À l’heure où la maîtrise de l’information (la data) est capitale, il est devenu essentiel de pouvoir stocker, transmettre et protéger ses documents et données, surtout lorsque ces dernières sont sensibles (dématérialisation RH) !
Pour ce faire, de nombreuses solutions sont disponibles sur le marché. Cependant, celles-ci ne peuvent pas toutes garantir le même service qu’un coffre-fort numérique en matière de sécurité des données.
Découvrez les différents supports de stockage électronique comparés aux possibilités offertes par un coffre-fort numérique tel que celui de Digiposte.
1. Les différentes solutions électroniques de stockage de données
Lorsqu’une entreprise recherche un système de stockage de données, de nombreux outils et solutions s’offrent à elle. Plus ou moins complets, certains outils répondent à des fonctionnalités très précises : archivage et transmission de données.
Vous verrez toutefois qu’ils s’avèrent rapidement très limités dans leur usage, contrairement au coffre-fort numérique que nous verrons par la suite. Cela se vérifie surtout dans le cas d’une utilisation professionnelle qui nécessite la protection renforcée des documents d’entreprise (comme, par exemple, pour la remise des bulletins de paie dématérialisés).
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Les clés USB et disques durs externes
On ne présente plus ces deux solutions de stockage de documents, les plus utilisées à l’heure actuelle par le grand public.
Popularisés au début des années 2000, ces outils servent à conserver et à échanger des données de façon très simple entre plusieurs supports informatiques (ordinateurs, smartphones, etc.).
Facilement transportables (surtout pour la clé USB, qui se glisse dans une poche), ces objets disposent d’une importante capacité de stockage, qui varie selon les modèles. Ils ont toutefois les contraintes propres à leur caractère « physique » : fragiles et faciles à perdre ou à subtiliser.
Mieux vaut donc réserver les clés USB et les disques durs externes au traitement de documents peu sensibles (et dans un cadre non professionnel).
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Les outils Cloud
Très connus, les outils issus du cloud computing (« l’informatique en nuage » en français) représentent un ensemble de services disponibles sur Internet. Ces solutions sont venues se différencier des clés USB et autres disques durs en étant cette fois 100 % numériques. Les principales solutions Cloud du marché sont très connues à la fois du grand public et des entreprises : Google Drive, Microsoft OneDrive, Sharepoint et Dropbox.
Les outils Cloud ont ce point commun avec le coffre-fort numérique de permettre de stocker de très grands volumes de documents. En quelques clics, vous avez la possibilité d’ajouter, de modifier et de retirer vos fichiers depuis n’importe quel appareil connecté (ordinateur, smartphone, tablette).
À la différence d’une clé USB ou d’un disque dur, en cas de perte de l’un de ces appareils connectés, vous pouvez tout de même accéder en ligne à vos documents numériques : telle est la grande force du Cloud.
Cependant, ce type de service pose encore des problématiques de protection des données. Le niveau de sécurité y est rarement élevé et ces solutions sont souvent la cible des pirates informatiques. Nous vous recommandons d’y stocker uniquement des fichiers sans grande confidentialité (évitez donc, à nouveau, d’y archiver les documents contenant des informations personnelles ou professionnelles sensibles).
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La boîte mail
Utilisée à l’origine pour échanger des messages (e-courriers), la boîte mail a vu sa fonction s’élargir pour devenir un espace de stockage par défaut. En organisant les libellés, il est possible d’avoir plusieurs boîtes de stockage dans une même messagerie électronique. Ainsi, les mails peuvent être classés selon les pièces jointes qu’ils contiennent.
Cependant, ce système d’archivage n’est pas l’idéal, tant sur le plan légal qu’organisationnel. Ce constat est d’autant plus vrai dans le cadre d’une utilisation professionnelle impliquant des documents sensibles (comme la fiche de paie).
La pérennité de la conservation des documents stockés en pièces jointes n’est en effet pas garantie (dans le cas des bulletins de paie, l’archivage numérique doit être assuré pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du collaborateur). Certains fournisseurs de messagerie connus ont fermé leur service, effacé l’historique si l’utilisateur ne s’était pas connecté pendant quelques mois et il arrive qu’une adresse e-mail soit réattribuée après un certain moment. Le risque de perte de document ou de données est donc bien réel.
De plus, la sécurité des boîtes mails est loin d’être optimale. Elles restent relativement faciles d’accès pour un tiers, aussi bien depuis un ordinateur que via le piratage à distance. Qu’on se le dise, la boîte mail est loin de garantir le niveau de protection des données personnelles qu’offre un coffre-fort numérique.
Les solutions digitales présentées précédemment ont toutes leur intérêt, mais leur sécurisation limitée cantonne l’utilisation au stockage de documents non sensibles. Nous allons le voir, seul un véritable coffre-fort numérique permet un archivage adapté aux documents et données sensibles. Cela revient en quelque sorte à comparer un SIRH avec un logiciel de paie.
2. Pourquoi choisir le coffre-fort numérique ?
Avant toute chose, un petit rappel sur ce qu’est un coffre-fort numérique ou électronique.
Le coffre-fort numérique est un outil en ligne ultra-sécurisé permettant de stocker, de transmettre et de protéger tout document au format électronique. C’est aussi un service très réglementé en France et encadré par deux décrets (décret n° 2018-418 du 30 mai 2018 complété par le décret n° 2018-853 du 5 octobre 2018), qui définissent des règles très strictes de sécurité, de confidentialité et des exigences en matière de conservation des données et des documents.
Cette solution porte bien son nom : le coffre-fort numérique est conçu dans un souci de sécurité avant tout. C’est une solution tout indiquée pour sécuriser les données sensibles telles que les documents d’entreprise.
Quels sont les avantages du coffre-fort numérique ?
- faciliter l’accès aux documents (un tel système d’archivage électronique est accessible à tout moment et de n’importe où) ;
- protéger et tracer ces documents (grâce à des normes de sécurité complexes) ;
- délivrer des originaux numériques (grâce au certificat d’authenticité) ;
- automatiser la remise de certains documents (comme les bulletins de paie) ;
- diminuer les tâches chronophages et répétitives liées à la gestion administrative (notamment pour le service RH) ;
- faire des économies sur les coûts d’impression et l’utilisation de consommables (encre, papier, imprimantes, enveloppes) ;
- réduire l’empreinte écologique (en diminuant notamment les émissions de CO2).
Vous l’aurez compris, les coffres-forts numériques sont des solutions électroniques bien plus complètes que les outils présentés au début de cet article.
Outre sa capacité d’archivage de dizaines de milliers de documents électroniques, cet espace de stockage – personnel et sécurisé – assure aussi un niveau de protection et d’intégrité optimal (notamment grâce au cryptage des données), et cerise sur le gâteau, dans le cas d’un coffre-fort numérique Digiposte, vos salariés conservent l’usage de leur coffre-fort numérique même après avoir quitté votre entreprise !
Vous avez encore un doute ? Retrouvez ici les 4 bonnes raisons de passer au coffre-fort numérique de Digiposte.
