Depuis plusieurs années déjà, l’essor du numérique transforme le secteur de l’éducation. Face à cette mutation, de nouveaux processus métiers sont arrivés dans les écoles et universités. Les outils à la disposition du personnel administratif, des enseignants mais aussi des étudiants offrent de nombreux avantages. Surtout, cela permet d’optimiser la relation étudiant. Parfois reléguée au second plan par manque de temps ou de personnel, la dématérialisation dans l’éducation permet de la replacer au cœur des priorités pour l’établissements.
Dématérialisation : comment lancer le projet dans votre établissement ?
La dématérialisation dans le domaine de l’éducation peut paraitre un projet presque insurmontable tant les habitudes sont ancrées. La conduite du changement peut sembler ambitieuse. Pour améliorer la gestion de la relation étudiant, il convient de procéder par étape.
Quelles sont les données à dématérialiser ?
Les documents académiques à prioriser pour digitaliser l’expérience de vos étudiants sont ceux qui ont une forte valeur ajoutée comme par exemple :
- Les relevés de notes ;
- Les attestions de diplôme
- Les certificats de scolarité
Pour bien enclencher la dématérialisation dans votre université, posez-vous les bonnes questions : quels sont les systèmes en place ? Quels processus sont actuellement suivis ? Quels documents génèrent une forte charge de travail sur un temps court ? Ces réflexions vont vous permettre de bien démarrer votre projet de dématérialisation.
CTA : Découvrez comment l’université de Grenoble a initié son projet
Des données sous haute sécurité
La gestion de dossiers dématérialisés nécessite la mise en place de protocoles rigoureux. Concrètement, les étudiants doivent transmettre leurs documents personnels en toute confiance. Cela touche :
- La collecte des documents ;
- Leur utilisation ;
- Ainsi que leur conservation.
En effet, la confidentialité des informations doit être préservée durant tout le processus. La sauvegarde des fichiers constitue également un volet important de la dématérialisation. Cela fait partie intégrante de votre réflexion.
Digiposte héberge toutes ses données en France, respecte le RGPD et toutes les règlementations en vigueur sur la protection des données.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique est un service hautement sécurisé pour l’étudiant, qui réunit tous les documents relatifs à son cursus scolaire et dont il est susceptible d’avoir besoin. De plus, ce dernier est libre d’y ajouter ses propres documents (carte nationale d’identité, passeport, contrat d’alternance, CV…). L’établissement scolaire, en choisissant Digiposte, assure à l’élève un stockage de ces documents dans des conditions garantissant leur intégrité et leur traçabilité.
Cette solution digitale octroie plus de temps au personnel pour se concentrer sur la relation étudiant.
À savoir
Digiposte, le coffre-fort numérique de La Poste, offre une flexibilité de conservation des documents avec des durées d’archivage pour une durée allant de 1 à 50 ans.
Comment choisir la bonne solution de dématérialisation ?
Plus globalement, choisir une solution de dématérialisation exige une réflexion approfondie. Penchez-vous sur des critères tels que :
- La sécurité des données ;
- La facilité d’utilisation ;
- La flexibilité des options d’archivage ;
- Et la réputation du prestataire.
Un soutien client réactif et compétent est également appréciable.
Un accès démocratisé de l’enseignement
C’est indéniable, la dématérialisation améliore la relation étudiant par le biais de la personnalisation et d’un accès plus populaire de l’enseignement.
L’émergence de nouvelles méthodes pédagogiques
La dématérialisation de l’enseignement se traduit par l’émergence de nouvelles pratiques pédagogiques :
- Les outils numériques se multiplient et se diversifient ;
- L’enseignement s’adapte aux capacités et au niveau de chaque élève.
Un étudiant bénéficie alors d’un parcours personnalisé qui correspond à son profil.
Développement de l’enseignement à distance
La dématérialisation de l’éducation présente un autre avantage : celui de favoriser le développement de l’enseignement à distance. Chaque étudiant personnalise son parcours :
- Enseignement à la carte pour plus de flexibilité et de choix ;
- Enseignement à distance qui ouvre l’accès à un public qui ne peut assister à des cours en présentiel, pour des raisons géographiques, professionnelles ou familiales.
Découvrez ainsi un nouvel espace et de nouvelles méthodes de travail avec la dématérialisation des processus de l’éducation.
Assurer une dématérialisation réussie dans l’éducation
Pour profiter de tous les avantages que présente la dématérialisation dans le domaine de l’éducation, il faut que le projet soit une réussite. Pour cela, il y a un point essentiel à retenir : l’ensemble du personnel administratif doit être satisfait de la solution choisie et l’utiliser correctement.
Plusieurs étapes sont dont indispensables à la bonne réussite de votre projet :
- Les ambitions, les avantages, les solutions choisies doivent être présentée au personnel
- Les avantages réels pour chacun doivent être présentés clairement : des personnes convaincues seront efficaces et véritablement acteur de la transition vers la dématérialisation
- Les personnels doivent être correctement formés à l’utilisation des différents outils
Enfin, pour parfaire la relation étudiant, n’hésitez pas à communiquer sur tous ces changements. Ils sont bénéfiques pour tous, et, à l’ère du tout numérique, cela sera un argument de plus en faveur de la notoriété de votre établissement.
