La dématérialisation des documents administratifs concerne aussi la sphère de l’enseignement, où la mise en place du diplôme numérique offre à la fois un gain de temps pour les équipes administratives, une sauvegarde permanente et un classement rigoureux et sécurisé pour les diplômés.
Depuis quelques années, les structures de formation (écoles, universités…) sont toujours plus nombreuses à proposer des diplômes numérisés et leurs certificats d’authenticité. Utile, à l’heure où la recherche d’emploi passe, très souvent, par des plateformes elles-mêmes digitales (Linkedin, Viadeo et autres). Le diplôme (et/ou sa certification d’authentification) pouvant être consulté facilement à partir d’un lien sur un CV lui-même numérisé.
Pour stocker les documents administratifs de manière sécurisée (de la facture de téléphone au diplôme), des tiers de confiance, comme La Poste et son service Digiposte, ont mis au point des coffres-forts numériques.
Laurent Trilles, directeur de l’enseignement à la Chambre de commerce et d’industrie de Paris-Ile-de-France(qui regroupe une dizaine d’écoles notamment HEC Paris, l’ESSEC ou ESCP Europe),en dit plus sur la mise en place du diplôme numérique et les avantages d’un tel dispositif :
Ma Vie Administrative Simplifiée : Quel impact a le digital sur l’administration du secteur de l’enseignement et de l’éducation ?
Laurent Trilles : Il s’agit aujourd’hui d’un véritable mouvement de fond dans le monde de l’enseignement, qui a touché d’abord l’ensemble des activités organisationnelles et qui investit aujourd’hui la sphère de la pédagogie.
Cela a consisté, pour une grande partie des écoles, à numériser de l’admission à la gestion de l’emploi du temps des enseignements et des enseignants, de la notation aux diplômes.
MVAS : Le diplôme numérique répond-il à un besoin particulier des futurs employeurs ?
L.T. : Le raccourci est souvent fait entre mise en place du numérique et lutte contre la falsification des diplômes. On peut le voir sous ce prisme, mais ce n’est pas forcément l’élément moteur de la digitalisation.
Le moteur, c’est d’avoir une qualité de service et d’accompagnement des étudiants. La qualité de service c’est, grâce au numérique, de permettre au jeune diplômé de ne pas avoir à attendre la cérémonie de remise de son diplôme pour commencer à chercher du travail. Il peut désormais se prévaloir rapidement, au moins, d’une attestation qui raccourcit le délai. La qualité de service, c’est aussi la capacité à répondre à la demande d’un ex-étudiant qui a égaré son diplôme, sans besoin qu’il ne repasse par l’école.
« Faire valoir l’obtention d’un diplôme de façon fiable, certaine et rapide »
En digitalisant, on s’oblige à contrôler plus rigoureusement les documents que l’on va mettre en ligne. Le processus, en outre, favorise le lien avec les anciens élèves qui, à condition d’avoir une adresse mail toujours valide, pourront gérer le lien vers leur diplôme numérique.
Un supplément au diplôme sera aussi mis en ligne. Il décrit de manière précise les connaissances et les compétences acquises avec l’obtention du diplôme, ce qui peut intéresser les employeurs, qui comprendront ainsi mieux de quoi est faite la formation suivie.
MVAS : Comment le dispositif est-il mis en place ?
L.T. : Au travers, bien souvent, de société prestataires qui ont développé des solutions qui permettent une gestion des diplômes à distance.
Ce recours à un tiers de confiance offre un gain de temps en matière de gestion et de crédibilité de la démarche mise en place. Cela peut être perçu comme un gage de qualité par de futurs employeurs.
MVAS : Le diplôme numérique peut donc faciliter l’accès au monde du travail des jeunes diplômés ?
L.T. : Oui, ne serait-ce que par la capacité à délivrer et mettre en ligne très rapidement une attestation de diplôme. Le jeune pourra ainsi, vite, faire figurer un lien dynamique sur son CV électronique afin qu’un employeur puisse consulter son attestation de diplôme et son supplément.
L’intérêt étant, dans le cadre d’une recherche d’emploi, de pouvoir faire valoir de façon fiable et certaine l’obtention d’un diplôme, dans un délai court.
MVAS : Cette version numérique des diplômes est-elle appelée à devenir la norme, en France ?
L.T. : On peut le penser, au vu du mouvement de numérisation qui touche la société de manière générale et le monde de l’enseignement en particulier. Le fait que de plus en plus de jeunes aient des parcours internationaux va aussi favoriser cette tendance, car beaucoup auront besoin qu’on leur fournisse facilement un certain nombre de documents qu’ils pourront faire valoir dans le pays d’accueil.
