La team Digiposte | 16/03/2021

Dossier d’inscription dématérialisé : comment faciliter l’inscription de vos étudiants ?

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Le baccalauréat en poche, la confirmation de l’admission sur Parcoursup validée, l’étape suivante est l’enregistrement du dossier d’inscription auprès de l’université retenue. Et c’est là que les choses se compliquent ! 

Où sont les documents demandés ? Comment les transmettre sans perdre de temps dans des manipulations hasardeuses ? Comment les centraliser dans un seul et unique endroit ? 

Découvrez en quoi le dossier d’inscription dématérialisé facilite grandement cette tâche aux étudiants. 

 

Comment inviter les étudiants à digitaliser leurs documents administratifs?

 

Les démarches auprès des établissements universitaires et scolaires peuvent être lourdes pour les étudiants en fonction des institutions visées. La simplification et la dématérialisation des démarches d’inscription permettent alors de lever certains obstacles et d’accélérer le traitement des demandes et des données. 

Les solutions de dématérialisation des dossiers d’inscription des étudiants ont pour but de:

  • centraliser les dossiers d’inscription dans un établissement ; 
  • sécuriser la capture des informations relatives à l’inscription ; 
  • assurer la complétude des dossiers sur plusieurs années. 

L’un des enjeux majeurs du dossier d’inscription dématérialisé est également de répondre aux nouvelles pratiques et modes de consommation des étudiants. Ordinateur portable, smartphone, cartable numérique, accès à Internet, cours à distance, adresses emails, réseaux sociaux… La dématérialisation des documents et des démarches scolaires permet alors d’être en totale adéquation avec ces pratiques.

La dématérialisation du dossier d’inscription offre ainsi de nombreux avantages :

  • faciliter l’exploitation des documents ;  
  • maîtriser la conformité et la sécurité des documents et des données ; 
  • réduire les coûts d’impression et de gestion des documents. 

La numérisation des documents évite d’avoir à se soucier de l’endroit où se trouvent ses documents papier. Les démarches administratives qui en découlent sont alors moins lourdes, moins stressantes, plus efficaces et plus rentables. 

Que ce soit au sein de leur cursus universitaire ou dans leur vie quotidienne, les étudiants peuvent dorénavant prendre des décisions plus rapidement et mettre tout en œuvre pour aller à l’essentiel.

 

Un dossier d’inscription dématérialisé en seulement quelques clics
 

Le coffre-fort numérique Digiposte fonctionne comme une boîte aux lettres numérique, intelligente et sécurisée. C’est un dispositif qui simplifie grandement la vie des étudiants. En quelques clics seulement, il est très simple de recevoir automatiquement, de stocker en toute sécurité et de partager de nombreux documents administratifs. L’outil s’inscrit dans une démarche complète de digitalisation des documents étudiants.

Diplôme, relevé de notes, copie de la carte d’identité, certificat de Journée Défense et Citoyenneté, attestation d’acquittement à la contribution de vie étudiante et de campus, sont autant de documents nécessaires pour l’inscription à l’université.

Les étudiants ont ainsi accès directement, et dans leur poche, à un outil capable de récupérer et de gérer efficacement leurs documents personnels. Ils peuvent ensuite les partager en toute sérénité et sécurité à un établissement scolaire.

À noter que Digiposte intègre d’office dans son application un certain nombre de démarches prédéfinies. 

Dans le cadre d’une inscription à l’université, par exemple, Digiposte liste les 7principaux documents requis pour préparer son dossier de candidature:

  • une pièce d’identité qu’il est possible d’ajouter rapidement recto/verso avec le scanner mobile Digiposte ; 
  • l’attestation de participation à la journée défense et citoyenneté (JDC), qui peut être téléchargée sur le site officiel ; 
  • les attestations de diplômes, sauvegardées à vie et gratuitement dans le coffre-fort numérique – celles-ci peuvent être accédées et directement déposées dans leur coffre depuis le site diplome.gouv.fr. ; 
  • les relevés de notes : certaines écoles ou universités ont choisi Digiposte pour remettre les relevés de notes au format numérique à leurs étudiants, ce sont donc des originaux numériques – si ce n’est pas le cas, il est toujours possible de les ajouter avec le scanner mobile en tant que copie numérique ; 
  • l’attestation d’acquittement à la contribution de vie étudiante et de campus. 

En quelques clics seulement, il est donc possible d’associer les documents de son coffre à la démarche d’inscription à l’université. L’outil, de son côté, les actualise automatiquement.  

 

Améliorer la façon dont les étudiants collectent, partagent et stockent leurs documents personnels est un enjeu fort pour léducation. Une solution digitale comme Digiposte permet ainsi aux étudiants et au personnel administratif des établissements scolaires de gérer efficacement les dossiers d’inscription des élèves. Ainsi, la dématérialisation des processus liés à la vie scolaire fait partie de la transformation numérique que connaît le monde actuel.