Dématérialisez vos documents RH pour une gestion simplifiée et sécurisée
Optimisez la gestion de vos documents RH grâce à la dématérialisation : sécurité renforcée, accessibilité 24/7, automatisation des processus, conformité réglementaire et expérience collaborateur enrichie.
Sommaire
Pourquoi digitaliser vos documents RH ?
La digitalisation des documents RH consiste à transformer des supports papier tels que les bulletins de paie, contrats de travail, bilans sociaux individuels (BSI) ou formulaires internes, en fichiers numériques. Il s’agit d’un projet stratégique qui s’inscrit dans une politique plus large de digitalisation de l’entreprise et qui doit impérativement respecter les exigences légales (RGPD, loi El Khomri, décret sur le coffre-fort numérique).
Réduction des coûts
(impression, stockage physique)
Par exemple, le bulletin de paie est considéré comme l’un des documents RH les plus coûteux à produire en format papier.
Gain de temps et de productivité
Automatisation du classement, accès immédiat, suppression des tâches manuelles.
Expérience collaborateur améliorée
Accès 24/7 à tous leurs documents RH via un coffre-fort numérique sécurisé, même en mobilité.
Quels documents RH peuvent être dématérialisés ?
La dématérialisation peut toucher trois grandes catégories de documents RH :
- Documents produits par le département RH : bulletins de paie, contrats de travail, avenants, Bilan Social Individuel (BSI), attestations, règlements, fiches de poste, etc.
- Documents transmis aux RH par les collaborateurs : demandes de congés, notes de frais, formulaires de mobilité ou formation, entretiens annuels, démissions.
- Documents reçus de tiers externes : CV, lettres de motivation ou demandes de formation.
Selon le baromètre Digiposte-OpinionWay (février 2025), 2 salariés sur 3 reçoivent déjà leur bulletin de paie au format numérique, contre 42 % en 2020.
Outils et solutions pour la dématérialisation des documents RH
Les avantages de la dématérialisation des documents RH sont les suivants :
- Sécurité et conformité : choix d’un prestataire garantissant intégrité, traçabilité et valeur probante des documents, hébergement souverain en France.
- Archivage légal à long terme : conservation des bulletins de paie pendant 50 ans, jusqu’à 75 ans selon les cas, conformément au décret du 30 mai 2018.
- Automatisation : routage industriel sécurisé des documents RH directement vers les coffres-forts numériques des collaborateurs
- Accessibilité multi-support : interface web et applications mobiles, smartphone/tablette/ordinateur, mode hors connexion disponible.
L’intégration de la dématérialisation dans vos processus RH avec Digiposte
Digiposte, propose une solution de coffre-fort numérique certifié, hébergée en France, qui conserve intégrité et valeur probante des documents dématérialisés :
- Envoi sécurisé de bulletins de paie, contrats, BSI, etc. vers les coffres personnels des collaborateurs.
- Archivage probant pendant 50 ans.
- Accès personnalisé sur application mobile + web, avec notifications et mode hors‑connexion.
Collecte automatisée et sécurisée de documents administratifs et sociaux auprès de partenaires connectés (Fournisseurs d’énergie, impôts …), permettant aux utilisateurs de centraliser et gérer facilement leurs justificatifs dans un espace numérique dédié.
Interface RH Digiposte Manager pour piloter et suivre les envois, intégrer avec le SIRH et assurer le déploiement.
- Support projet complet : kit de communication aux salariés, FAQ, accompagnement dédié.
Comment réussir l’intégration de la dématrialisation des documents RH ?
- Positionner le projet globalement : associer dématérialisation des documents RH à votre stratégie de digitalisation globale, en veillant à la cohérence avec vos SIRH et process RH.
- Anticiper les résistances : selon le baromètre Digiposte, 47 % des salariés peuvent manifester une résistance au changement, et 41 % expriment des inquiétudes sur la sécurité des données. Un accompagnement pédagogique est essentiel.
- Informer les collaborateurs : obligation d’information un mois avant de passer à la paie numérique, et mise en place d’un mécanisme de refus ou de retour au format papier si souhaité.
- Former les équipes RH : prise en main de Digiposte Manager, gestion du routage, suivi des refus, support utilisateur.
- Lancer un déploiement progressif : commencer par les bulletins de paie, puis élargir aux contrats, BSI, formulaires internes, collecte de tiers, selon les retours et besoins.
- Mesurer les KPI : taux d’adoption, économies réalisées, retours utilisateurs, incidents, conformité réglementaire.
Découvrez comment Digiposte dématérialise vos documents RH
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