Digiposte ACCESS
Gérez en toute autonomie l’envoi de vos documents dématérialisés liés aux dossiers locataires : constitution de dossier, quittances de loyer, bail de location, régularisation de charges, etc.. et déposez vos envois dans le coffre-fort Digiposte de vos destinataires.
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Amélioration du taux de productivité de vos équipes
Meilleure maitrise de vos dépenses de gestion administrative
Optimisation de la relation digitale avec vos locataires ou propriétaires
Une offre tout compris
Choisissez le nombre de destinataires qui vous correspond
puis inscrivez-vous à Mon Compte Pro pour accéder à Digiposte ACCESS
Starter
- Envoi illimité de documents à valeur probante
- Coffres-forts Digiposte gratuits pour vos destinataires
- Jusqu’à 2 utilisateurs
- Rapports en temps réel
- Aide en ligne et support client par e-mail
- Mode de paiement par CB
Vous avez plus
de 250 destinataires ?
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Sans engagement et sans frais d'installation
Sécurisé et hébergé en France
Comment ça marche ?
1Importez votre liste de destinataires
Importez via un simple fichier csv votre liste de locataires ou propriétaires, avec leur nom, prénom, identifiant unique et une adresse e-mail.
2Déposez vos documents
Les documents déposés seront envoyés directement dans les coffres-forts numériques Digiposte de vos locataires ou propriétaires.
3Suivez vos dépôts
Gardez une trace des dépôts effectués en temps réel. Visualisez si vos locataires ou propriétaires ont activé leur Digiposte.
Quels avantages pour vos locataires ou propriétaires ?
Un coffre fort numérique gratuit Digiposte, web et mobile
Pour conserver tous leurs documents relatifs au logement mais également leurs autres documents administratifs. Les utilisateurs peuvent ainsi recevoir leurs factures EDF, les attestations d’assurances...
En savoir plus
Valorisez votre marque dans Digiposte
Bailleur, syndic, agence, diagnostiqueur… customisez votre espace dédié en y ajoutant votre logo, votre site internet…
Les prérequis pour utiliser Digiposte ACCESS
-
Un numéro de SIRET
-
Une liste de locataires ou de propriétaires
et leur adresse e-mail personnelle -
Des documents au format PDF
Importez le fichier PDF de votre éditeur de paie ou déposez vos fichiers unitaires et nominatifs. -
Un nommage des PDFs unitaires
Un nommage des documents avec l'identifiant par destinataire est nécessaire. -
Un envoi 100% numérique
Digiposte ACCESS n’intègre pas la distribution des documents au format papier
Exemples de document à déposer
- Quittance de loyer
- État des lieux d’entrée et de sortie
- Avis d’échéance
- Note d’information
- Courrier de renouvellement
- Diagnostics immobiliers
- Avis de passage / travaux
- Révision des loyers
- Préavis
- Attestation de restitution du dépôt de garantie
Autres documents
Ils en parlent mieux que nous
Nous envoyons tous les mois plus de 200 quittances de loyer au format numérique à l’ensemble des locataires de notre parc. Grâce à Digiposte Access, nous faisons des économies tout en sécurisant l’envoi.
Le service est très simple à utiliser, c’est notre assistante administrative qui gère les envois tous les mois depuis l’interface Digiposte ACCESS. En tant que gérante, je peux également consulter le statut des différents envois avec mes propres identifiants.
L’application Digiposte est vraiment pratique pour nos locataires. En plus de recevoir leurs quittances de loyer, ils peuvent également archiver leurs documents personnels et préparer certaines de leurs démarches administratives.
Foire aux questions
Comment est garantie la valeur probatoire des documents ?
Les documents qui sont déposés au sein du Coffre-fort numérique Digiposte ont la même valeur aux yeux de la loi que ceux délivrés sur papier. La valeur probatoire de documents est garantie par deux leviers :
Assurer l’Intégrité du document : Au moment où vous le stockez dans le Coffre-fort numérique de Digiposte, le document n’est plus modifiable et Digiposte garantit son intégrité, et ce, tout au long de la durée du stockage.
Certifier la Source du document : grâce à l'attestation du compte La Poste Pro, l'identité de la société émettrice et de son mandataire légal est vérifiée.
L’ensemble des documents que vous déposez sont associés à un certificat d'authenticité que le destinataire peut consulter dansDigiposte.
Quelle durée de conservation pour les documents délivrés ?
La période de conservation est tributaire du type de document sélectionné lors du dépôt. Notez par exemple que les quittances de loyer numériques ont une durée de conservation associée de 3 ans après la fin de la location, alors que pour les notes d'information, cette durée est de 1 an. Les destinataires conserveront ces documents gratuitement dans l'intervalle. Les 5 Go de stockage disponibles pour ajouter des documents personnels ne seront pas concernés par les dépôts que vous leur faites.
Qu’en est-il des destinataires ?
Les destinataires auront à disposition leurs documents dans le coffre-fort numérique Digiposte. Dans le cas où ils possèdent déjà un compte Digiposte, ils ont la main pour le configurer pour recevoir des documents. Autrement, ils peuvent activer Digiposte gratuitement.
Digiposte est un service en ligne permettant aux utilisateurs de gérer facilement tous les documents personnels. Il est possible d’accéder à ce service via une application Web ou mobile disposant d'un accès à Internet.
Le destinataire :
-
Reçoit, centralise et catégorise automatiquement les documents émis par les entreprises, organismes et e-commerçants sélectionnés (factures, relevés bancaires, bulletins de paie, etc.).
-
Partage des documents en toute sécurité avec sa famille ou de tierces personnes.
-
Préparer de façon simple et intuitive la gestion des démarches (renouvellement de carte d'identité, demande de prêt bancaire, dossier de location immobilière, inscription club sportif...).
Quelles sont les Conditions Générales de Vente ?
Les CGV de l'offre sont consultables ici : Conditions générales de vente DIGIPOSTE ACCESS
Quels sont mes prérequis en termes d'identifiants?
- L'identifiant doit être unique pour chaque destinataire;
- Être différent du numéro de sécurité sociale (selon les recommandations de la CNIL);
- Ne doit pas contenir de caractères spéciaux de type : tiret bas (_) , tiret (-) , espace ( ) , barre oblique (/) ou abréviation de numéro (°).
Exemples de format autorisé :
- N12345
- 12345
- M001245
Exemples de format non autorisé :
- N_1234
- Num-1234
- N/001234
- 1 85 08 78 006 084 36
- N°1234
Nos équipes améliorent le produit pour prendre en compte ces caractères spéciaux. En cas de doute, n'hésitez pas à nous contacter.
