SIRH, bulletins de salaire électroniques, processus RH digitalisés… La dématérialisation RH est partout en entreprise et sur toutes les lèvres ! Déployée en France depuis quelques années déjà, elle est devenue incontournable depuis la crise sanitaire du covid-19.
Mais qu’entend-on par « dématérialisation RH » exactement ? Cet article vous résume ce que vous devez absolument savoir sur la dématérialisation RH : des chiffres aux enjeux en passant par les gains, vous allez tout comprendre sur la dématérialisation RH.
Qu’est-ce que la dématérialisation RH ?
La dématérialisation RH désigne la simplification des processus relatifs à la gestion des Ressources humaines grâce à la digitalisation. Ces processus de gestion RH portent par exemple sur la remise du bulletin de paie ou la gestion des notes de frais.
Concrètement, la dématérialisation vise à remplacer les documents papier par des documents numériques pouvant être traités, diffusés et stockés électroniquement. La dématérialisation RH est fortement encouragée en France depuis la loi El Khomri relative au bulletin de paie numérique.
Dématérialisation des documents vs numérisation : quelles différences ?
Bien qu’elle en soit proche, la dématérialisation n’est pas pour autant à confondre avec la numérisation. En effet, cette dernière se résume en une simple action : transformer un document physique en une version numérisée (également appelée image numérique). C’est le cas par exemple lorsque vous scannez votre carte d’identité. Il est donc important de noter qu’en numérisant un document, l’entreprise produit une copie numérique du document, et non pas un original numérique.
La dématérialisation, elle, est un processus bien plus complet de transformation digitale. Elle produit un document original sous forme électronique depuis un système d’information.
La dématérialisation et la numérisation désignent donc deux démarches différentes.
Quand elle est appliquée au Département RH, la dématérialisation a de nombreux atouts :
- simplification de la gestion administrative (tout se fait en quelques clics) ;
- fluidification des échanges avec les salariés (qui peuvent recevoir leurs documents même à distance) ;
- gain de productivité pour les équipes RH (elles se concentrent ainsi sur des tâches moins chronophages et pour lesquelles elles apportent une véritable valeur ajoutée) ;
- réduction des coûts liés à l’impression et à la distribution des documents au format papier (un bon point en faveur de l’environnement) ;
- création d’une image de marque innovante (ce qui renforce la marque employeur).
Les chiffres clés de la dématérialisation RH
La dématérialisation RH est un phénomène qui gagne du terrain en France. Selon une étude menée par OpinionWay en décembre 2018, 58 % des salariés français avaient déjà entendu parler de dématérialisation RH. Et l’image de la dématérialisation RH est positive. La majorité d’entre eux estiment qu’une entreprise qui met en place des outils digitaux RH est innovante (81 %), performante (75 %) et au service de ses collaborateurs (66 %).
Autre chiffre intéressant (toujours selon cette étude) : 86 % des salariés français pensent que la dématérialisation RH va être amenée à se développer dans les prochaines années. C’est donc presque une évolution évidente pour les collaborateurs en France.
Même si les chiffres de la dématérialisation RH parlent d’eux-mêmes, la France reste en retard par rapport à ses homologues européens. Pour l’exemple emblématique des fiches de paie dématérialisées, seulement 26 % des salariés français les recevaient au format numérique en 2019 (étude Althéa).
De leur côté, 95 % des salariés allemands, 73 % des salariés anglais et 54 % des salariés belges recevaient déjà leurs bulletins de paie sous forme dématérialisée en 2015 (selon cette étude du gouvernement).
Pourtant, les avantages et les gains ne manquent pas lorsqu’il s’agit de dématérialisation RH.
La dématérialisation de documents RH
La dématérialisation RH est susceptible de concerner tout document administratif géré par le service RH. Ces documents contiennent des données personnelles et sensibles. Il est donc important de les dématérialiser dans les règles de l’art.
Bon à savoir : la législation française encourage les entreprises françaises à dématérialiser le bulletin de paie, cela depuis plus de dix ans déjà, à condition de respecter les conditions de la loi du 12 mai 2009.
Bulletins de paie dématérialisés : avantages et inconvénients
La dématérialisation du bulletin de paie est bien souvent la pierre angulaire de tout projet de dématérialisation RH. Il est facile de comprendre pourquoi.
Nous vous résumons ses principaux avantages (en plus de ceux cités précédemment pour la dématérialisation RH) :
- accessibilité à tout moment et de n’importe où (un avantage renforcé si la solution est aussi disponible sur application mobile),
- praticité (bulletin non perdu ou abîmé),
- traçabilité numérique et garantie de l’intégrité des données (connaissance de la date de remise, preuve d’authenticité du document),
- délivrabilité en temps et en heure,
- gain de place.
Cela dit, il est important de bien s’y prendre pour dématérialiser la paie, car la transformation numérique n’est pas dénuée d’inconvénients. Les voici :
- possibilité pour les salariés de refuser (ils peuvent exercer leur droit de refus),
- démarche multicanale (papier et numérique) à mettre en place,
- importance de choisir un prestataire de confiance et pérenne (qui garantirait un archivage de 50 ans du bulletin de paie),
- risques en matière de cybersécurité (surtout si les bulletins sont stockés dans les boîtes mails).
Dématérialisation pour les services RH : enjeux et gains
Outre les gains pour les services RH (simplification de la gestion administrative, gain de temps, économies sur les fournitures, amélioration de la RSE, etc.), la dématérialisation RH répond à des enjeux forts pour les entreprises.
Ces enjeux portent aussi bien sur le cadre juridique (faire respecter la loi) que sur la protection des données personnelles des salariés (devenues hautement sensibles aujourd’hui).
Il y a également un autre enjeu important : votre compétitivité. En effet, votre entreprise ne doit pas se laisser dépasser par les nouvelles technologies, au risque de prendre du retard sur ses concurrents.
Pour aller plus loin, nous vous détaillons chacun de ces enjeux dans cet article.
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