Après la digitalisation des bulletins de paie, c’est maintenant au tour des documents officiels remis par le secteur de l’éducation (bulletins de notes, attestations de diplômes, attestations de réussite) d’être dématérialisés. Une démarche dans l’air du temps qui symbolise une petite révolution pour les universités, les recruteurs et même les candidats.
Et les avantages sont nombreux. Les attestations de diplômes digitalisées apportent un gain de temps aux scolarités et permettent de réaliser d’importantes économies. Elles offrent aussi plus de sécurité et de flexibilité.
Découvrez en quoi dématérialiser les attestations de réussite, les bulletins de notes et les attestations de diplômes sera bientôt incontournable pour 3 acteurs majeurs : RH, étudiants et universités.
Dématérialisation des diplômes : de multiples avantages pour les recruteurs
En tant que recruteur, la validité du CV d’une potentielle recrue est cruciale. En dématérialisant leurs documents, les universités permettent aux entreprises d’obtenir une garantie de l’authenticité du parcours académique du candidat et des précisions supplémentaires en accès facile et rapide.
Attestations de diplômes numériques : une sécurité renforcée
Rappelons-le, la falsification des diplômes est un fléau des temps modernes (diplômes créés de toute pièce, véritables diplômes modifiés, sites spécialisés dans la production de faux diplômes, usines à diplômes ou « diplôme mills » …). Selon une étude du cabinet Robert Half, en 2017, 53 % des recruteurs constataient que les diplômes des candidats étaient mensongers, un chiffre notable car cela représentait plus d’un recruteur sur deux !
Les employeurs ayant un devoir de vigilance, beaucoup d’entre eux ont recours à des entreprises spécialisées dans la vérification des diplômes.
Et si la dématérialisation des diplômes permettait de faire face à ce fléau ? La mise à disposition d’attestations de diplôme numériques (ajout d’une clé de sécurité, certificat d’authenticité…) offre aux responsables d’embauche une garantie sur l’authenticité du parcours académique. Le Ministère de l’Education a commencé, en 2019, à dématérialiser les attestations de réussite du baccalauréat, du brevet, du CAP, des BEP et des BTS. L’enseignement supérieur y voit aussi un intérêt certain et certaines universités font alors le choix de la dématérialisation pour remettre les relevés de notes et les attestations de réussite aux étudiants.
Un véritable bon point pour tout professionnel du recrutement, les attestations de diplômes numériques lui faisant également gagner du temps.
En effet, auparavant, deux options s’offraient au recruteur, avoir recours à des entreprises spécialisées dans la vérification des diplômes ou prendre son téléphone pour vérifier :
- L’existence du diplôme
- L’inscription et la présence aux examens du candidat
- La date de réussite
- La réalité de la mention
- Le nom de l’université…
Désormais, lorsque l’original de l’attestation de diplôme ou de l’attestation de réussite est directement remis sous forme digitale par l’université, la traçabilité est alors très claire.
De ce fait, un candidat à l’aise avec un logiciel de retouche de type Photoshop ou ayant recours à des sites spécialisés dans la falsification de diplôme ne peut alors plus laisser croire frauduleusement à un parcours universitaire prestigieux.
Les relevés de notes numériques, une précision utile pour l’entreprise
Très souvent, sur le CV du candidat, seul figure le diplôme accompagné de sa mention.
Obtenir le relevé de notes numérique est un plus notable car il permet au professionnel des ressources humaines d’avoir une visibilité globale du parcours universitaire pour mieux départager les candidats. En effet, il apporte des informations plus détaillées, plus complètes, sur les acquisitions précises du candidat.
Vous l’avez bien compris, les avantages de la digitalisation pour les entreprises sont évidents, ils sont aussi très précieux pour les diplômés qui se présentent sur le marché du travail.
Attestations de diplômes et relevés de notes dématérialisés : des avantages pratiques pour les étudiants
Les documents numériques apportent aux étudiants un gain de temps dans le processus de recrutement.
En effet, préparer un dossier de candidature est un processus fastidieux, le candidat devant très souvent mettre son CV à jour, préparer une lettre de motivation… Une fois l’étape de sélection passée, le recruteur peut alors lui demander, lors de la constitution du dossier d’embauche, de fournir une copie de son diplôme ou de son attestation de réussite (s’il n’a pas encore reçu son diplôme), une copie de son relevé de notes…
Avec la dématérialisation, que les étudiants soient chez eux ou ailleurs, ils accèdent rapidement à la version numérique de l’attestation de diplôme, de l’attestation de réussite, du bulletin de notes, et ce, depuis n’importe où, et de n’importe quel appareil (smartphone compris).
