprise et les services RH ne sont aujourd’hui plus à convaincre, il y a encore une minorité de salariés qui se montrent réfractaires à la démat du bulletin de paie.
La principale crainte ? Une déshumanisation de la relation professionnelle (évoquée par 56 % des salariés, selon l’étude OpinionWay) lorsque l’entreprise utilise des outils digitaux.
Très souvent, on constate qu’il ne s’agit pas d’une peur de la dématérialisation elle-même, mais plutôt d’une peur face au changement qu’elle engendre. 51 % des salariés qui y sont défavorables disent qu’ils sont habitués à recevoir et à stocker leurs bulletins au format papier. C’est donc une question d’habitude avant tout.
Autre crainte à lever : le risque que les données ne soient pas suffisamment protégées (évoquée par 36 % des Français selon Althéa). Il convient donc de choisir une solution fiable et sécurisée afin de les rassurer.
Le bulletin de paie dématérialisé devient progressivement la norme dans les entreprises. C’est pourquoi la France fait de son mieux pour combler son retard sur ses voisins européens.
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