La team Digiposte | 23/12/2021

Pourquoi automatiser vos processus KYC ?

processus KYC

Pour les mutuelles, les assurances et les banques, les obligations liées au KYC ne cessent de s’intensifier. Aussi, des organismes financiers choisissent d’automatiser davantage leurs procédures KYC internes. De l’idée à l’action, le digital offre cette possibilité.  

Mais pourquoi automatiser vos processus KYC ? Le point sur la mise en œuvre, les avantages et les limites d’une telle démarche.  

 

Quels avantages à automatiser le KYC ?

 

Le client doit avant tout être connu et reconnu avec les dispositions légales Know Your Customer. 

La lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT) est un sujet d’actualité majeur. La fréquence des contrôles des instances habilitées, à savoir, la CNIL, l’AMF, l’ACPR, s’intensifie.  

Automatiser le KYC permet de répondre aux exigences des autorités de contrôle, notamment vis-à-vis du besoin d’authenticité, y compris lors des contrôles inopinés, grâce à l’accessibilité des données en temps réel.  

L’automatisation des processus KYC est une réponse aux nouveaux risques engendrés par la relation omnicanale, où le distanciel gagne en ampleur : services en ligne, souscription à distance, échange de formulaires et documents dématérialisés, signature électronique... 

Outre l’obligation légale d’appliquer le KYC, ces procédures automatisées peuvent être un excellent tremplin commercial. Connaître son client permet d’affiner son argumentaire de prospection et de vente, de personnaliser les prestations délivrées, la communication, et in fine, d’augmenter la satisfaction clients.  

Les processus KYC tiennent une grande place dans l’activité quotidienne des organismes financiers, des assureurs et mutualistes. Certaines missions de back-office liées au KYC sont répétitives et chronophages. Automatiser ses procédures KYC permet de gagner du temps par rapport aux traitements manuels et de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. 

Avoir un processus KYC automatisé permet aussi l’optimisation des coûts tandis que les flux de données à traiter sont exponentiels. Avec une productivité accrue et moins d’erreurs humaines, le retour sur investissement est rapidement mesurable et largement profitable.  

 

Comment faire pour automatiser son KYC ? 

 

Pour beaucoup, le KYC repose sur l’humain. Tous les collaborateurs d’une entreprise ont un rôle à jouer pour détecter les anomalies, reconnaître et signaler les opérations suspectes et frauduleuses. 

Certains aspects du KYC peuvent tout de même être délégués à une intelligence artificielle et aux outils digitaux. 

Ils sont mobilisés dès la définition des procédures propres à la compagnie d’assurance, à la mutuelle ou à l’agence bancaire. Ils sont paramétrés pour contrôler les données selon les règles imposées par la législation en vigueur et selon les décisions prises en interne.  

L’automatisation des processus KYC vise la collecte des données, leur analyse, leur traitement, la détection et le signalement d’anomalies, le pilotage des processus, mais aussi la mise à jour des données et leur archivage. 

 

Les solutions d’automatisation du KYC 

 

Différents outils permettent d’automatiser des actions Know Your Customer. Les logiciels de relation client (CRM et ERP) sont couramment utilisés chez les mutuelles, les assurances et les banques, mais avec l’avènement de la transformation digitale, d’autres techniques d’automatisation du KYC peuvent être mises en œuvre. 

S’appuyer sur un Robotic Process Automation (RPA) permet de traiter certaines tâches redondantes en interne, mais aussi de collecter des données depuis des sources externes, comme des sites référents, afin d’avoir des informations fraîches et à jour. 

La blockchain est une autre solution d’automatisation des procédures Know Your Customer. Mémoire de la relation client, elle recense tout l’historique des échanges avec leurs clients, tous canaux confondus. Cette traçabilité sécurise les données tout en facilitant la détection d’opérations inhabituelles. 

Le contrôle biométrique est très actuel, avec le développement des technologies de face matching et de capture vidéo, et le renforcement de l’identité numérique avec l’eIDAS et demain, l’European Digital Identity. 

L’utilisation d’un coffre-fort numérique est aussi opportune avec des processus KYC automatisés. Cette solution permet de stocker des données vérifiées, de conserver les consentements clients, comme exigé par le RGPD, et d’envoyer des documents dématérialisés en toute sécurité. 

 

Les problématiques à dépasser 

 

La technologie évolue vite, et la législation fait régulièrement l’objet de nouvelles directives. Pour autant, le cadre juridique qui entoure le KYC ne permet pas encore une entière automatisation des processus dans les professions réglementées comme les courtiers en assurances, les conseillers en investissements financiers ou les agents commerciaux.  

Les ressources humaines restent indissociables du processus KYC, même lorsqu’il est en partie automatisé. Une intervention humaine doit parfois être préférée au workflow automatique pour certains dossiers sensibles, parce que les processus métiers l’exigent ou pour mieux satisfaire aux attentes des clients. 

Le respect du RGPD est une contrainte à prendre en compte pour l’automatisation des processus KYC. Cela implique de pouvoir recueillir le consentement d’un client ou d’un prospect à la collecte des données personnelles, de lui laisser un droit d’accès, de modification ou d’oubli.  

 

Pour s’assurer d’être dans la légalité et/ou parce que leur transition numérique est encore en cours ou relativement récente, des organismes financiers font le choix de s’appuyer sur des expertises externes. 

L’automatisation est une solution pour convertir la contrainte légale du KYC exclusivement en force pour l’expérience client. Il s’agit de se libérer des actions chronophages et à faible valeur ajoutée, tout en remplissant ses obligations légales et en assainissant son activité. Même si des freins subsistent, la digitalisation permet d’ores et déjà de se rapprocher de cet idéal.