La team Digiposte | 12/02/2021

Solutions de stockage de données : pourquoi choisir le coffre-fort numérique ?

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À l’heure où la maîtrise de l’information (la data) est capitale, il est devenu essentiel de pouvoir stocker, transmettre et protéger ses documents et données. Surtout lorsque ces dernières sont sensibles (Dématérialisation RH) ! 

Pour ce faire, de nombreuses solutions sont disponibles sur le marché. Cependant, celles-ci n’offrent pas toutes le même service en matière de sécurité des données.  
 

1. Les différentes solutions digitales de stockage de données  

 

Lorsqu’une entreprise recherche une solution de stockage de données numériques, de nombreux outils et solutions s’offrent à elles.  

Plus ou moins complets, certains outils répondent à des fonctionnalités très précises : stockage et transmission de données. Mais vous verrez qu’ils s’avèrent rapidement très limités dans leur usage, surtout dans le cas d’une utilisation professionnelle qui nécessite une protection de données renforcée (comme, par exemple, dans le cas de la remise du bulletin de paie dématérialisé). 

 

  • Les clés USB et disques durs externes 

 

On ne présente plus ces deux solutions de stockage de documents, les plus utilisées à l’heure actuelle par le grand public. Popularisés au début des années 2000, ces outils servent à conserver et à échanger des données de façon très simple entre plusieurs supports informatiques (ordinateurs, smartphones, etc.). 

Facilement transportables (surtout pour la clé USB, qui se glisse dans une poche), ces objets disposent d’une importante capacité de stockage, qui varie selon les modèles. Ils ont toutefois les contraintes propres à leur caractère « physique » : fragiles et faciles à perdre ou à subtiliser 

Mieux vaut donc réserver les clés USB et les disques durs externes au traitement de données peu sensibles (et dans un cadre non professionnel). 

 

  • Les outils Cloud  

 

Très connus, les outils issus du cloud computing (« l’informatique en nuage » en français) représentent un ensemble de services disponibles sur Internet. Ces solutions sont venues se différencier des clés USB et autres disques durs en étant cette fois 100 % virtuels. Les principales solutions Cloud du marché sont très connues à la fois du grand public et des entreprises : Google Drive, Microsoft OneDrive, Sharepoint et Dropbox. 

Les outils Cloud permettent de stocker de très grands volumes de données. En quelques clics, vous avez la possibilité d’ajouter, de modifier et de retirer vos données depuis n’importe quel appareil connecté (ordinateur, smartphone, tablette).  

A la différence d’une clé USB ou d’un disque dur, en cas de perte de l’un de ces appareils connectés, vous pouvez tout de même accéder à vos documents numériques : telle est la grande force du Cloud.  

Cependant, le Cloud pose encore des problématiques de protection des données. Le niveau de sécurité y est rarement élevé et ces solutions sont souvent la cible des pirates informatiques. Nous vous recommandons d’y stocker uniquement des données que vous ne craignez pas de perdre (évitez donc, à nouveau, d’y archiver les documents contenant des informations personnelles et professionnelles sensibles). 

 

  • La boîte mail 

 

Utilisée à l’origine pour échanger des messages (e-courriers), la boîte mail a vu son utilisation s’élargir pour devenir un espace de stockage par défaut. En organisant les libellés, il est possible d’avoir plusieurs boîtes de stockage dans une même messagerie électronique. Ainsi, Les mails peuvent être classés selon les pièces jointes qu’ils contiennent.  

Mais ce mode de stockage n’est pas l’idéal, tant sur le plan légal qu’organisationnel. Ce constat est d’autant plus vrai dans le cadre d’une utilisation professionnelle impliquant des données sensibles (comme la remise de la fiche de paie). 

La pérennité de la conservation des documents stockés en pièces jointes n’est en effet pas garantie (dans le cas du bulletin de paye, l’archivage doit être garanti pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du collaborateur)Certains fournisseurs connus de messagerie ont fermé leur service, effacé l’historique si l’utilisateur ne s’était pas connecté pendant quelques mois et il arrive qu’une adresse e-mail soit réattribuée après un certain moment. Le risque de perte est donc bien réel.  

De plus, la sécurisation des boîtes mails est loin d’être optimale. Elles restent relativement faciles d’accès, aussi bien depuis un ordinateur que via le piratage à distance. Qu’on se le dise : la boîte mail est loin d’assurer le niveau de protection d’un coffre-fort numérique. 

Les solutions digitales présentées précédemment ont toutes leur intérêt. Mais leur sécurisation limitée cantonne l’utilisation au stockage de documents non-sensibles. Nous allons le voir, seul un véritable coffre-fort numérique permet un stockage adapté aux documents et données sensibles. Cela revient en quelque sorte à comparer un SIRH avec un logiciel de paie 

 

2. Pourquoi choisir le coffre-fort numérique ? 
 

Avant toute chose, un petit rappel sur ce qu'est un coffre-fort numérique 

Le coffre-fort numérique est une solution en ligne ultra-sécurisée permettant de stocker, de transmettre et de protéger des contenus au format dématérialisé. C’est aussi un service très réglementé en France et encadré par deux décrets (décret n°2018-418 du 30 mai 2018 complété par le décret n° 2018-853 du 5 octobre 2018qui définissent des règles très strictes de sécurité, d’accessibilité et des exigences en matière de conservation des données et des documents.   

Cette solution porte bien son nom : le coffre-fort est conçu dans un souci de sécurité avant tout. C’est une solution tout indiquée pour sécuriser les données sensibles, telles que les documents RH d’une entreprise. 

Quels sont les avantages du coffre numérique ? 

  • faciliter l’accès aux documents (disponibles à tout moment et de n’importe où) ; 
  • protéger et tracer ces documents (grâce à des normes de sécurité complexes) ; 
  • délivrer des originaux numériques (grâce au certificat d’authenticité) ; 
  • automatiser la remise de certains documents en temps et en heure (comme les fiches de paye) ; 
  • diminuer les tâches chronophages et répétitives liées à la gestion administrative (notamment pour les services RH) ; 
  • faire des économies sur les coûts d’impression et l’utilisation de consommables (encre, feuilles, imprimantes, enveloppes) ; 
  • réduire l’empreinte écologique (en diminuant notamment les émissions de CO2). 

 

Vous l’aurez compris, les coffres-forts numériques sont des solutions digitales bien plus complètes que les outils présentés au début de cet article. 

Outre leur capacité de stockage de dizaines de milliers de documents électroniques, ils assurent aussi un niveau de protection optimal (notamment grâce au cryptage des données), et cerise sur le gâteau, dans le cas d’un coffre-fort numérique Digiposte, vos salariés conservent l’usage de leur coffre-fort numérique – un espace de stockage personnel et sécurisé - même après avoir quitté votre entreprise. 

 

Vous avez encore un doute ? Retrouvez les 4 bonnes raisons de passer au coffre-fort numérique ici.