Saviez-vous qu’en France l’employeur est tenu de conserver un double du bulletin de paie pendant au moins 5 ans ? Et pour la version dématérialisée, la durée grimpe à 50 ans ou jusqu’à 6 ans après la retraite du salarié. Êtes-vous certain que vos procédures de conservation répondent à ces exigences ? Découvrez vite quelles sont les règles de stockage des fiches de paie en 2025.
1. Quelle est la durée de conservation des fiches de paie ?
Les obligations de conservation sont strictes et différencient le format papier du format numérique.
Bulletins papier ou archivage interne
L’employeur doit conserver un double des bulletins de paie (qu’ils soient remis en main propre ou envoyés par courrier) pendant au moins 5 ans, à partir de la date de transmission au salarié. Ce délai correspond à la prescription des actions civiles.
Il veille également à ce que les documents restent disponibles pour répondre à d’éventuelles demandes de l’administration, d’organismes sociaux (URSSAF, Pôle emploi…) ou des salariés eux-mêmes.
À découvrir : Solution d’archivage électronique – GED archivage électronique
Bulletins dématérialisés accessibles au salarié
La conservation des bulletins dématérialisés demeure accessible par le salarié. Elle obéit à des règles plus exigeantes : en effet, ils doivent rester disponibles pendant 50 ans ou jusqu’à six ans après son départ à la retraite.
Cette exigence garantit que les anciens employés conservent un accès sécurisé à leurs bulletins, notamment pour faire valoir leurs droits à la retraite.
Pourquoi ces durées ?
Le délai de 5 ans correspond à la prescription civile pour toute action relative à la rémunération. Et la durée de 50 ans ou plus garantit la préservation des droits acquis sur le long terme, en particulier dans un contexte de carrière longue.
Bon à savoir
Le Code du travail prévoit que chaque bulletin doit comporter la mention : « Veuillez conserver ce bulletin sans limitation de durée ». Cela permet d’informer et de responsabiliser le salarié concernant l’importance de l’archive.
Ces dispositions soulignent l’importance de mettre en place dès maintenant des procédures solides : un coffre-fort numérique ou un système d’archivage électronique conforme devient indispensable pour éviter tout risque de non-conformité.
Consultez également notre article Fiche de paie numérique – Dématérialisation du bulletin de paie pour approfondir ce sujet important.
2. L’employeur : unique responsable
Le respect des règles d’archivage des fiches de paie repose entièrement sur l’employeur. Ce dernier assume non seulement l’obligation de conservation, mais doit aussi garantir la disponibilité et l’intégrité des documents remis aux salariés. En cas de contrôle, ce sont bien ses archives qui seront examinées en priorité.
Obligation de conservation
Depuis la loi du 1er août 1998, l’employeur est tenu de conserver un double des bulletins de paie, qu’il soit en version papier ou électronique. Cette copie doit rester disponible pendant au moins 5 ans à compter de la date de versement. Durant cette période, l’inspection du travail ou tout autre organisme légal (URSSAF, Pôle emploi, etc.) peut exiger ces documents, à tout moment.
Disponibilité sur demande
Au-delà de la conservation, le dirigeant doit être capable de fournir rapidement la fiche de paie, selon le format, papier ou numérique, requis par la demande.
En cas de cessation d’activité, qu’elle soit de l’entreprise ou du prestataire d’archivage, il a l’obligation d’informer les salariés au moins trois mois à l’avance pour qu’ils récupèrent leurs bulletins.
Le salarié, même en ayant perdu ses bulletins, peut s’appuyer sur cette obligation pour obtenir les documents manquants.
À retenir
L’employeur est entièrement responsable de la conservation et de la réactivité lors des demandes de fiches de paie. Pour simplifier ces obligations, une solution comme le coffre-fort numérique est fortement recommandée, car elle permet une conservation sécurisée.
3. Sanctions en cas de manquement
Le non‑respect de l’obligation de conservation des fiches de paie expose l’employeur à une contravention de 3ᵉ classe, entraînant une amende pouvant atteindre 450 € par bulletin manquant. Cette sanction s’applique dès le premier bulletin absent lors d’un contrôle, sans qu’il soit nécessaire d’attendre une notification préalable.
De plus, l’employeur peut être condamné à verser des dommages‑intérêts si un salarié démontre un préjudice causé par ce manquement.
Pour éviter ces risques financiers et juridiques, il est impératif de vérifier régulièrement vos archives, de contrôler la disponibilité et l’intégrité des documents, et d’adopter un système d’archivage fiable.
4. Conservation sécurisée : pourquoi et comment ?
La conservation des fiches de paie exige le maintien de l’intégrité, de la confidentialité et de la disponibilité des documents sur plusieurs décennies. Voyons comment garantir ces trois piliers fondamentaux.
Stockage chiffré via coffre-fort numérique
Pour obtenir une sécurité optimale des fiches de paie, un coffre-fort numérique certifié est un choix incontournable. Il permet :
- Un chiffrement des données dès leur réception ;
- Il garantit l’immuabilité des documents (non modifiables) ;
- Et que chaque fichier possède une preuve d’intégrité (empreinte et horodatage).
Ce type de solution répond également aux normes pour l’archivage électronique.
Backup régulier : sécurité renforcée
Outre le coffre, il convient de mettre en place des sauvegardes régulières, qu’il s’agisse de sauvegardes locales (disques redondants) ou de cloud sécurisé. Ces backups favorisent la continuité d’accès aux documents même en cas d’incidents techniques ou de sinistres impactant le système principal.
Audit périodique des accès et durées
Un dispositif sécurisé ne vaut que s’il est surveillé et contrôlé. Vous devez réaliser des audits réguliers pour vérifier :
- La gestion correcte des droits d’accès (qui peut voir, télécharger, archiver) ;
- Le respect des durées légales (5 ans pour le double, 50 ans pour l’environnement accessible au salarié) ;
- Le bon fonctionnement du journal de traçabilité attestant de la consultation et des modifications éventuelles.
Solution RH intégrée : fluidité et conformité
Opter pour une solution RH intégrée (logiciel de paie couplé au coffre-fort numérique) permet une automatisation complète du processus : génération, signature, archivage, accès salarié. Ce modèle limite les erreurs humaines, garantit la conformité RGPD et Code du travail. De plus, il simplifie la gestion des droits d’accès.
Découvrir notre vidéo sur le sujet :
Pourquoi privilégier ces approches ?
Voici 4 raisons pour lesquelles ces processus sont bénéfiques :
- Le chiffrement et la certification apportent la garantie légale de conservation ;
- Les backups redondants assurent la résilience des données ;
- Les audits permettent de prouver la conformité en cas de contrôle ;
- Une solution intégrée valorise l’ergonomie pour le service RH et l’expérience salarié.
Une stratégie de conservation sécurisée repose sur une combinaison de technologie (coffre numérique), de procédures (backup et audits), et d’outils intégrés. Cette approche réduit les risques juridiques et sécurise les données sensibles. Vous souhaitez simplifier votre gestion RH ? Structurer et sécuriser le stockage des fiches de paie est un levier fort pour rassurer l’administration et valoriser votre marque employeur.
Vous avez besoin d’un coup de main pour mettre en place ces bonnes pratiques ? Digiposte pour les Entreprises est là pour vous accompagner.
