Comment la dématérialisation renforce-t-elle la stratégie RSE d’une entreprise ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.
Il prend la forme d’une interview réalisée le 1er septembre 2020 avec Eric Oziebala, le PDG du groupe AGEO. À travers ce case study, AGEO vous explique concrètement en quoi la dématérialisation du bulletin de paie (via le coffre-fort numérique Digiposte) est un atout pour leur RSE.
Pouvez-vous présenter brièvement AGEO et vos enjeux RH concernant la dématérialisation ?
Pour ceux qui ne connaissent pas encore notre entreprise, AGEO existe depuis 1984 et nous sommes un courtier en assurance multi-spécialiste, nos expertises relevant de :
- L’assurance collective (prévoyance frais de santé) avec 10.000 virements de remboursements par jour,
- La gestion des risques divers (IARD),
- L’optimisation de la retraite.
Notre spécificité est d’être le seul cabinet de courtage calqué sur un modèle d’avocats anglo-saxon, constitué autour d’associés. Chacun de nos 34 associés est le patron de sa propre structure et agit de façon autonome sur le métier dont il est spécialiste.
Chez nous, un client est directement servi par un associé (et non par un commercial). Cela change tout à la relation client : elle est bien plus pérenne et stable et bénéficie d’une expertise métier indéniable.
Aujourd’hui, AGEO est composée de 280 personnes, réparties en 34 filiales. En tant que PME multisites, la dématérialisation du bulletin de paie était importante à mettre en place. Bien plus qu’un enjeu, c’était une nécessité.
Nous souhaitions passer au bulletin de paie dématérialisé depuis plusieurs années déjà. Les sujets liés à la digitalisation (en interne, mais aussi auprès de nos clients) font partie de notre ADN.
Lorsque nous avons pris la décision de dématérialiser le bulletin de paie, nos principaux enjeux étaient les suivants :
- Un gain en efficacité (pour le DRH) ;
- Une volonté de renforcer notre image de marque innovante et digitale
- Une contribution à notre stratégie RSE.
Comment s’est passé le déploiement du bulletin de paie dématérialisé chez AGEO ?
L’interfaçage avec le coffre-fort numérique Digiposte a été proposé par notre logiciel de paie : ADP.
Nous avons la volonté de digitaliser nos process et nos outils métiers, et la dématérialisation du bulletin de paie s’inscrivait dans cette stratégie de transformation digitale. Nous avions aussi, pour objectif, l’optimisation du temps de travail de notre service Ressources Humaines et, grâce à la dématérialisation, le temps initialement consacré au pliage, à la mise sous enveloppe et à l’envoi aux collaborateurs sur les sites de Paris et Montpellier, pourrait désormais être consacré à des tâches à plus forte valeur ajoutée (recrutement, gestion des talents, initiatives RSE…). Pour Ageo, le passage au bulletin de paie numérique était une évidence.
Le déploiement chez nous s’est fait de façon naturelle en janvier 2019. ADP a pris en charge la connexion avec Digiposte et nous n’avons pas eu besoin de réaliser, en interne, des développements IT. Nous avions aussi mis en place une équipe projet métier (Directrice des Ressources Humaines, Responsable RH et Chef de projet ADP) et nous n’avons pas eu besoin de formation. Afin de faciliter l’adhésion, nous avons transmis la procédure à nos collaborateurs.
Nous avons seulement été confrontés à un défi organisationnel propre à Ageo. Afin de permettre une réponse rapide à nos assurés, nous avions mis en place, au sein de nos centres de gestion, une adresse email commune par pôle. Ces adresses étant partagées par nos gestionnaires, il ne nous était pas possible de communiquer par email les matricules et codes de sécurité personnels à chacun des collaborateurs. Afin de respecter la confidentialité et d’assurer la sécurité de ces informations, nous avons finalement décidé de les remettre en main propre à chaque salarié.
Autrement, aucun sujet ou incident ne nous a été remonté lors de cette mise en place. C’est le signe que tout a bien fonctionné et que le projet en lui-même a été un succès.
Concernant le taux d’adhésion de nos salariés au bulletin de salaire numérique, le dernier chiffre à jour est 78 %.
Tous nos nouveaux salariés se voient spontanément proposer le bulletin de salaire au format dématérialisé. C’est à eux de manifester leur refus, conformément à la loi.
Avez-vous mis en place des actions pour convaincre vos salariés réfractaires à la dématérialisation ?
Il est vrai que nous avons un taux de réfractaires assez solide depuis que le bulletin de paie a été déployé chez nous.
Afin d’identifier précisément les freins (qui sont très souvent une question d’habitude), nous avons mis en place des campagnes de communication mettant en avant les bénéfices de la dématérialisation. Cette communication a été faite sur notre blog internet et par email, elle a ensuite été relayée par nos managers sur le terrain.
