En France, de nombreuses entreprises ont recours à la dématérialisation de leurs bulletins de paie et à la dématérialisation RH en général. Pour autant, savoir s’il faut dématérialiser ou non vos fiches de paie n’est pas une décision anodine.
Vous êtes RH ou expert-comptable chargé des bulletins de salaire et vous vous demandez s’il faut passer à la digitalisation ? Cet article est fait pour vous. Il répondra à vos questions en listant clairement les avantages et les inconvénients du bulletin de paie dématérialisé.
Rappel : qu’est-ce que la dématérialisation du bulletin de paie ?
La remise du bulletin de paie est l’une des tâches clés – quoique très chronophage – dans l’activité du service RH (ou de l’expert-comptable pour le compte de son client). Toutefois, depuis la loi du 12 mai 2009, il est possible de remettre ce document à vos collaborateurs sous une forme dématérialisée au lieu du format papier traditionnel. On parle alors de bulletin de paie numérique (ou électronique).
Notez que depuis le 1er janvier 2017 (grâce à la loi El Khomri), vous n’avez plus à solliciter l’accord des salariés pour leur remettre leurs bulletins de paie dématérialisés. Ils conservent toutefois le droit de refuser, et dans ce cas, vous devrez les leur transmettre en version papier.
La dématérialisation du bulletin de paie vous permet de gérer informatiquement le traitement et l’envoi de ces documents (archivage en un seul endroit, accessibilité simplifiée…). Tout comme la gestion électronique de documents, la dématérialisation simplifie et fluidifie le travail de gestion documentaire du service RH.
2 : Les avantages des bulletins de paie dématérialisés
Mieux s’organiser et protéger ses données
Avec un logiciel de dématérialisation RH, l’organisation de la diffusion de la paie est facilitée : vous avez tout à portée de main. Côté collaborateur, chaque salarié a accès à un espace personnel sécurisé dans lequel est regroupé l’ensemble de ses documents professionnels (fiche de paie, mais aussi contrat de travail, règlement intérieur, etc.).
Par ailleurs, ces documents RH sont bien protégés. En effet, afin de garantir l’intégrité et la pérennité des données, les bulletins de salaire dématérialisés sont scellés électroniquement et possèdent un certificat d’authenticité qui atteste de l’intégrité du document numérique. Horodatés, ces documents sous forme dématérialisée ont la même valeur juridique que leur version papier.
Augmenter la productivité
Vous l’avez compris, le bulletin de salaire numérique vous fera sans aucun doute gagner un temps précieux. Avec la dématérialisation, tout est centralisé, et les petites tâches chronophages (impression, mise sous pli et remise à chaque salarié) sont supprimées.
Une étude menée par Althéa et OpinionWay en décembre 2018 sur la dématérialisation des processus administratifs RH montre que 11 % des salariés interrogés pensent qu’en dématérialisant les bulletins de paie, les RH pourront alors se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Un gain de productivité incontestable !
Outre le gain de temps (et vous le savez, le temps, c’est de l’argent), vous économiserez sur du matériel qui s’avère coûteux à la longue : papier, encre, imprimante, enveloppes, etc.
Valoriser sa marque employeur
Une entreprise qui a mis en place une solution de dématérialisation des bulletins de paie sera plus facilement perçue comme innovante et performante par ses salariés.
De plus, cette entreprise diminue efficacement son empreinte écologique en réduisant ses impressions ; un point supplémentaire pour sa marque employeur.
Ainsi, dématérialiser vos bulletins de paie, c’est non seulement économiser sur les coûts d’impression, mais aussi améliorer votre RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises). Or, la RSE est essentielle à votre image de marque. Elle vous permet aussi, à votre échelle, de participer au développement durable.
Mise à disposition d’une solution facile d’accès pour vos équipes
Autre avantage de la dématérialisation : en quelques clics, vos équipes peuvent visualiser le statut de la remise des bulletins de paie. Vos salariés peuvent quant à eux accéder à leurs documents en ligne, depuis n’importe où et quand ils le souhaitent, cela sans avoir à les stocker physiquement chez eux.
Les bulletins de paie électroniques sont rangés dans un coffre-fort virtuel interne à l’entreprise ou hébergé chez un prestataire dédié. Via un accès personnalisé et sécurisé, chaque salarié est en mesure de récupérer n’importe quelle fiche de paie dès qu’il le souhaite, sans avoir à fouiller dans ses tiroirs.
De plus, contrairement à d’autres plateformes, le coffre-fort numérique mis à disposition est la propriété du salarié. La disponibilité des documents déposés dans un coffre numérique est conservée même si le salarié change d’entreprise.
Quels sont les inconvénients des bulletins de salaire dématérialisés ?
Des salariés à convaincre
C’est un fait, le changement a toujours fait peur. Aussi, si vous décidez de dématérialiser les fiches de paie dans votre entreprise, préparez votre communication en amont. Vous risquez en effet de faire face à quelques salariés réfractaires au changement.
Vous devrez vous montrer rassurant et pédagogue, tout en consacrant des efforts importants à la conduite du changement. Le but ? Convaincre la moitié (en moyenne) des salariés qui exprimeront leurs réserves, voire leur mécontentement, de passer à la dématérialisation.
Les risques en matière de sécurité
Dès lors qu’on évoque le sujet de la digitalisation, la question de la sécurité se pose immédiatement. Les hackers sont une réalité contemporaine (et les experts en cybersécurité aussi, fort heureusement !).
Cela dit, il est très facile de perdre ses dossiers administratifs avec la conservation sous format papier : il suffit d’un dégât des eaux, d’un incendie, d’un vol, ou même d’un oubli.
Dans les faits, un coffre-fort dématérialisé représente une solution plus sécurisée que l’impression et le stockage de documents papier. Il semble évidemment plus facile de voler la clé d’un bureau que de pirater une solution numérique hautement sécurisée.
Le Cachet Électronique Visible (CEV), option additionnelle, vise à garantir l’intégrité de vos bulletins de paie numériques, même si le salarié décide de les imprimer. Avec un coffre-fort électronique, vos documents sont certifiés authentiques (non modifiables) et leur confidentialité respectée.
La gestion technique inhérente à la dématérialisation
Mettre en place une solution de dématérialisation peut sembler complexe, mais rassurez-vous, on ne vous demande pas d’en maîtriser tous les aspects techniques.
S’il vous faudra un petit temps d’adaptation au début, notamment lors de la mise en place de la solution, vous serez vite à l’aise, d’autant plus qu’il est possible de vous faire accompagner par le prestataire responsable de la mise en place de ce type de logiciel.
La digitalisation des bulletins de salaire possède des avantages et des inconvénients qu’il convient d’évaluer avant de prendre votre décision. Si ce sont les questions techniques qui vous effraient, rassurez-vous : des solutions clé en main existent ! C’est le cas du coffre-fort Digiposte.
Comme de nombreuses entreprises en France, de taille et industrie diverses, faites confiance à Digiposte pour vous accompagner dans la dématérialisation de vos bulletins de paie.