Autre problème résolu par la transformation digitale, les étudiants sont nomades, ils changent souvent d’adresse et ne notifient pas toujours leur déménagement à leur université ou à leur établissement d’enseignement supérieur. Avec la dématérialisation des relevés de notes et attestations de réussite, l’étudiant se connecte sans qu’un courrier postal soit nécessaire, il est assuré de recevoir ses documents dans un espace personnel et sécurisé.
Il faut savoir qu’en cas de perte, la procédure pour obtenir un relevé de notes papier entraîne un délai de traitement allant de de 15 jours à 3 mois. Lorsqu’il suffit d’une simple connexion pour accéder électroniquement à ces bulletins, l’effet pratique est indéniable.
Autre conséquence de la dématérialisation : le postulant ne doit plus se rendre à la mairie pour obtenir le fameux tampon « certifié conforme » lorsqu’une copie lui est demandée, c’est donc une démarche administrative de moins.
Enfin, le postulant n’a plus besoin d’imprimer les résultats de ses différentes années d’études supérieures, ce qui a un impact à la fois économique et écologique, surtout lorsque l’on connait le nombre de candidatures souvent nécessaires pour décrocher un poste. C’est moins d’encre et moins de papier gaspillés.
À noter : l’étudiant aura tout intérêt à archiver ces documents dans un coffre-fort numérique longtemps après ses études, ce qui lui permettra, à chaque changement d’emploi, de les retrouver facilement et rapidement.
Digitalisation des diplômes : les universités aussi sont gagnantes
La gestion électronique des attestations universitaires présente aussi des avantages pour l’établissement : l’informatique permet l’automatisation des envois de diplômes, plus efficace que le postage manuel de courriers au format papier auprès d’étudiants très souvent nomades. Cela permet aux scolarités d’éviter de poster un document papier à une adresse qui n’est plus la bonne et de devoir renvoyer à une autre adresse. Les établissements sont assurés d’envoyer le document dans un espace personnel et sécurisé de l’étudiant. Ils peuvent aussi savoir exactement quel jour et à quelle heure le document est mis à disposition de l’étudiant.
Autre point important, les scolarités sont souvent sous pression en période de remise des relevés de notes et des attestations de réussite. Les volumes sont importants, la période d’envoi est courte. De nombreuses universités font d’ailleurs le choix d’employer du personnel additionnel, souvent des vacataires, pour le traitement de ces documents (impression, mise sous pli, affranchissement…) et leurs envois papier. Des gestes qui coûtent en temps et en énergie pour des opérations peu valorisantes. La centralisation digitale des certificats allège la charge de travail en supprimant ces tâches.
La dématérialisation des processus offre donc à l’université un gain évident de productivité et une réduction des coûts administratifs et humains, tout en allégeant la pression faite sur les scolarités.
Enfin, le risque de perte est quasiment nul puisque l’archivage des documents dématérialisés se fait en lieu sûr, sur des serveurs sécurisés.
La dématérialisation des relevés de notes et de l’attestation de réussite a été implémentée par l’Université de Grenoble Alpes depuis 2014, une stratégie qui leur a permis de les délivrer plus efficacement et d’alléger la charge de leurs scolarités.
En conclusion, la dématérialisation des relevés de notes, attestations de réussite et attestations de diplômes permet donc de :
- Alléger les coûts pour l’université
- Garantir aux RH que le parcours estudiantin est bien réel
- Faire gagner du temps à l’université, aux recruteurs et aux étudiants
- Faciliter les candidatures des jeunes professionnels
- Simplifier les démarches administratives de chacun des acteurs.
L’accès est facile pour tous, en tout lieu, à tout moment, le postulant pouvant partager le document facilement et en toute sécurité (mot de passe, lien sécurisé…).
Les nouvelles technologies forment désormais un outil très utile dans la reconnaissance et la sécurisation d’une licence, d’un master, d’un doctorat ou de toutes autres certifications, c’est d’ailleurs devenu une priorité selon l’EEES, l’Espace européen de l’enseignement supérieur. La transformation numérique des universités est devenue urgente.