Nous avions rappelé aux collaborateurs l’aspect environnemental et l’importance de limiter les impressions papier. Nous avions également mis en avant le côté pratique de cet outil, qui permettait non seulement d’héberger les bulletins de paie du collaborateur mais aussi d’y recevoir automatiquement les déclarations d’impôts, les factures…
Les arguments en faveur de la dématérialisation ne manquent pas. Ne serait-ce que le risque de vol de fiches de paie papier, qui est déjà arrivé à certains d’entre nous.
C’est pourquoi nous allons suivre le conseil de Digiposte, et communiquer davantage sur le certificat d’authenticité propre au bulletin de paie dématérialisé (au contraire de la version papier qui peut être falsifiée).
Nous avons aussi réalisé une deuxième vague de communication ce printemps afin de convaincre ceux qui n’avaient pas encore adhéré au bulletin de paie numérique.
Pour cela, nous avons à nouveau utilisé notre blog dédié à la communication interne . C’est un outil puissant car nous y partageons l’information liée à notre entreprise, à nos produits, nos filiales, nos procédures mais également nos success stories ou encore nos défis internes. Il était donc naturel de l’utiliser dans nos campagnes de communications autour des avantages du bulletin de paie dématérialisé et du coffre-fort numérique Digiposte.
Pour les plus réfractaires, nous les avons relancés par mail dans un deuxième temps, avec un argumentaire plus personnalisé.
Enfin, nous avons communiqué, en parallèle, autour de la dématérialisation sur nos réseaux sociaux, notamment sur LinkedIn.
Plus globalement, la dématérialisation est pleinement intégrée à notre communication RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises).
Justement, en quoi la dématérialisation renforce-t-elle votre stratégie RSE ?
Nous sommes dans une démarche globale de dématérialisation depuis plusieurs années déjà, avec un challenge zéro papier.
Étant donné notre activité, les enjeux sont colossaux.
Concernant le bulletin de paie, la version numérique représente une économie par mois par salarié. Mais il n’y a pas que le coût direct à prendre en compte : faire imprimer et remettre la fiche de paie papier à chacun des salariés est une tâche chronophage et répétitive. D’autant plus qu’elle est facilement automatisable.
Aujourd’hui, nous souhaitons vivement amplifier la dématérialisation RH au-delà du bulletin de salaire (et des tickets restaurants) pour l’étendre à notre business model. Le but : apporter davantage de valeur ajoutée à nos collaborateurs et à nos clients.
Au-delà des enjeux économiques, la dématérialisation est au cœur de notre stratégie RSE (tout comme de nombreuses actions sociales ou encore sociétales). Nous communiquons de plus en plus sur le sujet auprès de nos clients, ce qui renforce notre corporate branding.
Plus globalement, c’est l’idéologie même de notre PME qui est en jeu. Nous souhaitons être investis dans le bien-être de nos collaborateurs (en leur proposant des solutions pratiques comme le coffre-fort digital, en déployant une charte de télétravail, en réalisant des travaux sur nos sites…), tout en participant à la transition écologique à notre niveau.
Cette réflexion fait partie de notre quotidien, avec pour objectif de dématérialiser tous nos processus. Les entreprises qui ne s’orientent pas dans cette direction ont, pour nous, des soucis à se faire. D’autant plus avec la période particulière que nous vivons, où la distance et le digital sont de mise.
Au-delà du bulletin de paie, quel est votre retour sur le coffre-fort numérique de Digiposte ?
L’avis est unanime : nous sommes satisfaits, et nos collaborateurs aussi.
Le coffre-fort numérique est désormais un maillon fort dans la gestion personnelle de la vie administrative. C’est particulièrement utile de pouvoir tout centraliser en un seul et même endroit : un espace sécurisé, disponible et accessible à tout moment.
Le coffre-fort électronique permet non seulement au salarié de recevoir des documents, mais aussi de pouvoir les réutiliser concrètement dans sa vie administrative. Ce qui facilite tout type de démarche, de la gestion des impôts à son contrat d’électricité, en passant par les process de recrutement (avec les diplômes et d’autres documents RH sous forme dématérialisée).
Autre point de satisfaction : la dématérialisation rejoint bien souvent la volonté personnelle des salariés de réduire leur utilisation de consommables. Cette action concrète en faveur de l’environnement renforce d’autant plus le RSE des entreprises qui mettent en place ce type de solution numérique.
Quel est pour vous l’avantage majeur de Digiposte ?
C’est clairement la simplicité d’utilisation de sa solution. Notamment grâce à l’application mobile native Digiposte, qui permet de tout gérer en quelques clics depuis son smartphone. Un énorme plus.
Nous espérons que cette interview vous a permis de voir à quel point la dématérialisation est désormais au cœur de la RSE des entreprises. Nous précisons que Digiposte applique les principes du numérique éthique et responsable : le coffre-fort numérique préserve la confidentialité des données personnelles et le respect de la vie privée de l’utilisateur, toutes les données stockées dans Digiposte sont hébergées en France dans des datacenters du Groupe La Poste.
Vous aussi, vous souhaitez dématérialiser le bulletin de paie dans votre entreprise ? Contactez-nous directement.
