L’utilisation de la signature électronique, outil emblématique du digital, progresse à grands pas. Après avoir conquis les entreprises, elle s’étend maintenant au secteur de l’éducation.
Les établissements scolaires, écoles et universités du public comme du privé ont aujourd’hui tout intérêt à utiliser la signature numérique. Facile à déployer, cette dernière représente un atout considérable afin de faciliter la gestion administrative. Nous vous expliquons pourquoi dans cet article.
Rappel : qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique, aussi appelée e-signature ou signature digitale, désigne le fait de pouvoir signer numériquement un document électronique tout en validant son intégrité et en authentifiant le signataire.
Ce procédé peut prendre la forme d’une signature manuscrite effectuée sur une tablette digitale. Mais la numérisation de la signature désigne également la signature scannée, ainsi que tout procédé fiable d’identification par des moyens biométriques : empreinte digitale, identification rétinienne, par la voix, etc.
Vous pouvez légalement utiliser la signature au format numérique en France. Son application n’a pas de limite : les documents RH, les contrats commerciaux, les accords de confidentialité et même les documents scolaires sont désormais concernés.
L’utilisation de la signature numérique dans l’enseignement
Les acteurs du secteur de l’éducation doivent gérer d’importants volumes de contrats et de documents administratifs. Bien que nécessaire, la signature de tous ces documents est très fastidieuse.
Autre enjeu des établissements de formation : les pics de gestion administrative selon le moment de l’année. En effet, la rentrée scolaire est synonyme d’une forte hausse de cette gestion. De même pour les périodes de stages, d’apprentissages ou d’examens.
Concrètement, la signature numérique peut être utilisée pour l’ensemble des documents relatifs aux étudiants : contrat d’inscription de scolarité, convention de stage, contrat d’apprentissage, règlement intérieur, feuille d’émargement, etc.
Elle peut également être utilisée pour la documentation du personnel enseignant : procès-verbal de jury d’examen, contrat de travail, contrat avec un fournisseur, etc.
Quels sont les avantages de la signature électronique dans le secteur de l’éducation ?
Apposer sa signature sur un document n’est pas aisé lorsqu’on se trouve à distance. Ce constat est d’autant plus vrai dans le cas de la crise Covid-19.
Pourtant, dans l’enseignement comme dans de nombreux autres secteurs, il s’avère nécessaire de formaliser contractuellement des décisions. Découvrez les atouts de la signature numérique dans l’éducation.
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Gagner en productivité dans la gestion administrative
Outre la possibilité d’être effectuée à distance, la signature numérique sécurisée représente un gain de productivité considérable dans la gestion administrative. Par opposition à la signature traditionnelle (à la main et en présentiel), la e-signature rend possible la transmission instantanée du document signé.
Cela fait gagner beaucoup de temps aux parties prenantes, d’autant plus qu’il est également possible de transmettre le document signé à plusieurs interlocuteurs en même temps. Ainsi, le processus de signature est à la fois industrialisé, simplifié et automatisé.
De plus, la numérisation permet de réduire drastiquement le temps passé sur des tâches chronophages et répétitives : impression, envoi, attente des retours, etc. La productivité des équipes de l’établissement scolaire s’en trouve amplifiée.
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Réduire les coûts d’archivage et d’impression
La signature numérique est également synonyme de réduction des coûts. Outre le gain de temps, la dématérialisation réduit les coûts d’archivage et d’impression.
Les frais d’utilisation de consommables (cartouches d’encre, feuilles, imprimantes, enveloppes) sont ainsi diminués. De même, les fournitures de bureau nécessaires à l’archivage physique n’ont plus lieu d’être.
Ce dernier point facilite la bonne gestion des durées de conservation des documents.
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Simplifier les démarches administratives des étudiants et du personnel enseignant
Avec la signature digitale, les étudiants et le personnel enseignant ont la possibilité de signer les documents directement en ligne. Depuis un ordinateur ou un smartphone, ils peuvent apposer leur signature en quelques clics (et en quelques secondes).
Ils n’ont plus à se déplacer physiquement ni à imprimer, scanner et envoyer les documents signés. Tout ceci facilite énormément les démarches administratives dans l’enseignement.
La signature numérique permet aussi aux étudiants de monter plus rapidement des dossiers de candidature auprès des établissements scolaires. Ils ont ainsi la possibilité de postuler à davantage d’écoles et de centres de formation avant la clôture des inscriptions. Ce faisant, ils optimisent leurs chances d’être retenus.
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Moderniser l’image de l’établissement
Utiliser les dernières avancées technologiques est le meilleur moyen de véhiculer une image moderne pour un établissement scolaire. Le digital se déploie désormais partout et est devenu incontournable aujourd’hui.
Dans le secteur de l’éducation, il est plus qu’essentiel de mettre à jour ses processus administratifs pour rester compétitif, au risque sinon de voir les étudiants privilégier d’autres établissements que le vôtre.
Les solutions digitales comme la signature numérique permettent également d’affirmer votre positionnement en faveur de l’environnement. Les candidats sont aussi de plus en plus sensibles au développement durable : montrez-leur que votre établissement a lui aussi saisi cet enjeu.
La digitalisation des processus, comme l’utilisation de la signature électronique du relevé de notes électronique ou de l’attestation de notes numérique, facilite considérablement la gestion administrative. Chez Digiposte, nous en savons quelque chose : le digital est au cœur de nos priorités.
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