Dématérialiser vos process RH : avantages et enjeux pour l’expérience collaborateur

La dématérialisation des process RH est devenue la priorité des entreprises ces dernières années. Très pratique, elle consiste essentiellement à substituer les processus de gestion traditionnels (ou « à la main ») par l’intégration de solutions digitales automatisées. Se faisant, la dématérialisation RH est porteuse d’enjeux pour l’expérience collaborateur.  

Cet article vous propose un tour d’horizon des avantages et des enjeux de la dématérialisation de la fonction RH pour l’expérience collaborateur de votre entreprise. 

Que signifie exactement dématérialiser ses processus RH ?

Dématérialiser les process RH, c’est utiliser des outils digitaux pour faciliter et accélérer la réalisation de tâches administratives liées à la gestion des ressources humaines. Ces tâches automatisables peuvent être très variées : des processus de recrutement à la remise des fiches de paie, en passant par l’onboarding de nouveaux collaborateurs et la gestion des absences des employés. 

La dématérialisation RH implique bien souvent de remplacer l’usage quotidien de documents papier par des documents numériques. Ces derniers peuvent alors être gérés, partagés et archivés de façon informatique. 

Si vous voulez aller plus loin sur le sujet, nous vous conseillons la lecture de notre article pour tout comprendre sur la dématérialisation RH (chiffres, enjeux et gains). 

Au fait, c’est quoi l’expérience collaborateur ?

L’expérience collaborateur désigne aussi bien la qualité de vie au travail (QVT) que l’épanouissement professionnel et la prise en compte des attentes des salariés par l’employeur (leurs envies de mobilité géographique et professionnelle, leurs demandes d’augmentation, etc.). 

La perception du collaborateur sur l’expérience qu’il vit dans son entreprise est ici primordiale. L’idée est que plus cette perception est agréable, plus l’engagement du salarié dans son travail est fort. 

Tout au long des étapes du parcours collaborateur, le salarié vit des expériences quotidiennes qui façonnent son engagement pour l’entreprise et son envie de mettre ses compétences à son service. À l’échelle de l’entreprise tout entière, le concept d’expérience collaborateur est la somme des ressentis de chaque salarié. C’est pourquoi l’amélioration de cette expérience pour tous les salariés a des effets significatifs sur la performance de l’entreprise. 

Les avantages de la dématérialisation RH sur l’expérience collaborateur

Bien que la dématérialisation des process RH ait des effets positifs pour les équipes du service Ressources humaines (gain de temps, efficience, automatisation de tâches répétitives, conformité, etc.), les collaborateurs de l’entreprise en bénéficient eux aussi. 

En effet, les salariés d’aujourd’hui sont particulièrement sensibles aux bénéfices de la digitalisation (surtout les dernières générations entrées sur le marché du travail). C’est pourquoi la dématérialisation RH a un rôle essentiel sur l’expérience salarié en entreprise. 

Nous vous résumons les principaux avantages de la dématérialisation RH sur l’expérience collaborateur : 

• accéder en quelques clics à l’ensemble de ses documents RH (fiches de paie, contrat de travail, avenants, etc.), en permanence et depuis n’importe où ; 

• garantir aux employés un haut niveau de protection pour ces mêmes documents, grâce à des procédés technologiques de haute sécurité ( double authentification, traçabilité numérique, horodatage, etc.) ; 

• pouvoir signer électroniquement ce type de document, même à distance (pour les solutions digitales qui proposent la signature électronique) ; 

• recevoir en temps et en heure ses documents, notamment en cas de crise sanitaire et de home office ; 

• participer aux enjeux du développement durable à son niveau et rehausser sa marque employeur, car dématérialiser les process RH signifie utiliser moins de consommables (cartouches d’encre, papier, imprimantes, etc.) ; 

• avoir des interlocuteurs RH plus disponibles, étant donné qu’ils sont libérés des tâches les plus chronophages et qu’ils peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée pour leurs salariés.

Dématérialiser vos process RH : les enjeux pour l’expérience collaborateur

Il y a plusieurs enjeux pour la digitalisation RH : 

• des enjeux légaux : respect des normes et de la loi établie en France (qui va de plus en plus dans le sens de la dématérialisation des processus) ; 

• des enjeux de sécurité : protection des données sensibles, RGPD, authentification, hébergement, etc. ; 

• des enjeux de compétitivité : ne pas prendre le virage digital, c’est laisser les entreprises concurrentes prendre une avance considérable. 

Concernant ce dernier point, la dématérialisation RH permet non seulement à vos équipes RH d’être plus efficaces, mais aussi et surtout à l’ensemble de vos salariés d’être plus épanouis dans leur quotidien professionnel. Comme nous l’avons vu, la mise en place d’une stratégie digitale en entreprise a des effets positifs sur l’expérience collaborateur. 

Or, lorsqu’on combine expérience collaborateur et dématérialisation RH, cela a des conséquences bénéfiques sur l’ensemble de l’organisation (et donc sur les performances des entreprises).  

Les enjeux d’une stratégie d’amélioration de l’expérience collaborateur sont alors d’autant plus importants pour l’employeur : 

• attirer les talents du marché, à travers une culture d’entreprise moderne ; 

• fidéliser les collaborateurs, car ils sont moins tentés de quitter une entreprise qui leur propose une expérience professionnelle positive ; 

• comprendre les attentes des collaborateurs, ce qui permet de mieux gérer les actions de la stratégie RH de l’entreprise ; 

• améliorer la productivité, car des collaborateurs heureux sont des collaborateurs investis ; 

• augmenter l’attractivité de la culture d’entreprise, étant donné que les candidats potentiels et les clients sont toujours plus sensibles à la qualité de vie au travail. 

Vous l’avez compris, vous avez tout intérêt à dématérialiser vos process RH au plus vite.  

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