Vos bulletins de paie et autres documents RH dans un coffre-fort numérique sécurisé
Archivez et sécurisez les bulletins de paie ainsi que les autres documents RH de vos salariés dans des coffres-forts numériques conformes, fiables et accessibles à tout moment.
Sommaire
Pourquoi utiliser un coffre-fort numérique pour votre entreprise ?
Face aux exigences croissantes en matière de traçabilité et de confidentialité, les entreprises doivent s’adapter à la digitalisation des processus RH.
Le coffre-fort numérique certifié s’impose comme une solution incontournable pour répondre aux enjeux des professionnels des ressources humaines.
Il offre un espace sécurisé, conforme et accessible, permettant d’envoyer les bulletins de paie et autres documents RH aux collaborateurs, tout en garantissant leur intégrité et leur valeur probante.
Répondre aux enjeux de conformité et de sécurité
Les entreprises gèrent des documents sensibles (contrats, bulletins, attestations, données RH) soumis à des obligations légales. Un coffre-fort numérique garantit le respect du RGPD, de la traçabilité, de la conservation et de l’intégrité des documents.
Améliorer l’efficacité opérationnelle et la productivité
Au lieu de manipuler des papiers, d’imprimer, d’envoyer ou de classer manuellement, un coffre-fort numérique centralise tout dans un espace sécurisé, simplifie la distribution et permet aux équipes RH de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
Renforcer la confiance et l’image employeur
Accorder à vos collaborateurs un accès sécurisé à leurs documents contribue à une expérience employé moderne et transparente.
Un coffre-fort numérique professionnel devient un élément fort de votre stratégie de marque employeur et d’attractivité.
À noter
Selon le baromètre 2024 de la dématérialisation RH, 63 % des salariés reçoivent leur bulletin de paie en format numérique (vs 42 % en 2020) et 69 % préfèrent le coffre-fort numérique RH comme mode de réception principal.
Comment fonctionne un coffre-fort numérique professionnel ?
Le fonctionnement repose sur des principes techniques précis : dépôt, horodatage, scellement, gestion des droits, journalisation et intégration avec vos systèmes.
Dépôt, horodatage et scellement des documents
Lorsqu’un document est versé dans le coffre-fort, il reçoit un horodatage et est scellé numériquement pour garantir qu’il ne pourra plus être modifié.
Ainsi, l’intégrité du document est préservée, c’est une preuve juridique.
Contrôle d’accès, audits et journalisation
Chaque action (consultation, modification, partage) est tracée dans un journal sécurisé, avec contrôle d’accès basé sur des profils d’utilisateurs, ce qui permet de savoir qui a fait quoi et quand.
Conservation pérenne et valeur probante (SAE)
Un coffre-fort professionnel intègre ou est couplé à un système d’archivage électronique (SAE) conforme aux normes. Il garantit la valeur probante sur le long terme, même en cas de litige ou contrôle.
Interopérabilité avec vos systèmes RH et SIRH
Pour être pleinement utile, le coffre fort numérique de vos fiches de paie doit pouvoir s’intégrer avec votre logiciel RH, votre outil de paie ou vos workflows d’entreprise, afin que les documents soient automatiquement produits, envoyés et stockés sans ressaisie manuelle.
Les avantages du coffre-fort numérique pour les entreprises
Au-delà de la conformité, le coffre-fort numérique permet de réduire les coûts et d’accélérer le travail administratif. De plus, il permet la résilience (en cas de sinistre) et apporte une traçabilité forte. La performance opérationnelle et la sérénité juridique sont bien au rendez-vous.
Réduction des coûts et du papier
Moins d’impression, moins de timbres, moins d’espace de stockage physique : le coffre-fort numérique génère des économies immédiatement.
De plus, il permet de réduire les achats de fournitures (papier, encre) et diminue les frais d’archivage ou de transfert logistique.
Gain de temps et agilité
Les documents sont disponibles instantanément sans délai postal ou physique. Les RH peuvent délivrer contrats de travail , attestations de formation ou bulletins de paie en quelques clics, ce qui accélère les processus internes.
Résilience face aux risques physiques
Dans les cas d’incendie, vol ou sinistre, les documents papier peuvent être irrémédiablement perdus.
Le coffre-fort numérique assure une redondance, une sauvegarde et un accès à distance pour sécuriser vos archives.
Traçabilité et auditabilité
L’un des grands atouts est la capacité à retracer l’historique des actions sur un document (dépôt, consultation, modification, partage).
Ce mécanisme procure une traçabilité des documents dématérialisés complète, condition essentielle à la conformité.
Sécuriser vos documents avec Digiposte
Découvrez une solution robuste et hébergée en France pour vos bulletins de paie et autres documents RH. Digiposte propose une offre professionnelle qui intègre sécurité et intégration RH.
Hébergement 100 % en France et protocoles de sécurité
Digiposte certifie que tous les documents sont hébergés sur des serveurs français appartenant au Groupe La Poste, avec des audits réguliers et des protocoles destinés à prévenir les intrusions.
Archivage à valeur probante et conformité réglementaire
Digiposte intègre les garanties de pérennité, d’intégrité et d’authenticité nécessaires aux documents RH, notamment pour qu’ils conservent une valeur juridique dans le temps (bulletins de paie, contrats).
Accompagnement, pilotage et solution complète
Digiposte propose une technologie et un accompagnement dans le déploiement, l’information auprès des salariés, le suivi du projet et l’intégration dans vos processus RH existants.
Un coffre-fort numérique professionnel est un pilier de sécurité et un levier d’efficience pour vos processus. Il déploie conformité et traçabilité, ainsi, il réconcilie les exigences réglementaires et les attentes métiers. Il devient un atout stratégique pour toute entreprise qui souhaite sécuriser ses actifs numériques tout en libérant ses équipes RH des contraintes matérielles.
Découvrez comment Digiposte sécurise vos documents RH professionnels et passez à une gestion numérique de confiance.
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