En tant que responsable des ressources humaines, vous êtes confronté à la gestion d’un volume considérable de documents. Ces documents sont souvent critiques pour le bon fonctionnement de l’entreprise, qu’il s’agisse de bulletins de salaire, de contrats de travail ou d’autres documents administratifs. La dématérialisation de ces documents représente un gain non négligeable en termes de productivité. Néanmoins, ces nouveaux process soulèvent une question majeure : comment garantir leur traçabilité ?
Qu’est-ce que la traçabilité des documents dématérialisés ?
La traçabilité des fichiers dématérialisés consiste à suivre le cycle de vie d’un document, depuis sa création jusqu’à sa destruction.
En quoi consiste la traçabilité des fichiers numériques ?
Cela vise l’enregistrement de chaque modification, transfert ou accès au document. En d’autres termes, la traçabilité procure une transparence totale sur l’évolution d’un document, ce qui garantit ainsi que toute action effectuée sur celui-ci est enregistrée et consultable.
La traçabilité des documents dématérialisés s’avère fondamentale pour attester :
- Leur intégrité ;
- Leur accessibilité ;
- Et leur conformité aux dernières exigences légales.
Exemple de cycle de vie d’un document dématérialisé
| Étape | Description |
| Création | Le document est créé et stocké dans un système sécurisé. |
| Modification | Chaque changement est horodaté et l’auteur de la manipulation est identifié. |
| Diffusion | Le document est partagé avec des parties prenantes autorisées. |
| Archivage | Une fois son usage terminé, le document est archivé pour conservation. |
| Destruction | À la fin de sa période de rétention légale, le fichier est détruit de manière sécurisée. |
Traçabilité et archivage : une complémentarité inhérente
Vous devez distinguer la traçabilité de l’archivage, même si les deux sont intrinsèquement liés :
- L’archivage concerne principalement la conservation à long terme des documents, ce processus consiste à les rendre accessibles et intacts, dans un format sécurisé pour affirmer leur intégrité ;
- En revanche, la traçabilité se concentre sur le suivi des actions effectuées sur ces fichiers (création, modification, accès) tout au long de leur cycle de vie.
Quelle est l’importance des documents certifiés dans la traçabilité ?
La certification des fichiers tient un rôle majeur dans la traçabilité. Un document authentifié est un document dont l’intégrité et l’authenticité sont garanties par une autorité reconnue ou un système de gestion de documents certifié. Dans le cadre de la dématérialisation, la certification assure que les écrits n’ont pas été altérés et que leur origine est vérifiable.
Voici les avantages que procurent des documents authentiques :
- Intégrité garantie, car le fichier n’a pas été modifié de manière non autorisée ;
- Confiance numérique des parties prenantes dans les documents partagés ;
- Conformité légale, car les fichiers répondent aux exigences réglementaires en vigueur.
À noter
La certification des documents renforce également la crédibilité de l’entreprise dans ses échanges, en interne comme en externe, et facilite les audits de conformité.
Comment garantir la traçabilité des documents dématérialisés ?
Mettre en place un système de traçabilité performant pour vos documents dématérialisés nécessite de suivre plusieurs étapes.
1. Choisir les bons outils
Optez pour des solutions de gestion documentaire qui proposent des fonctionnalités avancées de traçabilité. Digiposte propose des solutions intégrées pour protéger l’intégrité, la sécurité et la traçabilité des fichiers RH (bulletins de paie, contrats, etc.).
2. Former les employés
Veillez à ce que vos collaborateurs soient formés à l’utilisation des systèmes de gestion documentaire et qu’ils comprennent l’importance de la traçabilité. Cela englobe la bonne pratique de l’horodatage, de la gestion des versions et de l’accès sécurisé aux fichiers.
3. Mettre en place un système de gestion des versions
Chaque modification d’un document doit être enregistrée, avec la possibilité de revenir à une version antérieure si nécessaire.
4. Permettre la sécurité des accès
Contrôlez qui a accès à quels documents et enregistrez toutes les tentatives d’accès pour renforcer la confidentialité et la sécurité des informations sensibles.
5. Auditer régulièrement
Effectuez des audits réguliers pour vérifier que les fichiers sont correctement tracés et que les politiques de gestion documentaire sont respectées.
Pour aller plus loin : Dématérialisation RH clé en main : les étapes à suivre
Pourquoi choisir Digiposte pour la traçabilité de vos documents ?
Digiposte propose des solutions complètes pour la gestion des documents dématérialisés, qui délivrent une traçabilité irréprochable pour l’envoi sécurisé de bulletins de salaire, la collecte de documents auprès de vos salariés ou leur archivage à long terme :
- Digiposte Access pour les TPE et les PME ;
- Offre Digiposte Access + pour les PME et les ETI ;
- Digiposte Business pour les GE (grandes entreprises) et les distributeurs.
Confiance numérique : quelles sont les garanties proposées par Digiposte ?
Les solutions sécurisent les points suivants :
- Toutes les solutions sont conformes aux régulations en matière de coffre-fort numérique et d’archivage électronique ;
- Les chaînes de routage garantissent la confidentialité des fichiers échangés ;
- Chaque document est suivi tout au long de son cycle de vie, avec des enregistrements détaillés des actions effectuées.
La traçabilité des documents dématérialisés est un élément fondamental de la gestion documentaire moderne, surtout dans un contexte RH où la sécurité et la conformité sont primordiales. En adoptant des solutions comme celles proposées par Digiposte, vous renforcez la confiance numérique indispensable pour vos opérations.
