Les Français l’ont bien compris : la dématérialisation de documents ainsi que les coffres-forts numériques RH changent complètement leur rapport à la dimension administrative, surtout depuis la crise sanitaire covid-19.
La transformation digitale est enfin une réalité dans les entreprises, car elle leur permet de s’adapter aux nouveaux usages de leurs salariés. Qu’implique concrètement la dématérialisation des documents ? Pourquoi est-ce désormais une priorité ? En quoi mettre en place un coffre-fort électronique va renforcer la productivité des services RH ?
Cet article vous résume les informations essentielles à savoir pour tout comprendre concernant la dématérialisation de documents et le coffre-fort numérique.
Tout savoir sur la dématérialisation de documents
La dématérialisation de documents désigne l’utilisation d’outils numériques pour stocker et diffuser plus simplement les documents numériques. Concrètement, il s’agit de remplacer le format papier par des originaux des documents au format électronique.
Le concept de document dématérialisé n’est pas nouveau. Depuis les bulletins de paie numériques jusqu’aux solutions de GED en passant par la messagerie électronique, la transition numérique est déjà bien entamée en entreprise.
C’est son usage qui s’est considérablement accéléré ces dernières années, surtout depuis les contraintes de distanciation physique imposées par la crise covid-19. Même avant 2020, les évolutions législatives allaient déjà dans le sens de la dématérialisation, comme en témoigne la loi El Khomri de 2016 relative au bulletin de paie dématérialisé.
La vocation première de la dématérialisation de documents est de simplifier la vie administrative de tous. Avec elle, il est possible d’accéder et de transmettre ses documents de manière instantanée, peu importe l’endroit où l’on se trouve.
Définition : qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Le coffre-fort numérique, aussi appelé coffre-fort électronique, est une solution de dématérialisation de documents plébiscitée par les entreprises. Il désigne un espace personnel et sécurisé mis à la disposition du salarié par l’employeur (ou le personnel RH), de l’étudiant par l’université ou l’école ou encore du client par son interlocuteur (e-commerce, banque, mutuelle…)
Un coffre-fort numérique se caractérise essentiellement par 3 aspects :
- son espace personnel : chaque coffre-fort est la propriété exclusive de l’utilisateur (collaborateur, étudiant ou client) à qui il appartient (ni l’employeur ni le fournisseur de la solution ne peut accéder à son contenu) ;
- ses fonctionnalités : recevoir automatiquement, archiver, classer et partager, de manière sécurisée, des documents dématérialisés avec des personnes de confiance;
- la sécurisation de son contenu : le contenu d’un coffre-fort numérique est crypté pour garantir sa protection. La traçabilité et l’intégrité des données du document sont aussi assurées, l’accès est aussi sécurisé (authentification à double facteur…).
Cette solution est de plus en plus utilisée en entreprise pour remettre des documents auprès des salariés et des clients. Le coffre-fort électronique est tout indiqué pour les documents RH (fiche de paie, contrat de travail, etc.) : sensibles et confidentiels, ces documents administratifs doivent être protégés à tout prix.
Or, un coffre-fort numérique porte bien son nom. Il protège les informations qu’il contient et permet de délivrer des documents authentiques (originaux numériques) en toute sécurité et à qui de droit.
Pourquoi devriez-vous passer à la dématérialisation de documents ?
Voici 8 bonnes raisons de passer à la dématérialisation pour les entreprises :
- Diminuer les tâches répétitives à faible valeur ajoutée pour vos équipes (telles que l’impression, la mise sous pli des courriers ou encore la remise en main propre des documents, ce qui est encore assez courant dans le cas des équipes RH).
- Assurer une parfaite traçabilité des documents.
- Être sûr de délivrer des documents dans les temps impartis (grâce à l’automatisation).
- Assurer un archivage sécurisé pour les originaux des documents numériques sans risque de perte, de destruction ou de vol.
- Réaliser des économies sur les coûts d’impression et d’affranchissement.
- Améliorer la marque employeur en étant perçu comme une entreprise innovante.
- Réduire l’empreinte écologique de l’entreprise.
- Permettre à vos destinataires (collaborateurs, clients, étudiants…) d’accéder facilement à leurs documents, à tout moment et de n’importe où.
Si vous souhaitez aller plus loin et savoir pourquoi la dématérialisation de documents est désormais une priorité, nous vous conseillons cette lecture.
Digiposte : quels sont les avantages de notre plateforme de dématérialisation ?
En tant que coffre-fort numérique, la solution Digiposte vous permet de réaliser l’ensemble des points listés précédemment. Mais ce n’est pas tout ! Notre plateforme de dématérialisation clé en main a quelques atouts de plus.
Premièrement, il s’agit d’une solution hébergeant les données sur le territoire français. Cela vous assure de bénéficier des règles de protection établies par le cadre juridique français et européen (comme le RGPD, notamment) et ne pas être soumis, par exemple, au Patriot Act américain.
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