Selon le baromètre France Num 2024*, environ 80 % des PME françaises ont déjà lancé une démarche de digitalisation. Cette dernière couvre notamment les processus RH administratifs tels que la paie, les congés ou les notes de frais. Ce constat atteste que la transformation digitale RH est déjà concrète. En effet, sa progression s’appuie sur l’automatisation des processus et le renforcement de la sécurité des données. De plus, l’expérience collaborateur est modernisée. Pour les organisations ambitieuses, passer au digital n’est plus un choix. C’est un levier concret pour accélérer la collaboration et l‘innovation RH.
Définir la digitalisation RH : bien au-delà de la dématérialisation
La digitalisation RH englobe deux dimensions complémentaires : la numérisation, qui transforme des documents papier en formats numériques, et la dématérialisation native, qui produit directement des fichiers électroniques depuis des systèmes informatiques.
Ce processus est orchestré via un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines), qui procure la centralisation des données et l’automatisation des workflows RH.
Au-delà de l’automatisation, la digitalisation vise à optimiser des processus RH clés, comme l’onboarding, le recrutement, la gestion de la paie, les congés ou les évaluations. Elle améliore également les interactions RH, en les rendant plus transparentes et centrées sur l’utilisateur.
À lire : comment organiser la digitalisation des dossiers du personnel.
Pourquoi digitaliser vos processus RH en 2025 ?
La transformation numérique des processus RH répond à des enjeux multiples.
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Performance opérationnelle décuplée
Automatiser des tâches manuelles répétitives (congé, paie, contrats) permet de réduire les délais et d’éliminer les erreurs humaines.
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Centralisation des données
Regrouper toutes les informations des collaborateurs facilite la prise de décision, l’analyse prédictive et la conformité RGPD.
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Meilleure expérience salarié
Des plateformes accessibles 24/7 et des communications simplifiées contribuent à la satisfaction, la fidélisation et renforcent la marque employeur.
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Adoption de l’intelligence artificielle
En 2025, selon l’étude de Neobrain auprès de 164 décideurs RH, 81 %* des dirigeants estiment que l’IA générative transformera les processus RH. De plus, cette technologie propose un retour sur investissement moyen estimé à 3,7 € pour chaque euro investi (données Microsoft 2025).
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Alignement avec la stratégie
79 % des PME considèrent le numérique comme un véritable atout pour leur entreprise ou leur développement selon le Baromètre de France Num.
Vous souhaitez en savoir plus ? Découvrez les étapes clés pour bien préparer un projet de dématérialisation RH.
Quels sont les processus RH prioritaires à digitaliser ?
Certaines fonctions RH présentent un fort potentiel de gains via la digitalisation :
- Paie et déclarations sociales : automatisation du calcul des salaires, des bulletins et des déclarations DSN.
- Congés, absences et temps de travail : les portails collaboratifs permettent des demandes de congés automatisées et un suivi en temps réel des présences.
- Contrats et signature électronique : génération automatique de contrats avec signature intégrée et archivage sécurisé.
- Entretiens et développement RH : gestion numérique des entretiens individuels, entretiens annuels, et plans de compétences.
- Recrutement digitalisé : tri des candidatures via IA, planification automatique des entretiens et gestion centralisée du pipeline candidats
Pour aller plus loin, explorez les avantages de la digitalisation des processus RH pour l’expérience collaborateur, fidélisez vos talents !
Comment réussir le déploiement de votre projet RH digital en 5 étapes ?
Suivez un processus éprouvé en 5 étapes pour une installation de votre projet RH digital.
1. Réaliser un audit préalable
Avant tout, cartographiez vos processus RH actuels : volume de documents, acteurs impliqués, points de friction, interfaces SIRH existantes. Cet audit permet de cibler les zones prioritaires à transformer.
2. Définir des objectifs SMART
Clarifiez les ambitions de votre projet : taux d’automatisation souhaité, réduction des erreurs, satisfaction collaborateurs, conformité réglementaire. Suivez des KPI RH actualisés pour mesurer l’impact réel.
3. Choisir les bons outils numériques
La sélection d’un SIRH adapté est incontournable : flexibilité, intégration avec vos systèmes existants, interopérabilité avec des solutions tierces (signature, coffre-fort, IA, LMS…).
4. Accompagner le changement
La transformation digitale peut générer des résistances. Formez vos collaborateurs, déployez des supports pédagogiques, mettez en place un support utilisateur et communiquez de manière transparente. L’adhésion des équipes est un facteur de succès décisif.
5. Piloter la performance
Activez des indicateurs tels que le taux d’automatisation, le temps moyen de traitement des demandes, le taux de satisfaction des collaborateurs ou le temps libéré pour la stratégie RH.
Article à consulter : lever les freins à la dématérialisation RH.
L’intelligence artificielle : le pilier de la RH augmentée
Les données RH peuvent alimenter des outils d’IA pour prédire les besoins en compétences, personnaliser les parcours de formation ou automatiser les réponses aux questions fréquentes via des chatbots.
Selon une étude, 82,9 % des directions générales jugent l’automatisation des RH prioritaire en 2025 et l’IA est amenée à libérer jusqu’à 65 % du temps des équipes RH.
Cependant, cet usage doit être encadré. Beaucoup de DRH restent en phase d’expérimentation et s’interrogent sur les aspects juridiques ou éthiques. Formaliser le recours à l’IA, en sensibilisant et formant les équipes, est un enjeu important pour éviter toute méfiance ou abus*.
Quelles sont les erreurs à éviter pour réussir votre digitalisation RH ?
Pour commencer, évitez de sauter l’étape du diagnostic : sans audit solide, l’investissement risque de manquer d’impact. Ensuite, choisissez une solution incompatible avec vos autres outils : privilégiez l’interopérabilité SIRH.
Puis, ne négligez pas l’accompagnement humain : la technologie sans adoption reste inefficace. Enfin, ne mesurez pas les mauvais KPI : pour cela, privilégiez des indicateurs opérationnels et stratégiques adaptés.
Pour aller plus loin, informez-vous sur quelques aspects juridiques de la digitalisation RH pour veiller à la conformité de votre projet.
La digitalisation RH constitue un levier puissant pour accroître la productivité et améliorer l’expérience collaborateur. En adoptant une approche structurée, vous optimisez vos processus RH de bout en bout. De plus, l’intégration de l’intelligence artificielle représente le prochain tournant, à condition qu’elle soit encadrée par une gouvernance réfléchie et une formation dédiée. Enfin, l’accompagnement humain reste le facteur-clé pour transformer la RH en un département agile et stratégique. Il doit être résolument orienté vers l’avenir.
Sources
Baromètre France Num 2024 : perception et usages du numérique par les TPE et PME – francenum.gouv.fr
Les 20 statistiques de l’IA pour les équipes RH
Les DRH n’ont toujours pas formalisé les bons usages de l’intelligence artificielle | Le Monde
